Gestionnaire administratif et financier

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; On-site; EUR 18,000 - 22,000; Full time

Job summary

Campus des Métiers et des Qualifications recherche une personne polyvalente en gestion administrative et financière, rattachée au Pôle administratif et financier. Vous assurez le traitement des demandes d'achat, le suivi des crédits et la facturation jusqu'au paiement.

Vous participerez au contrôle budgétaire, au suivi des conventions et à la génération des tableaux de bord financiers, en lien avec de nombreux interlocuteurs.

Qualifications

• Gestion budgétaire et suivi des crédits publics et de marchés publics.
• Analyse et contrôle des dépenses et recettes, élaboration et suivi de budgets et bilans.
• Rigueur et précision dans le traitement des pièces et les procédures comptables.

Responsibilities

• Participer à la préparation du budget initial et suivre les crédits par dépense, projet ou structure.
• Assurer la saisie et le suivi des engagements juridiques et des paiements des prestations.
• Contrôler les devis et assurer l’exécution financière des marchés et des conventions.
• Constituer et maintenir les pièces justificatives et les tableaux de bord budgétaires.
• Accompagner les responsables de pôles dans la lecture et le pilotage budgétaire.

Skills

Gestion budgétaire

Suivi financier

Achats et contractualisation

Contrôles et conformité

Analyse des données comptables

Rigueur et organisation

Tools

SIFAC

SAP

Job description

Vous intégrerez une Direction qui contribue concrètement à la transformation du patrimoine immobilier de l'université et à l'amélioration du cadre de travail et d'études de ses usagers. Au sein d'une équipe à taille humaine, vous occuperez un poste polyvalent, en lien avec de nombreux interlocuteurs et au cœur des projets portés par la Direction.

Sous l’autorité du Responsable du Pôle administratif et financier, vous assurez le traitement des demandes d'achat en vérifiant leur conformité et les crédits disponibles, en établissant les commandes, en suivant leur exécution avec les différents interlocuteurs et en réalisant les opérations administratives nécessaires jusqu'au paiement du fournisseur. Vous appuyez les collaborateurs de la Direction dans le suivi financier de leurs budgets respectifs :

Contribution à la gestion budgétaire et suivi des crédits :

• Participer à la préparation du budget initial.
• Suivre les crédits par type de dépenses, opérations, projets ou structures.
• Suivre les contrats et conventions, leurs échéances et leur exécution financière.
• Suivre les immobilisations acquises ou en cours et contribuer à leur valorisation comptable.
• Alimenter les outils de suivi financier : tableaux de bord, indicateurs et bilans périodiques.
• Informer et accompagner les responsables de pôles dans la lecture et le pilotage de leur exécution budgétaire.

Gestion et exécution de la chaîne de la dépense :

• Examiner et contrôler les devis, vérifier les mentions obligatoires et les rattacher aux marchés ou opérations correspondantes.
• Saisir les engagements juridiques dans le logiciel dédié en s’assurant de l’existence des crédits disponibles.
• Assurer le suivi de l'exécution des prestations : contrôle du service fait, collecte des justificatifs et valorisation des services rendus.
• Collecter, contrôler et numériser les pièces justificatives ; les joindre aux commandes.
• Gérer la chaîne de signatures et suivre la validation des documents.
• Consulter les factures dématérialisées, suivre les paiements et gérer les relances éventuelles des prestataires.

Réglementation et archivage :

• Contrôler la conformité réglementaire des opérations.
• Classer et archiver les pièces comptables conformément aux obligations réglementaires.

Agents titulaires et contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1650 et 2000 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière).

Vous disposez idéalement d'une première expérience en gestion administrative, financière, comptable ou achats.

Connaissances souhaitables (formations possibles) :

• Finances publiques & GBCP, Règles et techniques de la comptabilité, Marchés publics
• Systèmes d'information budgétaires et financiers : SIFAC (SAP)
• Monde universitaire et règles applicables aux EPSCP

Savoir-faire :

• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes, exécuter la dépense et la recette
• Gérer son activité dans un calendrier
• Travailler en équipe

Savoir être :

• Rigueur/Fiabilité
• Aisance relationnelle, capacité à rédiger et à présenter
• Sens de l'organisation
• Réactivité et sens de l’initiative
• Capacité de raisonnement
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle
• Sens du service public