Agent administratif principal (H/F)

SAUVEGARDE; Agen; Sur place; EUR 24 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

SAUVEGARDE recherche un(e) agent administratif(ve) pour assurer l’accueil et la gestion bureautique au sein du Module Soin Santé et Addictions (CSAPA, ACT, CAARUD). Vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique, de la gestion des courriers et documents, et du suivi des tableaux et du temps de travail via OCTIME.

Autonome, discret(e) et organisé(e), vous connaissez les outils informatiques et vous avez un intérêt pour les logiciels métiers; une connaissance d’OCTIME et EO serait un

Qualifications

• Autonomie et sens du service client.
• Connaissance des outils informatiques demandée; OCTIME/EO appréciés.
• Connaissance du droit du travail appréciée : congés, durée du travail.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires et professionnels.
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Veiller à la qualité de l'accueil et gérer la messagerie.
• Réceptionner, numériser et distribuer le courrier entrant; envoyer le courrier sortant.
• Mettre en forme des documents et effectuer archivage et numérisation.
• Mettre à jour des tableaux de suivi et documents administratifs.
• Réaliser des saisies informatiques dans les logiciels métiers.
• Assurer le suivi temps de travail dans OCTIME et aider au suivi des visites médicales.
• Assurer la continuité de service et apporter un renfort ponctuel.

Connaissances

Accueil clientèle

Organisation

Rigueur

Discrétion

Formation

Aucune expérience requise

Outils

OCTIME

EO

Description du poste

Sous la responsabilité de la Direction du Module Soin Santé et Addictions (CSAPA, ACT, CAARUD), vous avez pour missions principales :

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires, professionnels,
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés,
• Veiller à la qualité de l'accueil,
• Gérer la boite mails et les calendriers,
• Réceptionner, numériser, enregistrer et distribuer le courrier entrant,
• Envoyer le courrier sortant,
• Mettre en forme des documents,
• Effectuer des travaux de classement, d'archivage et de numérisation,
• Assurer la mise à jour de tableaux de suivi et de documents administratifs,
• Mettre en œuvre les processus internes de son périmètre,
• Assurer la qualité des documents/dossiers réceptionnés : réaliser des vérifications, effectuer des relances si besoin et alerter les managers en cas de difficulté,
• Réaliser des saisies informatiques dans les logiciels métiers dédiés,
• Assurer la fonction de référent « suivi temps de travail » depuis le logiciel OCTIME. Vous réalisez avec votre direction la préparation et le suivi du temps travail, des absences, des éléments variables de paie en collaboration avec le Siège Social, vous assurez le suivi des visites médicales.
• Assurer la continuité de service et apporter un renfort ponctuel aux autres services.

Vous êtes autonome, discret.e, organisé.e. et disposez de qualités relationnelles.

Connaissance des logiciels OCTIME et EO serait un plus.

Connaissance en droit du travail appréciée : congés payés, durée du travail, .

Appétence pour les outils informatiques exigée.

Horaires : 9h-12h30/13h30-17h du lundi au vendredi