Chargé /Chargée de gestion administrative et financière F/H

Polytechnique; Palaiseau; Hybrid; EUR 36,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés 25 jours + 18 RTT

Télétravail selon poste

Remb. titre de transport 75%

Restauration, bibliothèque, musée

Kinésithérapeute/ostéopathe gratuit

Équipements sportifs

Mutuelle 50%

Job summary

Le Laboratoire de météorologie dynamique (LMD) de l’École polytechnique recherche un chargé de gestion administrative et financière. Vous serez positionné sur le site de l’École polytechnique et travaillerez en appui transversal sur les pôles dépenses, missions et contrats de recherche.

Vos missions incluent le suivi budgétaire, la gestion des commandes liées aux contrats et la préparation des justificatifs financiers.

Qualifications

• Titulaire d’un Bac +3 en gestion administrative, financière ou équivalent (type GEA).
• Expérience réussie de 3 à 5 ans dans la gestion administrative et financière.
• Connaissance de l’environnement de la recherche publique considérée comme atout.
• Grande rigueur, bon sens de l’organisation et autonomie.
• Maîtrise de l’anglais professionnel à l’écrit et à l’oral.

Responsibilities

• Assurer la gestion financière et le suivi budgétaire du laboratoire.
• Gérer les commandes sur contrats de recherche et sur subventions d’État; saisie et transmission des bons de commande et des factures.
• Suivre financièrement les contrats de recherche et préparer les justifications financières.
• Mettre à jour les tableaux de bord et suivre l’ensemble des contrats en gestion.
• Centraliser et archiver les pièces de dépenses; suivre l’évolution de la réglementation.

Skills

Gestion financière

Suivi budgétaire

Gestion des commandes

Contrats de recherche

Suivi dépenses

Gestion administrative

Règlementation

Anglais professionnel

Education

Bac +3 gestion administrative

Job description

Le laboratoire de météorologie dynamique (LMD) est un laboratoire qui s’intéresse aux sciences du climat.

Composé d'environ 240 membres, il est réparti sur 3 sites géographiques distincts (1 à l’Ecole polytechnique, 1 à Sorbonne Université-Jussieu, 1 à l’ENS-PSL). Il relève de 4 tutelles principales (EP, CNRS, SU, ENS) et une tutelle secondaire (ENPC).

Le service administratif qui compte 10 agents, est composé de 4 pôles support: un dédié aux RH, un dédié aux dépenses, un aux contrats de recherche et un autre pour les missions.

Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière sera positionné(e) sur le site de l’Ecole polytechnique et sera adossé(e) transversalement sur les pôles «dépenses», «missions» et «contrats de recherche».

Sous l’autorité de la Secrétaire générale du LMD et au sein de l’équipe administrative,vous contribuerez à la gestion administrative et financière du LMD, en garantissant le suivi optimal des missions et des contrats. A ce titre, vous serez l’interlocuteur/trice privilégié(e) du laboratoire (pour les enseignants-chercheurs, chercheurs du laboratoire et invités, l’administration de l’École et du CNRS).
A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:

Gestion financière et suivi budgétaire :

• Assurer la gestion des missions du personnel du site de l’École polytechnique et des intervenants extérieurs, (commandes, transports, hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa);

• Prendre en charge la gestion des commandes sur contrats de recherche et sur subvention d'état (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) dans les logiciels de gestion comptable des tutelles;

• En lien avec le porteur du projet et la responsable du pôle contrat du laboratoire :

  - Suivre financièrement les contrats de recherche (suivi des dépenses par nature)

  - Assurer la préparation des justifications financières de ces contrats.

Gestion administrative :

• Assurer le suivi financier des équipes sur les tableaux de bord;

• Établir et mettre à jour un tableau de suivi de l'ensemble des contrats en gestion à l’École polytechnique;

• Centraliser, scanner, classer et archiver les pièces de dépenses;

• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité;

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

Activités complémentaires :

• Le laboratoire s'est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Un groupe « Climaction » a été constitué depuis deux ans. Il réalise le bilan carbone annuel du laboratoire et propose des actions pour diminuer les émissions de CO2 du laboratoire. Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière s'assure que les agents partant en mission respectent les quotas de CO2 annuels donnés par le laboratoire. Toute initiative de sa part dans ce domaine sera bienvenue.

• Assurer la logistique d'organisation d’évènements (workshop, conférences, etc.).

• Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :

Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Télétravail (selonposte)

• Remboursement du titre de transport : 75%

• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur

• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit

• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...

• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 3, en gestion administrative, financière ou équivalent (type GEA), vous justifiez d’une expérience réussie de 3 à 5 ans dans le domaine de la gestion administrative et financière.

Une connaissance de l’environnement de la recherche publique aurait un atout.

Vous justifiez d’une grande rigueur, d’un bon sens de l’organisation et d’une réelle autonomie. Réactif(ve) et discret(ète), vous savez gérer les priorités dans un environnement complexe, anticiper les échéances, proposer des solutions et travailler efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.

Vous êtes à l’aise dans l’utilisation de l’anglais professionnel, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral.