Agent(e) polyvalent(e) accueil / standard / courrier

Direction générale des étrangers en France (DGEF)

Nevers

Hybride

EUR 21 000 - 27 000

Plein temps

Il y a 2 jours

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Résumé du poste

Direction générale des étrangers en France (DGEF) recherche un agent d'accueil et de service à l'usager pour assurer l'accueil et l'information des publics dans le hall de la préfecture et au PAN. Poste mutli-structure, avec gestion des flux et de la relation usager.

Le poste implique la réception d'appels, la gestion du courrier et l’application des protocoles de sécurité, ainsi que l'accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives et le recours aux outils numériques.

Qualifications

Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir.
Savoir-faire: savoir s'organiser et savoir accueillir.

Responsabilités

Accueil et information des publics dans le hall et sur les sites
Gestion des appels téléphoniques et du courrier interne
Suivi des procédures de sécurité et des flux en liaison avec les points numériques
Mise en œuvre des outils de gestion (GED) et archivage administratif

Connaissances

Accueil public

Organisation

Travail d'équipe

Description du poste

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Accueil et Point d’Accueil Numérique (PAN):

- assurer l’accueil et l’information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture;
- ouverture et fermeture de l’entrée du hall de la Préfecture;
- appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, ouverture des portes d’accès…);
- gestion des flux en lien avec les points numériques;
- assurer une médiation permettant d’accueillir, d’orienter et d’accompagnement des usagers sur les démarches suivantes: ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches: création d’adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l’État/inscriptions sur les listes électorales/demande d’extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.
- L’accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.

Standard :

- dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d’Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle);
- réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers;
- réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d’ouvertures du Bureau des Sécurités;
- gérer les appels du corps préfectoral;
- appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales;
- gérer l’alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien;
- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.

Suppléance au courrier :

- Organisation de la mission pour les trois structures
- Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures
- Contrôle de légalité: réception et apposition cachet «arrivé» sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an)
- Affranchissement et envoi du courrier
- Organisation de la navette
- Suivi du courrier au sein des services
- Traitement du courrier réservé
- Transferts courriels usagers préfecture
- Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)
- Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)
- Suivi des coûts d’affranchissement
- Statistiques et comptabilité du bureautique
- Gestion des stocks spécifiques à la Poste
- Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits
- Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED)

Dans le cadre de ses missions, l’agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Temps de travail: 38 heures 30 par semaine

Horaires de travail poste d’accueil: 8h à 12h et de 12h45 à 16h 30 pour des horaires d’ouverture de la préfecture et de la cité Colbert à 8h30-12h/13h-16h30

Horaires de travail poste du standard : 7h à 14h45 pour le poste du matin ou 12h15 à 20h pour le poste du soir

Horaires de travail poste du courrier : se référer au règlement intérieur en vigueur

Frédérique DEGAS, cheffe du SPMG

frederique.degas@nievre.gouv.fr

Melir DENECHAUD, cheffe du BRU

meryl.denechaud@nievre.gouv.fr

Le service des ressources humaines : sgc-recrutement@nievre.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Descriptif du profil recherché

Compétences techniques :

- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
- Avoir des compétences en informatique : niveau pratique à acquérir

Savoir-faire :

- Savoir s'organiser : niveau initié requis
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir-être :

- Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter : niveau pratique requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Le SGCD assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de système d’information et de communication, de logistiques, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice des agents du SGCD, des DDIS et de la Préfecture.

Composition et effectifs du service :

Le SGC est composé de 44 agents dont 23 au Service Patrimoine et Moyens Généraux dont 1 apprenti, 4 vacataires et 3 contractuels

Liaisons hiérarchiques :

Cheffe du Service Patrimoine et Moyens Généraux

Coordinatrice du Bureau de la relation à l’usager

Liaisons fonctionnelles :

Agents de la préfecture et des DDIS, usagers

Fondement juridique du recrutement

2° de l'article L 332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

Télétravail possible

Localisation du poste

Europe, France, Bourgogne-Franche-Comté, Nièvre (58)