Assistant.e en gestion administative et financière

Nantes Université; Nantes; Sur place; EUR 17 000 - 19 000; Plein temps

Résumé du poste

Nantes Université recherche un chargé(e) de mission administratif et RH pour assurer la gestion administrative du service et le suivi des commandes dans un cadre public.

Vous assurez la saisie des fiches emploi du temps, les convocations et le lien avec le service DRH. Poste en CDD 80% compatible temps partiel.

Qualifications

• Formation en gestion administrative ou équivalent.
• Expérience en administration publique ou hospitalière appréciée.
• Contrat à durée déterminée puis possibilité de renouvellement.

Responsabilités

• Réception et gestion administrative du service.
• Suivi des commandes et achats via SIFAC+.
• Gestion RH: suivi des fiches et planning.
• Planification et réservation des salles.
• Rédaction des relevés de décisions et informations.

Connaissances

Expérience 2-5 ans

Formation

Diplôme en gestion administrative (Type DUT/BUT GEA - BTS assistant manager, assistant gestion PME-PMI)

Description du poste

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Mission

Dans Le Cadre De La Mise En Œuvre De La Politique De Santé Étudiante, Les Services Universitaires Et Interuniversitaires De Santé Étudiante Exercent Trois Missions Principales

• Mettre en œuvre des actions de prévention et de promotion de la santé en lien avec les priorités fixées par la conférence de prévention étudiante prévue à l'article L. 162-1-12-1 du code de la sécurité sociale ;
• Contribuer à favoriser l'accès aux soins de premier recours des étudiants ;
• Organiser une veille sanitaire.

Sous L’autorité De La Secrétaire Générale Et De La Médecin-directrice, Vous Participez, à Leurs Côtés, à La Gestion Administrative Et Financière

• Gestion financière :

Assurer toute la chaine des commandes : recueil des besoins, demandes de devis, réalisation des bons de commande sur le logiciel SIFAC+, réception des livraisons, réalisation du service fait dans SIFAC+, dispatching des biens aux destinataires.

Assurer la réalisation des ordres de mission : déplacements des sites délocalisés vers Nantes et vice-versa.

Assurer la réalisation et l’envoi des bons de commandes mensuels aux 50 psychologues du dispositif Santé Psy Etudiant, puis faire le lien avec le service facturier pour s’assurer du bon paiement des factures.

Assurer la réalisation et le suivi des bons de commandes spécifiques pour la Mission Relais Handicap

Traiter les workflows liés aux bons de commande

• Assister dans les questions autour des RH :

Aider au suivi des horaires : recueil des fiches emplois du temps et saisie sur tableur Excel récapitulatif.

Transmettre tous documents RH vers la DRHDS centrale

Réaliser les attestations de service fait (ASF) tous les mois pour les tuteurs Etudiants Relais Santé en lien avec la mission Prévention collective.

• Assister dans les questions de gestion administrative du service :

Réserver les salles pour les réunions.

Envoyer des notifications via Zimbra aux personnels concernés par les réunions

Prendre des notes lors des réunions de service pour aide à la rédaction du relevé de décisions/d’informations

• Planifier les convocations aux bilans de prévention pour les publics ciblés :

Organiser le calendrier des convocations avec les UFR Santé, l’ARIFTS, Beaux-Arts St Nazaire en fonction des listings d’étudiants reçus.

Faire le lien avec l’assistante d’accueil de l’Ensa pour la saisie dans les agendas des praticiens infirmiers.

Consultez la fiche de poste détaillée ici

Profil

Formation et/ou qualification : Diplôme en gestion administrative (Type DUT/BUT GEA - BTS assistant manager, assistant gestion PME-PMI)

Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste 2 à 5 ans

Versant : Fonction publique d’État

Type de recrutement : Catégorie C, contractuel.le, CDD du 02/11/2026 au 12/04/2027 (article L.332-6 du CGFP)

Rémunération selon la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires, et suivant niveau d’expérience du candidat : comprise entre 1517€ nets/mensuels (1889 bruts) [0 à 10 ans expérience] et 1681€nets/mensuels(2093€bruts)[+15ansexpérience] pour temps plein

Spécificités Du Poste

• Poste compatible avec un temps partiel à 80%
• Bureau partagé 2 personnes
• Contraintes calendaires : congés pour fermeture 2 semaines en décembre
• Poste compatible avec un temps partiel à 80%
• Usage d’un écran
• Communications téléphoniques / visioconférences fréquentes

Référence de l'offre : 6198ffb8lx