Adjoint en gestion financière et suivi heures complémentaires

Faculté de Droit; Créteil; On-site; EUR 25,000 - 32,000; Full time

Job summary

Campus des Métiers et des Qualifications recherche un Adjoint en gestion financière pour assurer la gestion financière et le suivi des heures complémentaires des enseignants vacataires de l’UFR de Droit. Le poste requiert une autonomie forte et une maîtrise des outils OSE, Identity et SIFAC, ainsi que des capacités d’analyse et de reporting.

Vous contribuerez à la constitution des dossiers, au suivi des paiements, et à l’élaboration de synthèses et tableaux de bord, en collaboration avec le

Qualifications

• Maîtrise parfaite du logiciel Excel.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Maîtrise de la mise en œuvre des outils informatiques appliqués à la gestion administrative et financière (OSE/Identity).
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière.
• Connaissance de l’organisation universitaire et de l’UFR.
• Connaissance du service financier et de son environnement, et du domaine de gestion des heures complémentaires.
• Capacité à hiérarchiser courriers, mails et appels téléphoniques et à planifier son activité.

Responsibilities

• Constitution des dossiers de recrutement et de paiement pour la DRH de l’université.
• Gestion sur OSE des inscriptions et du paiement des heures complémentaires; aide à la gestion des heures de vacations hors enseignement.
• Gestion des commandes sur SIFAC: devis, saisie, envoi, réception, suivi et contrôle; suivi des consommables et locations mobilières.
• Réception, contrôle du service fait et traitement des factures.
• Suivi des fournisseurs et création de nouveaux fournisseurs auprès des services centraux.
• Élaboration de synthèses, statistiques et tableaux de bord du service.

Skills

Excel

Gestion administrative

Autonomie

Écoute et analyse

Confidentialité

Planification

Relationnel interne/externe

Education

BAC ou équivalent

Tools

OSE

Identity

SIFAC

Job description

L'adjoint en gestion financière assure la gestion financière et le suivi des heures complémentaires des enseignants vacataires de l’UFR de Droit sous le contrôle de la responsable du service financier de l’UFR.

Activités essentielles :

• Constitution des dossiers de recrutement et de paiement pour envoi à la direction des ressources humaines de l'université
• Gestion sur le logiciel OSE dès l'inscription des enseignants jusqu'à la mise en paiement des heures complémentaires, Aide à la gestion des heures de vacations hors enseignement :
• Collecte et saisie des données relatives aux heures de vacations Gestion financière :
• Gestion des commandes sur le logiciel SIFAC : demande de devis, saisie, envoi réception suivi et contrôle ; Suivi des consommables, suivi des locations mobilières.
• Réception, contrôle du service fait et traitement des factures
• Suivi des fournisseurs, demande de création de nouveaux fournisseurs aux services centraux ;
• Élaboration de synthèses, des statistiques et des tableaux de bords concernant le service

Activités associées :

• Consigner les procédures applicables dans le domaine,
• Alimenter la base de données dans le domaine de gestion des heures complémentaires
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Organiser le classement d'un fonds documentaire, Procéder à l'archivage des pièces administratives.
• Appliquer la réglementation et les procédures spécifiques applicables au domaine financier, Planifier son activité,
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service,
• Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l'unité et son environnement

Poste proposé aux agents titulaires de catégorie C - Adjoint technique de recherche et de formation, ou aux agents contractuels de formation niveau BAC ou équivalent justifiant d'une expérience professionnelle significative.

Compétences requises :

• Maîtrise parfaite du logiciel Excel
• Maîtrise des logiciels de bureautique
• Maîtrise de la mise en œuvre des outils informatiques appliqués à la gestion administrative et financière des heures complémentaires (Logiciels : OSE et Identity)
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière,
• Connaissance sur l'organisation et le fonctionnement de l'université et de l'UFR,
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement du service financier et de son environnement, Connaissance du domaine fonctionnel de gestion des heures complémentaires et de ses relations avec les autres domaines,
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers, mail et appels téléphoniques
• Savoir organiser et planifier ses activités et faire face aux situations imprévues
• Capacité de travailler en autonomie
• Capacité d’écoute et d’analyse
• Respect des règles de confidentialité
• Etre en mesure de rendre des comptes hebdomadairement

Environnement et contexte de travail :

• Gérer la confidentialité des informations et des données,
• Réception des usagers
• Pouvoir se rendre disponible en en cas d’urgence

Formation et expérience professionnelle souhaitables :

• Expérience dans le domaine des finances publiques

Informations complémentaires :

• L'activité s'exerce au sein du service financier et ressources humaines de l'UFR de Droit. Ce poste requiert une importante autonomie d’organisation