Alternant(e) assistant(e) gouvernant(e) général(e)

galileo; Paris; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Galileo Global Education recherche un chargé d'accueil F/H à Paris. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les visiteurs et contribuez au bon fonctionnement du service.

Vous soutenez les activités administratives quotidiennes: gestion du courrier, dossiers étudiants, planning et suivi des absences, préparation des documents pour les conseils et bilans.

Qualifications

• Expérience avec un outil de planification (Hyperplanning apprécié).
• Excellente expression orale et rédactionnelle.
• Profil orienté service et réactivité, bonnes relations humaines.
• Capacité à gérer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et étudiants.
• Gestion des absences et suivi des justificatifs.
• Constitution des dossiers de rentrée et préparation des examens.
• Envoi et diffusion des courriers et documents administratifs.
• Gestion du matériel et des fournitures.
• Gestion et suivi du courrier entrant et sortant.
• Soutien des équipes administratives et tâches en relais.

Connaissances

Expression orale

Rédaction

Outils

Hyperplanning

Description du poste

Notre recherchons un chargé d'accueil F/H, vos missions sont :

1/ Accueil physique et téléphonique de l'établissement

• Gestion des appels entrants
• Accueil physique et orientation des visiteurs, des étudiants, des intervenants
• Réception et diffusion de messages

2/ Suivi et gestion des absences des étudiants

• Saisie /actualisation des absences, envoi des avertissements
• Collecte, relance, saisie et classement des justificatifs
• Gestion des demandes spécifiques d'absence étudiants/entreprises (validation direction ou responsable pédagogique)
• Emission/ diffusion des récapitulatifs- Emission/diffusions des courriers d'information (parents/entreprise)

3/ Support au service scolarité

• Constitution des dossiers de rentrée
• Préparation des partiels (enveloppes, sujets dupliqués, liste d'appel...)
• Envoi des courriers (bulletins, attestation de réussite, convocation conseil de discipline...) et leur affranchissement
• Aide à la préparation des documents pour les bilans pédagogiques/conseil de classe
• Envoi des diplômes et se charger des anciens qui viennent récupérer le leur en archives
• Aide à la préparation de la planification
• Aide aux enquêtes règlementaires

4/ Relations Etudiants

• Edition des Cartes d'Etudiant et d'Enseignants / Formateurs,
• Suivi des trombinoscopes
• Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles

5/ Suivi et gestion du matériel

• Matériel de reprographie (gestion des cartes de photocopies, alimentation papier)
• Mise à disposition cahier de commande de fournitures / cahier de maintenance des locaux
• Gestion des commandes et recherche du meilleur tarif, des fournitures et petit matériel

6/ Gestion et suivi du courrier entrant/sortant

• Enregistrement du courrier arrivé
• Affranchissement et envoi du courrier
• Gestion du courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse)

7/ Soutien des équipes administratives et missions en relais

• Ouverture/fermeture des locaux
• Contributions à toutes tâches administratives

Profil recherché :

Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique.

Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu'entreprise.

Compétences :

• Avoir travaillé avec un outil de planification (Hyperplanning est un plus)
• Excellente expression orale et rédactionnelle

Qualités :

• Réactivité- Aisance relationnelle
• Bienveillance- Flexibilité

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