Agent polyvalent chargé du courrier (F/H)

Préfecture de la Manche; Saint-Lô; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restauration collective

Mobilité durable

Lieu de travail accessible à pied

Mutuelle obligatoire

Offres sociales/ culturelles/ sport

Résumé du poste

La Préfecture de la Manche recherche un agent d'accueil polyvalent pour le SGCD. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier et des livraisons, et l'accompagnement des usagers dans leurs démarches.

Vous gérerez les salles de réunion, prendre des rendez-vous, informer le public sur les procédures et les téléprocédures, et veillerez au respect des démarches qualité et planning prédéfini. Contrat de travail et horaires compatibles avec l'amplitude.

Qualifications

• Expérience en accueil et secrétariat public appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la messagerie.
• Aptitude à l’organisation et au travail en équipe.
• Bon niveau de communication et de rigueur Administrative.

Responsabilités

• Courrier: réceptionner, trier, affranchir et déposer le courrier et les colis.
• Accueil physique: orienter les usagers et renseigner sur les démarches.
• Accueil téléphonique: orienter les appels et transmettre les consignes.
• Point d’accueil numérique: expliquer les procédures et accompagner les usagers dans les téléprocédures.

Connaissances

Accueil usagers

Routage courrier

Réception & reprographie

Gestion appels téléphoniques

Description du poste

GROUPE RIFSEEP: 2 Sous l’autorité de la responsable de pôle relations aux usagers (PRU) , vous êtes chargé(e) , en fonction de la planification, des missions suivantespour la préfecture, le SGCD, la DDTM, la DDPP et la DDETS:

A titre principal:

1) Courrier / reprographie

• réceptionner et déposer le courrier pour l’ensemble de l’administration territoriale de l’État (navette courrier)
• trier, ventiler et distribuer le courrier entrant
• affranchir le courrier sortant;
• réceptionner les colis et livraisons de marchandises;
• identifier et relayer le courrier réservé;
• assurer les impressions, copies et finitions des travaux d’imprimerie (colle, massicot, …) .
• gestion des boites fonctionnelles du pôle relations aux usagers

A titre secondaire:

1) Accueils physiques

• accueillir les usagers et les orienter vers les différents services internes ou extérieurs;
• accompagner et renseigner les usagers dans leurs démarches;
• réserver les salles de réunions;
• prendre des rendez-vous pour les usagers;
• afficher les informations à destination du public ;
• réceptionner les colis et livraisons de marchandises.

2) Accueils téléphoniques

• accueillir et orienter les appels du public vers les différents services de l’État;
• accompagner et renseigner les usagers dans leurs démarches;
• assurer le transfert des liaisons téléphoniques;
• passer les consignes en début et fin de vacation avec le standard régional de nuit pour assurer la continuité des liaisons gouvernementales de la préfecture;

3) Point d’accueil numérique

• expliquer les procédures et les téléprocédures aux usagers;
• accompagner les usagers dans l'accomplissement de leurs formalités et des téléprocédures.

Votre environnement professionnel:

Activités du service Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service à vocation interministérielle, assurant la gestion des missions et fonctions support au profit de la préfecture, des sous-préfectures et des directions départementales interministérielles (DDTM, DDPP et DDETS) de la Manche dans le cadre d’un contrat de service.

Composition et effectifs du service Le SGCD de la Manche est composé de 66 agents: La direction (5 agents) ; le service des Ressources Humaines (17 agents) ; le service budget (10 agents) ; le service immobilier/logistique (13 agents) ; le pôle relation aux usagers (9 agents) ; le service informatique (12 agents)

Liaisons hiérarchiques:

Avec la responsable du pôle relations aux usagers (PRU)

Liaisons fonctionnelles:

• Avec les agents du pôle relations aux usagers et des services du SGCD
• Avec les usagers
• Avec les agents du périmètre de l’ATE

Conditions particulières d'exercice

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

• connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis
• avoir des compétentes budgétaires et comptables: niveau initié à acquérir
• avoir des compétences en informatique
• bureautique: niveau pratique requis

Savoir-faire

• savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
• savoir s'organiser: niveau pratique requis
• savoir rédiger: niveau pratique requis

Savoir être

• savoir accueillir: niveau maîtrise requis
• savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
• savoir communiquer: niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Vos perspectives:

La polyvalence de ce poste peut être valorisée dans le cadre d’une évolution professionnelle vers des postes de catégorie B et d’une présentation des concours et examens professionnels de catégorie B.

Travailler dans les services de l’État vous permet d’avoir accès à une grande diversité de métiers, avec de réelles possibilités de progression (avancement, concours internes) et un accès à un large panel de formations gratuites vous permettant de développer vos compétences tout au long de votre carrière.

Réelles possibilités de progression (avancement, concours internes)

Profil recherché

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Exercice des missions dans le respect des démarches qualité engagées (Label Quali ATE et Services publics +) .

Contraintes horaires selon le planning prévu, amplitude horaire comprise entre 7h30 et 18h. Nécessité de planifier les absences en amont.

Possibilité de participer à l’astreinte du standard de permanence de la préfecture et des sous-préfectures pour la gestion de crise (en moyenne 1 semaine tous les deux mois)

Disponibilité, réactivité, polyvalence, travail en équipe

Régime horaire: 38.5 heures par semaine.

Nombre de dispositifs vous sont proposés pour vous permettre de développer votre qualité de vie au travail et de mieux articuler votre vie professionnelle et votre vie personnelle:

• restauration collective de qualité (circuits courts, repas bio réguliers) à un prix très raisonnable (environ 3€)
• forfait mobilité durable maximum de 300 € par an si vous venez travailler en vélo, co-voiturage, trottinette…, et cumulable avec le remboursement de votre abonnement à un transport en commun.
• lieu de travail accessible à pied (10 min) depuis les transports en commun et/ou la gare à Saint-Lô
• mutuelle obligatoire, contrat de groupe avec participation de l'employeur ;
• accès à un large panel d’offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit, pour vous et votre famille
• accompagnement possible par Attitude Manche, agence d’attractivité de la Manche, pour la recherche de logement, d'emploi du conjoint, d'établissement scolaire…

Qui contacter?

Mélanie LEFRANCOIS: Responsable du pôle relation aux usagers [e-mail]

Présentation de Préfecture de la Manche

Préfecture de la Manche