Agent(e) d'accueil (H/F)

CC PYRENEES HAUT GARONNAISES; Marignac; Sur place; EUR 18 000 - 22 000; Plein temps

Résumé du poste

CCPHG recherche un agent d'accueil (H/F) pour assurer l'accueil du public et des participants, filtrer les appels et suppléer l'assistante de direction. Le poste implique la gestion des commandes administratives et de réception, la saisie et l'archivage des documents, et la coordination logistique des réunions.

Profil souhaité: expérience d'au moins 3 mois, excellentes compétences relationnelles et confidentialité des échanges; travail en journée, 35h/semaine, contrat CDD de 3 mois.

Qualifications

• Expérience demandée: 3 mois indispensable.
• Compétences clés: accueil, secrétariat et confidentialité des informations.
• Capacité à rédiger messages et emails professionnels.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du public et des réunions.
• Tri et orientation des demandes, suivi administratif des commandes.
• Réalisation des tâches de secrétariat avec archivage et courrier.
• Gestion du matériel, commandes et logistique des services.
• Transmettre les demandes de mise à disposition de matériel.

Connaissances

Accueil et relation client

Secrétariat

Confidentialité des échanges

Gestion appels téléphoniques

Rédaction mails/professionnels

Utilisation outils numériques

Description du poste

Offre n° 213NHQK
Agent(e) d'accueil (H/F)

Assurer l'accueil physique et téléphonique, la suppléance de l'assistante de direction, la gestion des commandes administratives et de réception. La gestion des assurances de la CCPHG (hors assurance du personnel).Activités principales :1/ Assurer l'accueil du public et des participants aux réunions- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétentHiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère de prioritéPour les réunions nécessitant un protocole, préparer l'organisation complète de la réunion- Assurer la saisie des cartes de déchetterie et leur transmission aux usagers- Assurer le suivi du matériel de communication mis à disposition des associations, en lien avec la responsable du service aux communes .et la chargée de mission culture.- Opérer la réservation des véhicules de service pour les agents de la CCPHG2/ En l'absence de l'assistante de direction, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre des messages3/ En lien avec l'assistante de direction, assurer des missions de secrétariat-Récupérer, enregistrer, affranchir le courrier et l'acheminer jusqu'à La PosteRédiger des mails ou des courriers, saisir des documents de contenus divers pour les services, classement, archivage.Assurer l'intendance et la logistique des instances, bureaux et conseils de communauté- Assurer la suppléance de l'assistante de direction en son absence.- Transmettre les demandes de mise à disposition de matériel à Fabrice Longeau4/ Gérer des commandes administratives et de réceptionFournitures de bureau, papeterie, consommables, photocopieurs.Définir les besoins et approvisionnements en lien avec les servicesSuivre l'état de stocksPréparer les commandesSuivre les livraisons, la correspondance entre bon de commande et facture, le service fait5/ Gérer les contrats d'assurance (hors assurance du personnel)Déclarer et suivre les sinistres de l'ensemble des services de la CCPHGSuivre les contrats d'assurance : renouvellement, mises à jour.Activités secondaires :- Remettre les clés aux occupants des studios de la maison de santé et suivre le planning d'occupation (sharepoint)- Assurer, selon les besoins et en fonction du plan de charge, des tâches de secrétariat pour les différents pôles

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Statutaire +Régime indemnitaire

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 3 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Agent d'accueil et de secrétariat Cette compétence est indispensable
• Assurer la confidentialité des échanges et informations Cette compétence est indispensable
• Identifier, traiter une demande client Cette compétence est indispensable
• Garantir un suivi administratif
• Gérer l'accueil téléphonique
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Relayer de l'information
• Rédiger des messages et des emails professionnels
• Utilisation d'une machine à affranchir
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Avoir l'esprit d'équipe
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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