Agent d'accueil au Conservatoire

Communauté de l'auxerrois; Auxerre; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Conservatoire Musique et Danse d'Auxerre, établissement culturel vivant, recrute un adjoint administratif pour assurer l'accueil du public et soutenir l'administration.

Vous serez le premier interlocuteur et contribuerez au suivi pédagogique, à la saisie des absences, l'envoi de courriers et la gestion de la billetterie lors des manifestations artistiques.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d'accueil et d'orientation du public.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
• Capacité à renseigner et accompagner divers publics.
• Discrétion et confidentialité des données.
• Rédaction de courriers et documents simples.
• Organisation et suivi administratif.
• Expérience en milieu scolaire ou culturel souhaitable.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, familles, enseignants, visiteurs et partenaires, en les renseignant et en les orientant.
• Participer au suivi quotidien de l'activité pédagogique et au suivi des présences/absences, gestion des clés et transmission d'informations.
• Contribuer aux missions administratives liées à la scolarité (saisie des absences, envois de courriers, convocations, reprographie, mise sous pli).
• Participer à l'accueil et à la billetterie lors des manifestations artistiques et culturelles.

Connaissances

Accueil physique et téléphonique

Orientation du public

Outils bureautiques

Gestion de la scolarité

Rédaction de documents

Confidentialité

Organisation administrative

Travail en transversalité

Formation

Cadre d'emploi des adjoints administratifs

Description du poste

Vous aimez le contact avec le public, l'univers culturel et le travail en équipe ? Rejoignez le Conservatoire Musique et Danse d'Auxerre, un lieu vivant où se croisent chaque jour élèves, familles, enseignants, artistes et partenaires culturels.

Véritable premier interlocuteur du Conservatoire, vous assurez un accueil chaleureux, professionnel et efficace auprès de l'ensemble des usagers. Vous contribuez également au bon fonctionnement administratif de l'établissement.

Missions :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, familles, enseignants, visiteurs et partenaires, en les renseignant et en les orientant vers les services compétents.
• Participer au suivi quotidien de l'activité pédagogique en assurant notamment le suivi des présences et absences des élèves et des enseignants, la gestion des clés et la transmission des informations utiles au bon fonctionnement de l'établissement.
• Contribuer également aux missions administratives liées à la scolarité (saisie des absences, envois de courriers, convocations, reprographie, mise sous pli) ainsi qu'aux actions de communication interne et externe.
• Participer au rayonnement du Conservatoire en assurant l'accueil du public et la tenue de la billetterie lors des manifestations artistiques et culturelles organisées par l'établissement.

Conditions :

• Poste à temps complet
• Recrutement par voie statutaire sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs
• Poste à pourvoir à compter du 1er janvier 2027

Compétences requises

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Capacité à renseigner, orienter et accompagner différents publics (élèves, familles, enseignants, partenaires, visiteurs).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique) et aptitude à utiliser un logiciel de gestion de la scolarité.
• Capacités rédactionnelles pour la préparation de courriers, convocations et documents administratifs simples.
• Connaissance des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.
• Aptitude à assurer des tâches administratives courantes (saisie de données, classement, reprographie, suivi de dossiers).

Qualités recherchées

• Sens du service public et de l'accueil.
• Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute.
• Courtoisie, disponibilité et diplomatie.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec les différents services et les enseignants.
• Autonomie dans l'organisation de son travail tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie.
• Capacité d'adaptation aux périodes de forte activité (inscriptions, rentrée, manifestations publiques).

Une sensibilité au domaine artistique, musical ou culturel constitue un atout pour faciliter l'accueil des usagers et contribuer au rayonnement du Conservatoire.