Alternance - Assistant(e) Administration des Ventes (ADV)

Kwerk; Paris; Sur place; EUR 12 000 - 17 000; Temps partiel

Résumé du poste

Kwerk recherche un(e) Assistant(e) ADV en alternance pour assurer la facturation des abonnements et prestations, suivre les encaissements et relancer les clients. Vous participerez à la fiabilisation du cycle de facturation et au respect des contrats.

Rattaché(e) au Responsable ADV, vous préparerez les dossiers pré-contentieux et contribuez à la santé financière de l’entreprise tout en préservant une relation client de qualité. Bac+3/4 requis, alternance possible dès Bac+3.

Qualifications

• Diplôme Bac+3/4 en gestion, comptabilité-finance ou administration des ventes.
• Bonnes bases en comptabilité clients et gestion administrative.
• Maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques et recherches).
• Expérience ou intérêt pour les outils de facturation et ERP.
• Bonne expression écrite et orale en français; l'anglais est un plus.

Responsabilités

• Émettre les factures et suivre les encaissements.
• Relancer les clients selon le processus établi et préparer les dossiers pré-contentieux.
• Constituer et mettre à jour les pièces contractuelles et le reporting mensuel pour la direction.
• Assurer le suivi administratif des procédures de recouvrement et la confidentialité des données.

Connaissances

Comptabilité clients

Gestion administrative

Excel

Facturation/ERP

Anglais

Expression écrite et orale en français

Formation

Licence professionnelle / Bachelor / Master 1 en gestion, comptabilité-finance, administration des ventes

Outils

ERP

Logiciel de facturation

Description du poste

Kwerk crée des bureaux de luxe inspirants au cœur du 8ème arrondissement de Paris.

Nos adresses parisiennes offrent une localisation d'exception, des espaces de travail au design unique et un service d'excellence, pour permettre à nos clients de se concentrer sur le cœur de leur activité et attirer les meilleurs profils.

Notre mission : créer les meilleurs environnements de travail au monde.

Notre esprit et ce qui nous anime au quotidien :

• La singularité et l'expression de soi comme sources de performance
• L'obsession du service client
• Une culture de l'hospitalité généreuse, respectueuse et inclusive des identités des collectifs et individus
• Le sens du détail et de l'excellence

L'Assistant(e) ADV en alternance contribue à la fiabilité du cycle de facturation clients et à la maîtrise du poste clients de Kwerk : émission des factures, suivi des encaissements, relances amiables et préparation des dossiers pré-contentieux.

Il/elle participe directement à la santé financière de l'entreprise et à la qualité de la relation client, en incarnant la rigueur et les standards d'excellence attendus de la marque, y compris dans les situations de relance.

Rattachement hiérarchique : Responsable ADV

Type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation – niveau Bac +3 / Bac +4 (licence professionnelle, bachelor ou master 1 en gestion, comptabilité-finance ou administration des ventes).

Garantir une facturation clients fiable, conforme aux contrats et émise dans les délais, et assurer un suivi rigoureux des encaissements et des relances, afin de sécuriser la trésorerie de l'entreprise tout en préservant une relation client de qualité.

• Établir et émettre les factures clients (abonnements, prestations annexes, événementiel).
• Contrôler la cohérence entre la facturation et les contrats : indexations, avenants, prestations ponctuelles.
• Gérer les avoirs et les refacturations.
• Assurer le suivi des échéanciers de facturation récurrente.

2.2 — Suivi des encaissements & relances

• Suivre la balance âgée et identifier les retards de paiement.
• Réaliser les relances écrites et téléphoniques selon le processus gradué en vigueur : relance courtoise, relance ferme, mise en demeure.
• Tenir à jour le tableau de bord recouvrement : DSO, encours clients, taux de recouvrement.
• Proposer et suivre des échéanciers de paiement simples, avec validation de la Responsable ADV.

2.3 — Pré-contentieux & contentieux

• Préparer les dossiers de mise en demeure.
• Constituer les dossiers transmis à l'avocat ou au prestataire de recouvrement (pièces contractuelles, historique des relances).
• Assurer le suivi administratif des procédures en cours (injonctions de payer, déclarations de créances).
• Mettre à jour la base clients : coordonnées de facturation, contacts comptables.
• Participer à l'amélioration continue des processus de facturation et de relance (automatisation, trames de relance).
• Contribuer au reporting mensuel à destination de la direction.
• Rigueur et sens du détail dans le traitement de chaque dossier.
• Aisance relationnelle et diplomatie, notamment dans le cadre des relances clients : fermeté sur le fond, élégance dans la forme.
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des données clients et financières.
• Attitude professionnelle conforme aux standards Kwerk dans tous les échanges, écrits comme oraux.

4. PROFIL RECHERCHÉ

• Préparation d'un diplôme de niveau Bac +3 / Bac +4 : licence professionnelle, bachelor ou master 1 en gestion, comptabilité-finance, administration des ventes ou équivalent.

Compétences techniques

• Bonnes bases en comptabilité clients et en gestion administrative.
• Maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, formules de recherche).
• À l'aise avec les outils de facturation et de gestion ; une première expérience sur un ERP ou un logiciel de facturation est un plus.
• Bonne expression écrite et orale en français ; l'anglais est un plus.

Qualités personnelles

• Autonomie progressive, sens de l'organisation et respect des échéances.
• Esprit d'équipe et goût pour l'amélioration des processus.
• Fiabilité et ponctualité de la facturation mensuelle.
• Évolution du DSO et du taux de recouvrement.
• Délai et qualité de traitement des relances et des litiges de facturation.
• Qualité et régularité du reporting transmis à la direction.