Assistante école doctorale, Structure et dynamique des systèmes (H/F)

UNIVERSITE PARIS-SACLAY; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

UNIVERSITE PARIS-SACLAY recherche une Assistante école doctorale au sein de la Structure et dynamique des systèmes (H/F) à GIF SUR YVETTE, pour accompagner les doctorants et les directeurs de thèse dans leurs démarches administratives quotidiennes.

Vous assurerez la gestion des dossiers, les inscriptions et soutenances, et le suivi dans les systèmes ADUM et APOGEE. Poste en CDD de 36 mois, travail en journée, 36H50/semaine. Débutant accepté et rémunération non communiquée.

Qualifications

• Connaissance de la réglementation et de l'environnement enseignement supérieur et recherche.
• Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales.
• Pratique de langues étrangères : anglais (à l’oral et à l’écrit).
• Maîtrise des applications de scolarité ADUM et APOGEE (ou capacité de se former).

Responsabilités

• Accueillir, informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse au quotidien.
• Réceptionner, vérifier et organiser les dossiers d’inscriptions, réinscriptions et soutenances.
• Gérer le portefeuille des inscriptions dans ADUM et APOGEE et réaliser les tableaux de bord.
• Assurer l’archivage et le suivi des dossiers HDR et doctorants.

Connaissances

Analyser des données

Recueillir besoins client

Rédiger cahier des charges

Surveiller et contrôler études

Description du poste

Assistante école doctorale, Structure et dynamique des systèmes (H/F)

Assistante école doctorale, Structure et dynamique des systèmes (H/F) 91 - GIF SUR YVETTE

Offre n° 213MNWM
Assistante école doctorale, Structure et dynamique des systèmes (H/F)

MISSION DU SERVICE / POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE :Le doctorat de l'Université Paris-Saclay, c'est 4 600 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11% de la recherche française.L'activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 21 écoles doctorales chargée d'organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d'accueil des doctorants et la Maison du Doctorat.Le Service des Études Doctorales est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers des étudiants en thèse et de l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR). Il a en charge notamment la gestion administrative de la scolarité doctorale et HDR. Accueil et orientation des doctorants. Gestion des dossiers d'inscription et de soutenance. Interface avec les écoles doctorales de la composante et candidat à l'HDR, la bibliothèque, la MDD ainsi que d'autres services de la composante.MISSIONS PRINCIPALES DE L'AGENT :Gestion administrative école doctorale :En lien direct avec le responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences, l'agent aura en charge :- Accueillir, informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse au quotidien pour leur apporter un conseil de premier niveau dans leur différentes démarches administratives- Réceptionner, vérifier et organiser le traitement des dossiers d'inscriptions, réinscriptions, soutenances, des doctorants et candidats à l'HDR.- Assurer le suivi du portefeuille des inscriptions dans l'application ADUM pour les doctorants et APOGEE pour les HDR (validation, modifications, etc.).- Réaliser et renseigner les tableaux de bord- Vérifier les dossiers de thèses en cotutelle en coordination avec le service de l'axe international de l'Université.- Préparer les convocations des membres du jury HDR- Réaliser les attestations de réussite après soutenance HDR- Suivi de premier niveau des problèmes rencontrés par les doctorants et alerter sa direction.- Organiser un rétroplanning pour les candidats à l'HDR autorisés à l'inscription.- Assurer la veille règlementaire, administrative et la mise en qualité des procédures- Assurer l'archivage des dossiers HDR et doctorants- Participer à l'instruction de dossiers, suivi des dossiers administratifs et relance des interlocuteurs- Vérifier, corriger et valider les dossiers administratifs sur la plateforme de suivi des doctorants (ADUM)Participation à l'ensemble des activités de l'équipe :- Répondre aux demandes téléphoniques, mails- Renseigner des tableaux de bord- Trier, classer, archiver les documents relatifs aux activités du service. Informer les interlocuteurProfil recherchéConnaissance, savoir :- Connaissance de la règlementation et de l'environnement enseignement supérieur et recherche- Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales- Pratique de langues étrangères : anglais (se faire comprendre à l'oral et à l'écrit)Savoir-faire :- Appliquer la réglementation et respecter les procédures- Gérer la confidentialité des informations et des données- Savoir utiliser ou être en mesure de se former aux applications de scolarité (ADUM) ; (APOGEE)- Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe- Trier, hiérarchiser et classer les informations- Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie- Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux- Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)

Type de contrat CDD - 36 Mois
Contrat travail Durée du travail 36H50/semaineTravail en journée
Salaire

• non communiqué

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Analyser les données d'une étude, d'un projet
• Recueillir et analyser les besoins client
• Rédiger un cahier des charges, des spécifications techniques
• Superviser et contrôler l'exécution d'études, de documents et de plans de détails confiés aux bureaux d'études

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur