Gestionnaire administratif et financier (H/F)

AVIGNON UNIVERSITE; Avignon; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ordinateur portable

Résumé du poste

Avignon Université recrute un gestionnaire administratif et financier (H/F) pour assurer le traitement et le contrôle des factures fournisseurs, la gestion comptable et le suivi des paiements, sous la supervision du Pôle facturier. Vous suivrez les marchés publics, garantirez la fiabilité des données et contribuerez au bon fonctionnement des services financiers.

Le poste est proposé en contrat à durée déterminée de 12 mois, 37 heures/semaine, avec possibilité d’intégrer des prestations liées à

Qualifications

• Assurer la confidentialité des données
• Comptabilité générale
• Effectuer le suivi des commandes et la facturation
• Établir un état de rapprochement bancaire
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Classer des documents
• Gérer l'accueil téléphonique
• Suivre les échéances contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Responsabilités

• Traiter et contrôler les factures fournisseurs
• Gérer les workflows manuels dans le logiciel financier et comptable SIFAC
• Assurer le suivi des factures et répondre aux sollicitations reçues par téléphone, courriel, etc
• Contrôler et saisir des factures avant mise en paiement
• S'assurer de la bonne exécution et suivi des marchés publics
• Relancer les gestionnaires si informations ou pièces manquantes

Connaissances

Confidentialité données

Comptabilité générale

Suivi commandes & facturation

Rapprochement bancaire

Gestion des agendas

Dossiers administratifs

Classement documents

Accueil téléphonique

Échéances contractuelles

Outils numériques

Description du poste

Offre n° 214JLTV
Gestionnaire administratif et financier (H/F)

Université de territoire, bénéficiant d'un patrimoine immobilier exceptionnel et classé, Avignon Université est un établissement pluridisciplinaire, accueillant chaque année environ 7000 étudiant.e.s et 741 personnels (dont 376 enseignant.e.s et 365 personnels BIATSS). Elle est membre de l'association Aix-Marseille-Provence-Méditerranée (AMPM). Elle comprend 2 Instituts, 1 IUT, 1 Centre d'enseignement et de recherche en informatique, 14 Centres d'Enseignement et de Recherche (CER), 2 écoles doctorales, 17 laboratoires de recherche, 3 structures fédératives de recherche et chargée de 73 formations, adossés à deux axes identitaires : Agro&Sciences et Culture, Patrimoine, Sociétés numériques. Cette spécialisation positionne l'Université comme un acteur essentiel du développement socio-économique du territoire et lui permet de se distinguer dans le paysage universitaire.L'agence comptable est composée de 10 personnels dont l'agent comptable.Les principales missions de l'agence comptable sont celles-ci :- Production annuelle d'un compte financier- Prise en charge et recouvrement des recettes- Tenue de la comptabilité générale- Paiement des dépenses- Garde et conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l'établissement.L'Agence comptable est organisée autour de trois pôles métiers :Le pôle facturier (dépenses) :- Centre de traitement et de visa unique des factures- Accompagné d'une solution de dématérialisation des facturesLe pôle comptabilité générale :- Contrôle et paiement de la dépense- Prise en charge des recettes- Gestion de la trésorerie- Gestion de la comptabilité généraleLe pôle recouvrement :- Suivi des clients défaillantsMissions : Placé sous l'autorité de la Responsable du Pôle facturier et de l'agent comptable, l'agent (F/H) du pôle facturier assure le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs, de leur réception à leur mise en paiement tout en veillant à la fiabilité des données, au respect des procédures comptables et au délai global de paiement.Activités principales :Traiter et contrôler les factures fournisseurs :-Contrôler et analyser les factures reçues et identifier les anomalies éventuelles ;-Échanger avec les fournisseurs afin de résoudre les difficultés liées au traitement de leurs factures ;-Gérer les workflows manuels dans le logiciel financier et comptable SIFAC + ;-Assurer le suivi des factures et répondre aux sollicitations reçues par téléphone, courriel, etc...Assurer le suivi des factures et les relations avec les fournisseurs :-Contrôler et saisir des factures avant mise en paiement, grâce à l'utilisation des transactions SIFAC, en respectant le délai global de paiement ;-S'assurer de la bonne exécution et suivi des marchés publics ;-Valider les coordonnées bancaires fournisseurs dans l'application ;-Relancer les gestionnaires en cas de besoin (si informations ou pièces manquantes) ;-Être en contact régulier avec les fournisseurs.Gérer et fiabiliser la base tiers Fournisseurs :-Contrôler la cohérence et vérifier les données et pièces justificatives nécessaires à la saisie de la base tiers ;-Saisir des données fournisseurs, identifier les incohérences et solliciter, si nécessaire, des pièces ou informations complémentaires.Contribuer à la gestion et suivi des stagiaires :-Contrôler les conventions et la réglementation en matière de stage ;-Saisir des gratifications de stage mensuelles, suivre les stagiaires jusqu'à la mise en paiement.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en journée
Salaire

• Ordinateur portable
• Sur la grille catégorie C fonction publique d'Etat

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Assurer la confidentialité des données Cette compétence est indispensable
• Comptabilité générale Cette compétence est indispensable
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Cette compétence est indispensable
• Etablir un état de rapprochement bancaire Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Classer des documents
• Gérer l'accueil téléphonique
• Suivre les échéances contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur