adjoint administratif H/F

ETAPES Etablissement Public Educatif et Social; Dole; Presencial; EUR 25.000 - 34.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

ETAPES Etablissement Public Educatif et Social recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) pour le service économique et financier. Vous contribuerez à la gestion des dossiers administratifs et au suivi des achats publics au sein d’un établissement médico-social.

La fonction implique l’élaboration des plannings, le suivi des congés et des investissements, ainsi que la transmission des informations entre les équipes et les services supports.

Formación

• Formation de niveau Bac+2 en gestion administrative, assistanat de direction ou domaine achat.
• Une première expérience dans le secteur médico-social ou sanitaire serait appréciée.

Responsabilidades

• Constituer les dossiers de recrutement et transmettre les documents institutionnels.
• Elaborer et actualiser les plannings horaires individuels en lien avec les agents.
• Suivre les congés, les accidents du travail et les présences des habitants le week-end.
• Tenir le tableau de suivi des stagiaires et assurer les transmissions aux équipes.
• Suivre les devis, les demandes d'investissement, les SAV, les maintenances techniques et les dépenses cuisine.
• Constituer et suivre les dossiers de sinistre.
• Suivre les procédures internes, la démarche qualité et les enquêtes ARS.
• Rédiger des comptes rendus et des transmissions internes.

Conocimientos

Organisation

Planification

Rigueur

Communication interne

Educación

Bac+2 en gestion administrative

Bac+2 assistanat de direction

Bac+2 domaine achat

Descripción del empleo

ETAPES est un établissement médico-social qui accueille et accompagne des personnes en situation de handicap intellectuel et/ou psychique, avec ou sans troubles associés. Il assure l’éducation et les soins nécessaires aux enfants et aux adolescents au sein de son département Enfance, procure l’hébergement ou accompagne les adultes du département Adulte, fournit un travail adapté aux travailleurs handicapés du département Travail.

Descripiton du poste

La MAS du Val Fleuri accueille 39 personnes en hébergement complet et 4 personnes en accueil de jour, toutes en situation de handicap lourd à sévère, avec une équipe de 63 professionnels sous la responsabilité d'un responsable de service.

Sous la responsabilité du responsable de service, vos missions seront :

• Constituer les dossiers de recrutement et transmettre les documents institutionnels aux nouveaux professionnels
• Elaborer et actualiser les plannings horaires individuels, en lien avec les agents
• Suivre les congés, les accidents du travail, les accidents de véhicule, et les présences des habitants le week-end
• Tenir le tableau de suivi des stagiaires et assurer les transmissions aux équipes
• Suivre les devis, les demandes d'investissement, les SAV, les maintenances techniques et les dépenses cuisine
• Constituer et suivre les dossiers de sinistre
• Suivre les procédures internes, la démarche qualité, le plan d'action Humanitude et les enquêtes ARS
• Rédiger des comptes rendus et des transmissions internes

MISSIONS PRINCIPALES SERVICE ECONOMIQUE ET FINANCIER

Le service Economique et financier (Ecofi) fait parti de la Direction Générale d’Etapes. Il gère la comptabilité et le suivi des marchés publics de l’ensemble de l’établissement. Le service compte 6 agents.

Sous la responsabilité de l’attaché du service, vos missions seront:

• Suivi hebdomadaire des avenants des marchés publics
• Mettre à jour les prix et les bases tarifaires dans nos logiciels de gestion.
• Recenser les besoins auprès du métier
• Passer les commandes auprès des fournisseurs et assurer leur suivi.
• Contrôler et enregistrer les factures fournisseurs.
• Collaborer avec les différents services afin d'assurer le bon déroulement des achats et des procédures administratives.

Profile recherché

Formation de niveau Bac+2 en gestion administrative, assistanat de direction ou domaine achat. Une première expérience dans le secteur médico-social ou sanitaire serait appréciée, sans être exigée.