Agent(e) d'accueil et de gestion administrative état civil

Ville de Saint-Martin-d'Hères; Saint-Martin-d'Hères; On-site; EUR 20,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement transport

COS

Mutuelle

Prévoyance

Job summary

Taleez recherche un agent polyvalent pour le pôle état civil d’un service public local. Vous accueilerez le public, orienterez les usagers et instruirez les demandes, tout en assurant le suivi administratif des actes d'état civil et les tâches de secrétariat.

Vous serez chargé(e) de l’enregistrement des déclarations et actes (naissances, décès, mariages), de la gestion documentaire et du respect des procédures, avec des horaires adaptés et des missions ponctuelles liées aux élections et au

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques (messagerie, internet, logiciels métiers type CITIWEB).
• Bonne utilisation des ressources institutionnelles (service-public.fr, sites ministériels…).
• Sens de l’accueil développé : écoute active, reformulation, gestion des situations sensibles.
• Maîtrise des techniques administratives : rédaction, classement, archivage.
• Organisation, gestion des priorités et respect des procédures.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil.
• Recevoir, informer et orienter les usagers.
• Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public et des procédures.
• Réaliser les rendez-vous et transmettre les messages.
• Réceptionner et enregistrer les demandes d’actes d’état civil (naissances, mariages, décès).
• Traiter les actes et livret de famille, et dossier COMEDEC.
• Traiter les réclamations et renseigner les tableaux de suivi.

Skills

Accueil du public

Rigueur administrative

Organisation

Discrétion

Gestion des priorités

Relationnel

Tools

CITIWEB

Messagerie/Outlook

Job description

Sous l’autorité de la responsable du pôle état civil, l’agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat.

Vos principales missions :

• Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil

Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers

Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures

Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous

Transmettre des informations aux professionnels du service

Gérer des réclamations

• Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil

L’agent(e) assure l’instruction, la gestion et le suivi des dossiers relevant de l’état civil, dans le respect de la réglementation en vigueur. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :

Recevoir et enregistrer les déclarations de naissances et de rédiger des actes de naissance

Enregistrer les déclarations de décès et rédiger des actes de décès

Enregistrer, rédiger et célébrer les mariages, enregistrer les PACS, les parrainages civils

Établir et de mettre à jour des livrets de famille

Mettre à jour les actes : mentions marginales en marge des actes

Traiter des demandes par COMEDEC

Délivrer des actes d'état civil

• Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil

Recevoir, orienter les courriers électroniques

Traiter les demandes d’actes par courrier et enregistrer les départs

Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d’État civil de Nantes, consulats, notaires...)

Traiter les réclamations

Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques

Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents

Accueillir des stagiaires

Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections…)

Célébration des mariages le samedi et en semaine

Conditions d’exercice :

Horaires d’accueil du public avec pics d’activité saisonniers

Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h

Permanences ponctuelles les samedis (mariages) et dimanches (élections)

Polyvalence au sein du pôle état civil

Continuité du service et organisation des congés

Présentation soignée et qualité rédactionnelle exigées

Polyvalence sur le pôle état civil (turn over sur les 3 secteurs du pôle)

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Parce que vous y trouverez :

Un rôle essentiel au service des citoyens, au cœur de moments clés de leur vie

Un environnement dynamique, riche en relations humaines

Une équipe engagée, dans une dynamique de valorisation des compétences et d’amélioration continue

Les + de ce poste

Rémunération

Traitement de base selon la grille FPT

+ Régime indemnitaire motivant :

IFSE cible : 280 € brut / mois + NBI accueil (pour les agents titulaires) 10 points d’indice majoré

Traiter des demandes par COMEDEC

Délivrer des actes d'état civil

Votre profil

• Vos compétences clefs

Maîtrise des outils bureautiques et numériques (messagerie, internet, logiciels métiers type CITIWEB)

Bonne utilisation des ressources institutionnelles (service-public.fr, sites ministériels…)

Sens de l’accueil développé : écoute active, reformulation, gestion des situations sensibles

Maîtrise des techniques administratives : rédaction, classement, archivage

Organisation, gestion des priorités et respect des procédures

Capacité à lire et appliquer des textes réglementaires

• Vos connaissances

Environnement territorial et fonctionnement des collectivités

Réglementation de l’état civil et notions en droit de la famille

Rôle des partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, consulats…)

Bases en communication écrite et orale

Gestion des situations de tension

• Vos atouts

Excellent relationnel : patience, écoute, diplomatie

Discrétion et respect du secret professionnel

Rigueur, sens de l’organisation et polyvalence

Réactivité et capacité d’adaptation (public varié, évolutions réglementaires, flux important)

Maîtrise de soi en situation de stress

Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité

Avantages employeur

Dès l’arrivée (sans condition d’ancienneté) :

Remboursement transport (PDA) : 75 % de l’abonnement (plafond 99 €/mois)

Accès au COS 38 (comité des œuvres sociales) : loisirs, culture, événements...

Participation à la mutuelle labellisée FPT

Prévoyance contrat groupe du CDG38 : 26 €/mois

Après 3 mois d’ancienneté :

Prime annuelle, versée en 2 fois (juin et novembre)

Accès au COS SMH (comité des œuvres sociales) : loisirs, culture, événements...