Un·e chef·fe du service état civil centre administratif

Commune Sarcelles; Sarcelles; Hybride; EUR 42 000 - 57 000; Plein temps

Résumé du poste

La Commune de Sarcelles, Direction des Services à la Population, recherche un responsable du service État civil pour assurer l’organisation, le pilotage et la sécurisation des actes et procédures.

Vous veillez à la qualité du service, encadrez l’équipe, gérez le temps de travail, le budget et les relations avec les partenaires institutionnels, tout en garantissant la conformité IGREC et la sécurité juridique des actes.

Qualifications

• Diplôme de niveau 5 ou expérience équivalente.
• Expérience en encadrement et animation d'équipe souhaitée.
• Maîtrise de l'IGREC et rédaction des actes.

Responsabilités

• Pilotage et sécurisation de l’activité État civil.
• Management et organisation du service.
• Gestion des ressources humaines.
• Gestion administrative et budgétaire.
• Relations avec les partenaires institutionnels.

Connaissances

Management d'équipe

Organisation et planification

Rigueur et discrétion

Communication

Connaissance IGREC

Progiciels État Civil

Formation

Diplôme de niveau 5

Outils

Progiciels État Civil

Description du poste

Au sein de la Direction des Services à la Population et rattaché·e à la directrice adjointe, vous assurez l’organisation, le pilotage et la sécurisation de l’activité du service État civil du Centre administratif. Vous veillez à la qualité du service rendu aux usagers, à la fiabilité des actes établis et à l’application de la réglementation en vigueur. Manager de proximité, vous accompagnez les agents du service dans l’exercice de leurs missions et garantissez une organisation adaptée aux contraintes et aux besoins du service.
Dans ce cadre vos missions sont les suivantes :

Pilotage et sécurisation de l’activité État civil

Vous assurez une veille réglementaire et juridique permanente, notamment concernant l’Instruction générale relative à l’état civil (IGREC), et veillez à la diffusion des évolutions réglementaires auprès des agents. Vous assurez la relecture et le contrôle des actes établis au sein du service et vérifiez l’authenticité des documents produits dans le cadre des demandes d’actes. Vous garantissez ainsi la fiabilité et la sécurité juridique des procédures relevant de l’état civil. Vous assurez également la réception et l’enregistrement des décrets de naturalisation.

Management et organisation du service

Vous organisez, animez et pilotez l’activité de l’équipe. À ce titre, vous répartissez et planifiez les missions en tenant compte des contraintes du service, transmettez les consignes et veillez à leur bonne application. Vous garantissez la bonne circulation de l’information au sein de l’équipe et veillez à la réactivité ainsi qu’à la qualité du service rendu aux usagers. Vous accompagnez les agents dans l’exercice de leurs missions et intervenez, lorsque cela est nécessaire, dans la prévention et la régulation des situations conflictuelles.

Gestion des ressources humaines

Vous assurez le suivi du temps de travail des agents, notamment des congés et des absences, et veillez à la continuité du service.
Vous identifiez les besoins individuels et collectifs en formation, contribuez au développement professionnel des agents et réalisez leurs entretiens annuels d’évaluation. Vous veillez également au respect et à l’application des règles et dispositifs relatifs à l’hygiène et à la sécurité au travail.

Gestion administrative et budgétaire

Vous identifiez les besoins en équipements nécessaires au bon fonctionnement du service et participez à l’élaboration des arbitrages budgétaires. Vous développez et utilisez les outils de suivi nécessaires au pilotage de l’activité, notamment les
tableaux de bord permettant d’accompagner l’organisation et l’évaluation du service.

Relations avec les partenaires institutionnels

Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes amené·e à travailler avec de nombreux partenaires institutionnels et professionnels : services de la Préfecture, parquet civil et services du Procureur de la République, INSEE, consulats et ambassades, Ministère des Affaires étrangères, ANTS, CERT de Versailles, forces de police et de gendarmerie, services douaniers, collectivités, études notariales, cabinets d’avocats, généalogistes ou encore entreprises de pompes funèbres.

Profil recherché

Titulaire d’un diplôme de niveau 5 et/ou justifiant d’une expérience professionnelle avérée, vous disposez idéalement d’une expérience dans le domaine de l’état civil ainsi que dans l’encadrement et l’animation d’une équipe. Vous maîtrisez la réglementation relative à l’état civil, notamment l’IGREC, les règles de rédaction et de délivrance des actes ainsi que la réglementation applicable aux noms de famille et aux changements de nom. Vous disposez de solides capacités d’organisation et de planification et maîtrisez les techniques rédactionnelles administratives ainsi que les outils bureautiques. La connaissance des progiciels métiers de l’état civil constitue un atout. Vos qualités relationnelles, votre capacité à communiquer et à transmettre des consignes vous permettent de fédérer une équipe. Vous savez faire preuve de rigueur, de réactivité et de discernement et êtes en capacité de gérer les situations sensibles ou conflictuelles.