Agent d'accueil polyvalent (H/F)

Nantes Université; Angers; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Nantes Université recrute un agent d’accueil et logistique pour le site INSPÉ Angers. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, l’ouverture et la fermeture du site, la distribution du courrier, la gestion des réservations et le suivi des supports matériels, dans le cadre des procédures de sécurité et d’hygiène.

Des missions complémentaires englobent la communication et la promotion du site, l’élaboration de supports numériques, la tenue des tableaux Excel et la préparation des commandes

Qualifications

• Formation et/ou expérience en accueil, administration ou secrétariat.
• Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans des fonctions similaires.
• Compétences relationnelles et organisationnelles.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et visiteurs.
• Gérer l’ouverture et la fermeture du site et veiller à la sécurité des locaux.
• Réceptionner le courrier et les livraisons, contrôler les accès et remettre les clés selon le planning.

Connaissances

Accueil client

Gestion admin

Planification

Formation

Formation secrétariat

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Missions
Mission principale: Assurer la tenue de la loge d’accueil

• Procéder à l’ouverture du site si prise de poste en début de journée (levée d'alarme, ouverture des bâtiments et des espaces en accès libre, contrôle visuel)
• Garantir l'accueil physique et téléphonique des usagers et des visiteurs, les informer/orienter
• Réceptionner les livraisons et le courrier
• Contrôler les accès au parking
• Remettre les clés des salles selon le planning d'occupation
• Affranchir le courrier, tenir le fichier de suivi des coûts d'affranchissement
• Assurer les travaux de reprographie à la demande des enseignants
• Assurer la réservation des voitures et faire remonter au service maintenance les problèmes potentiels liés à l'utilisation des voitures
• Assurer une veille sécuritaire (système de sécurité incendie, application de consignes Vigipirate)
• Assurer le ménage de la loge
• Procéder à la fermeture du site si horaires de fin de journée (contrôle de l'ensemble des bâtiments, vérification et fermeture des portes et accès, mise sous alarme)

Missions complémentaires:

• Mission de communication et de promotion de l'image du site: élaboration de contenus et diffusion de supports de communication sur les différents canaux: écrans, lettres d'informations, affichage, page internet ; mise en œuvre de l'évènementiel du site.
• Mission administrative/de gestion liée à la vie du site et de soutien au secrétariat du site dans la mise en œuvre d'actions: création et mise à jour de supports numériques (tableaux excel) ; élaboration de tableaux statistiques de suivi des stocks de petit matériel, produits d'entretien et consommables (vie de site, pédagogique, entretien) ; organiser le rangement et garantir le bon fonctionnement du matériel et des équipements liés à la vie du site et l'entretien ; anticiper les besoins et préparer les commandes en fonction du budget alloué.
• Mission d'entretien des locaux en cas d'absences prolongées des agents logistiques

Conditions particulières d'exercice

Contraintes particulières du poste:

Organisation horaire spécifique liée à l'activité d'accueil. Début de journée à 7h10 ou fin de journée à 18h30 suivant les jours ;

De part la localisation (loge) et les missions dédiées, la tenue du poste demande de réelles compétences relationnelles. L'agent, qui représente l'université, doit pouvoir être aimable tout en posant un cadre ;

De part sa nature (accueil) et la taille du site angevin, le poste rencontre un rythme d'activité très variable durant la journée. En milieu de demi-journée, la faible activité à la loge doit être compensée par l'attribution de tâches ponctuelles non prioritaires. Cela peut être du classement, de la mise en forme de document, une actualisation de l'affichage…

Travail non posté. L'agent est amené régulièrement à se déplacer (y compris dans des bâtiments non accessibles PMR).

Rythme de travail (base annuelle 35h)
Lundi: 7h10 à 12h00 / 12h56 à 15h30
Mardi: 10h15 à 13h00 /14h00 à 18h30
Mercredi: 07h10 à 12h00 / 12h56 à 15h30
Jeudi: 10h15 à 13h00 / 14h00 à 18h30
Vendredi: 10h16 à 13h00 / 14h00 à 18h30

Profil recherché

• Formation et/ou qualification: accueil, entretien, formation administrative
• Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste: minimum 2 à 5 ans
• Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif) .

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base) ; méthodologie de la logistique (notion de base) ; matériels d'alarme et de surveillance (notion de base) ; environnement et réseaux professionnels (notion de base) ; contraintes liées aux immeubles (notion de base) ; langue française (connaissance générale)

Compétences opérationnelles

Savoir utiliser les équipements de sécurité (maîtrise) ; utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion) ; travailler en équipe (application) ; savoir planifier et respecter des délais (maîtrise) ; appliquer les normes, procédures et règles (application) ; accueillir et prendre des messages (application) ; assurer l'entretien courant des outils de l'environnement de travail (application)

Compétences comportementales

Sens de l'organisation ; maîtrise de soi ; capacité d'adaptation

Compétences attendues

• Formation et/ou qualification: accueil, entretien, formation administrative
• Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste: minimum 2 à 5 ans
• Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État (sur présentation d'un justificatif) .

Présentation de Nantes Université

Nantes Université (NU) est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes) , un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne) , un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus.

Avec un siège à Nantes et 5 sites de formation répartis sur la région Pays de la Loire (Nantes, Angers, Le Mans, La Roche-sur-Yon, Laval) , l’Institut national supérieur du professorat et de l’éducation - INSPÉ de l’Académie de Nantes - est rattaché à Nantes Université. Il prépare aux métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation.

Descriptif du service

Localisation: INSPÉ - site de formation d'ANGERS (49) – 7 rue Dacier -

Place de l'agent dans l'organigramme: L’agent recruté sera placé sous l'autorité hiérarchique directe de la Responsable administrative et financière du site de formation d’Angers.

Les missions du service: Mettre en œuvre et maintenir le fonctionnement du site afin que les missions de formation et de recherche de l’Inspé puisse s’y tenir.

Composition du service (effectif): Logistique: Accueil et entretien (5 agents) + maintenance (2 agents) ; Secrétariat (3 agents) .

Personnels localisés sur le site mais gérés au niveau académique: Audiovisuel et Informatique (2 agents) ; Une bibliothèque universitaire (3 agents) est également présente sur site, elle est rattachée au Service Commun de Documentation de Nantes.