AGENT CHARGE DU SECRETARIAT DE LA SOUS-PREFETE DE LA TRINITE (H/F)

Préfecture de la Région Martinique; La Trinité; On-site; EUR 20,000 - 29,000; Full time

Job summary

La Préfecture de la Région Martinique recrute un.e secrétaire administratif.ve pour assister la sous-préfète, gérer l’agenda, les dossiers et le courrier réservé.

Vous assurez le secrétariat, le filtrage téléphonique, la gestion des mails, le suivi MAARCH et la préparation des réunions et cérémonies.

Horaires conformes au règlement intérieur, confidentialité et autonomie exigées; poste en présentiel sur la sous-préfecture.

Qualifications

• Confidentialité, rigueur, prise d’initiative, loyauté et autonomie.

Responsibilities

• Gérer l’agenda de la sous-préfète et organiser rendez-vous et réunions.
• Préparer les dossiers et le courrier réservé.
• Gérer le protocole et les affaires réservées.
• Gérer les boîtes mail secrétaires et sous-préfecture.
• Filtrer les communications téléphoniques de la sous-préfecture.
• Tenir à jour le chronogramme MAARCH et gestion des courriers.
• Classer et réaliser des notes et synthèses.
• Assurer l’assistance administrative au secrétaire général.
• Traiter les démissions des élus.
• Gérer commandes et livraisons de matériel et fournitures.
• Appui à l’organisation des cérémonies et vœux.

Skills

Secrétariat

Gestion de l’agenda

Organisation

Gestion du courrier

Filtrage téléphonique

Tools

MAARCH

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales

• Secrétariat de la sous-préfète: gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous et réunions, préparation des dossiers en vue des réunions, gestion du courrier réservé (rédaction d’AR d’attente, préparation de courriers)
• Gestion du protocole et des affaires réservées
• Gestion de la boite mail “secretaire” et “sous-préfecture”
• Filtrage des communications téléphoniques de la sous-préfète
• Tenue à jour du chrono (copie aux agents, classement) , gestion de MAARCH (enregistrement des courriers réponses, cloture des courriers informatiquement, veille à ce que tous les courriers aient été traités, mise en lecture à la sous-préfète des courriers reçus en copie)
• Classement et travaux de secrétariat (note, synthèses…)
• Activités annexes
• Assistance administrative au secrétaire général de la sous-préfecture
• Traitement des démissions des élus
• Gestion des commandes et livraisons du matériel et des fournitures administratives
• Appui à l’organisation des cérémonies, voeux, etc.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Confidentialité, rigueur, prise d’initiative, loyauté et autonomie. A l’instar des autres agents de la sous-préfecture, l’agent en charge du secrétariat particulier ne travaille pas les mercredis après-midi et vendredis après-midi, et ses horaires sont ceux prévus dans le réglement intérieur de la préfecture pour l’ensemble des agents.

Vos perspectives:

Vous serez un des plus proches collaborateurs de la sous-préfète et aurez, de ce fait, une vision panoramique de l’activité de la sous-préfecture et de l’environnement professionnel administratif.
Une réussite sur cet emploi vous permettra de valoriser des qualités professionnelles et humaines qui sont recherchées dans de nombreux emplois.

Durée attendue sur le poste: 3 à 4 ans

Présentation de Préfecture de la Région Martinique

Préfecture de la région Martinique