Adjoint·e en gestion administrative – Observatoire à mi-temps (H/F)

Université de Lille; Lille; On-site; EUR 18,000 - 24,000; Part time

Job summary

L'Observatoire de Lille, rattaché à l'Université de Lille, recherche un(e) agent administratif et logistique pour assurer le fonctionnement quotidien, l'accueil et la coordination des activités liées à l'Observatoire.

Vous aurez en charge l'accueil, la gestion administrative et le suivi des dossiers, avec une collaboration étroite avec les services de scolarité et les partenaires, sur site à Lille.

Qualifications

• Formation ou expérience en gestion administrative et/ou logistique.
• Sens de l'organisation et réactivité.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédaction de documents professionnels.

Responsibilities

• Accueillir et informer des publics internes et externes, orientation et prise de messages.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents; actualiser bases de données et outils de suivi.
• Suivre les commandes et les bons de livraison; gérer les achats et le courrier.
• Préparer les réunions et aider à l'organisation des manifestations; assister le Diplôme Universitaire en collaboration avec les services de scolarité.
• Traiter les informations internes/externes et assurer le lien avec partenaires (Mairie de Lille, De Jonckheere).
• Réorganiser le classement et l'archivage des documents; suivre les dossiers.

Skills

Accueil et information

Gestion administrative

Organisation

Relationnel

Gestion des plannings

Education

Formation en gestion

Tools

Pack Office

Job description

En appui au Directeur de l'Observatoire de Lille, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure. Vous assurez des missions variées de gestion administrative, logistique et d'accueil, tout en participant à l'organisation des activités et des événements de l'Observatoire.

Véritable interlocuteur·rice privilégié·e de ses différents publics et partenaires, vous jouez un rôle essentiel dans la coordination des activités et la qualité de l'accueil.

Au quotidien, vous exercez les activités suivantes :

• Accueillir et informer : vous assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, les renseignez et les orientez. Vous traitez également, en lien avec le Directeur, les demandes d'accès à l'Observatoire.

• Assurer la gestion administrative : vous rédigez, mettez en forme et diffusez différents documents (courriers, rapports, certificats administratifs...). Vous saisissez et actualisez les bases de données et les outils de suivi de l'activité (inventaire des clés, réservations, calendrier des événements...).

• Contribuer au suivi des moyens : vous réalisez les demandes d'achat, assurez le suivi des commandes et transmettez les bons de livraison à la gestionnaire financière.

• Organiser et coordonner : vous préparez les réunions du conseil de l'Observatoire et participez à l'organisation des manifestations liées à ses activités. Vous assurez également la gestion administrative et logistique du Diplôme Universitaire, en coordination avec les services de scolarité de la Faculté des sciences et technologies.

• Participer à la vie de la structure : vous traitez et diffusez les informations internes et externes, travaillez en lien avec les partenaires de l'Observatoire, notamment la Mairie de Lille et l'association De Jonckheere, et apportez votre soutien aux personnels et aux équipes.

• Vous contribuez également à la gestion du courrier, à la traçabilité des échanges ainsi qu'au classement et à l'archivage des documents.

Votre environnement de travail : vous exercez vos fonctions directement au sein de l'Observatoire de Lille, dans un lieu délocalisé qui nécessite une présence quotidienne pour assurer l'accueil. Vous pouvez être amené·e à participer ponctuellement à des événements organisés sur site, tels que les Journées européennes du patrimoine ou les soirées de l'Observatoire.

Vous êtes titulaire d'une formation ou disposez d'une expérience dans le domaine de la gestion administrative et/ou logistique.

Vous êtes reconnu·e pour votre sens de l'organisation, votre réactivité et vos qualités relationnelles. Vous appréciez la diversité des activités et savez vous adapter à des interlocuteurs et des situations variés.

Vous êtes à l'aise dans les missions d'accueil, de communication et de gestion administrative. Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez rédiger des documents professionnels avec rigueur.

Vous êtes également en capacité de :

• Accueillir, renseigner et orienter différents publics, en présentiel comme par téléphone ;

• Gérer des plannings, organiser des activités et assurer le suivi des dossiers ;

• Travailler en équipe et en collaboration avec des partenaires variés ;

• Faire preuve d'autonomie, de pédagogie et de discernement dans la gestion des situations quotidiennes.

Enfin, vous êtes une personne polyvalente, impliquée et dotée d'un bon sens du service. Votre curiosité et votre intérêt pour un environnement scientifique et culturel seront des atouts pour vous épanouir au sein de l'Observatoire de Lille !

Les informations pratiques

• Quotité de travail : 50 %

• Prise de poste : dès que possible

• Lieu de travail : Observatoire de Lille - 1 impasse de l'Observatoire, 59000 Lille

• Conditions particulières : présence quotidienne sur site, télétravail non possible.

Envie de rejoindre l'aventure ?

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et relationnelles au service d'un environnement scientifique et patrimonial original ? Rejoignez l'Université de Lille et contribuez au rayonnement de l'Observatoire de Lille !