AMA 80% H/F

ETAPES Etablissement Public Educatif et Social; Saint-Claude; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

ETAPES Etablissement Public Educatif et Social recherche un assistant administratif chargé de l’accueil des familles, de la gestion des dossiers et de la coordination entre familles et professionnels. Vous assurez le suivi administratif, organisez les rendez-vous et garantissez la rigueur documentaire.

Vous maîtrisez Word et Excel, connaissez l’environnement médico-social et les règles de confidentialité. Vous savez saisir des données, classer les dossiers et travailler en équipe avec discrétion

Qualifications

• Maîtriser Word et Excel pour la gestion administrative.
• Connaissance de l’environnement médico-social.
• Respect des règles de confidentialité et de protection des données.
• Maîtrise de l’orthographe et de la rédaction professionnelle.
• Capacité à prendre des notes et rédiger des comptes-rendus.
• Accueil physique et téléphonique des familles.
• Organisation et priorisation des tâches; gestion de plusieurs sollicitations.
• Classement rigoureux des dossiers et saisie fiable des données.
• Utilisation des outils métier (VT, Resid-ESMS).

Responsibilities

• Assurer l’accueil des familles et la coordination avec les professionnels.
• Gérer les dossiers administratifs des enfants et le suivi.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Assurer l’administration et l’archivage documentaire.
• Savoir utiliser les outils et données du secteur.

Skills

Word

Excel

Confidentialité

Rédaction professionnelle

Accueil téléphonique

Organisation

Gestion de plusieurs sollicitations

Classement dossiers

Saisie de données

Communication familles/professionnels

Tools

VT

Resid-ESMS

Logiciels métier

Job description

Saint-Claude - Bourgogne-Franche-Comté - France

Presentation de l'entreprise

ETAPES est un établissement médico-social qui accueille et accompagne des personnes en situation de handicap intellectuel et/ou psychique, avec ou sans troubles associés. Il assure l’éducation et les soins nécessaires aux enfants et aux adolescents au sein de son département Enfance, procure l’hébergement ou accompagne les adultes du département Adulte, fournit un travail adapté aux travailleurs handicapés du département Travail.

Descripiton du poste

Assurer l’accueil des familles, la gestion administrative des dossiers des enfants et la coordination des informations entre les familles et les professionnels, afin de garantir un fonctionnement fluide du service et un suivi administratif rigoureux. Gérer les agendas et organiser les rendez‑vous. Assurer le gestion administrative et documentaire. Savoir utiliser les outils et données.

Profile recherché

• Maitriser Word et Excel
• - Connaissance de l’environnement administratif et médico-social
• - Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données
• - Maîtrise de l’orthographe et de la rédaction professionnelle
• - Connaissance des outils bureautiques et des logiciels professionnels
• - Prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion
• - Maîtriser l’accueil physique et téléphonique
• - Organiser et prioriser les tâches- Gérer plusieurs sollicitations simultanément
• - Assurer un classement rigoureux des dossiers
• - Saisir et mettre à jour des données avec fiabilité
• - Utiliser les logiciels métier, notamment VT et Resid-ESMS
• - Communiquer efficacement avec les familles et les professionnels
• - Sens de l’accueil et de l’écoute
• - Discrétion et respect de la confidentialité
• - Rigueur et organisation
• - Réactivité et capacité d’adaptation
• - Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• - Diplomatie et maîtrise de soi face aux situations complexes