ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) (H/F)

EHPAD RESIDENCE DE L YZE; Corps-Nuds; Sur place; EUR 21 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

La Résidence de l'Yze, EHPAD public autonome de Corps-Nuds, recrute en CDI une personne en charge de l'accueil et des relations avec les résidents et leurs familles. Vous serez le premier visage de l'établissement et devrez écouter, orienter et rassurer.

Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, accompagnerez les admissions et les résidents, et effectuerez le suivi administratif et la facturation. Une connaissance du secteur médico-social et des outils bureautiques est appréciée.

Qualifications

• 24 mois d'expérience indispensable.
• Bac+2 ou équivalents exigé.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels.
• Savoir-être: écoute, empathie et discrétion.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement.
• Accompagner les admissions et les résidents.
• Assurer la facturation et le suivi administratif.
• Être un point d'appui pour la communication de l'établissement.
• Participer à la vie et au fonctionnement de l'établissement.

Connaissances

Accueil et écoute

Gestion des sollicitations

Organisation et priorisation

Rigueur administrative

Discrétion et confidentialité

Travail en équipe

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Et si votre rôle était bien plus que d'assurer un accueil ?À la Résidence de l'Yze, notre devise est : « Eux d'abord, nous ensemble ».L'EHPAD accueille aujourd'hui 56 résidents et s'inscrit dans un projet de reconstruction qui portera prochainement sa capacité à 88 places. Dans ce contexte de transformation, une vacance de poste en lien avec un départ à la retraite nous invite à recruter le nouveau ou la nouvelle personne en Charge de l'accueil et des relations avec les résidents et les familles.L'enjeu est important car vous serez le premier visage que découvrent les résidents, les familles, les professionnels et les visiteurs qui franchissent les portes de l'établissement.Votre rôle ne se limite pas à assurer un accueil administratif : vous êtes un véritable repère au quotidien, capable d'écouter, d'orienter, de rassurer, de répondre aux sollicitations et de faire le lien entre les différents acteurs de la vie de l'EHPAD.Dans un environnement où peuvent se côtoyer des personnes âgées fragilisées, des familles parfois inquiètes, des professionnels sollicités et de nombreux interlocuteurs extérieurs, vous saurez adapter votre posture à chaque situation.Votre qualité d'accueil, votre écoute et votre capacité à garder votre calme seront aussi importantes que votre rigueur administrative.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement dont la gestion des sollicitations multiples, y compris dans des situations nécessitant patience, écoute et discernement
• Accompagner les admissions et les résidents
• Assurer la facturation et le suivi administratif
• Être un point d'appui pour la communication de l'établissement
• Participer à la vie et au fonctionnement de l'établissement

• l'accueil de publics différents et parfois vulnérables
• l'écoute et la communication bienveillante
• la gestion de sollicitations simultanées
• l'organisation et la priorisation des tâches
• la gestion de situations imprévues ou urgentes
• le travail en équipe

• bienveillance et votre empathie
• sens de l'écoute
• patience
• réactivité
• autonomie
• sens pratique
• capacité d'adaptation
• discrétion et respect de la confidentialité
• capacité à prendre du recul face aux situations difficiles

Une connaissance du secteur médico-social ou une expérience auprès de publics vulnérables serait appréciée.La maîtrise des outils bureautiques et des logiciels professionnels est attendue.Votre lettre de motivation devra nous permettre de comprendre pourquoi vous êtes la personne qui saura incarner ce poste. Donc ne pas se limiter à présenter votre parcours.À partir du descriptif des missions et des qualités attendues dans cette annonce, choisissez plusieurs aspects du poste qui vous correspondent particulièrement et expliquez, à partir d'expériences concrètes, comment vous pourriez les mettre en œuvre au sein de la Résidence de l'Yze.

Type de contrat CDI Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée Salaire

• en fonction de l'expérience

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• 24 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Gestion des emails
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Modalités d'accueil
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de prise de notes
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Employeur

20 à 49 salariés

EHPAD public autonome, de 56 résidents à Corps-Nuds, commune de Rennes métropole à 15 minutes au sud de Rennes.Mme Emilie JOURDAN