Adjoint au chef du bureau de la représentation de l'Etat (H/F)

Préfecture des Vosges; Épinal; Sur place; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture des Vosges recrute pour des missions liées aux élus et à l’administration générale. Vous assurez la mise à jour du RNE, la gestion des candidatures sur SIE2 et l’organisation de cérémonies en lien avec le bureau des élections et les autorités.

Vous maîtrisez le guide du protocole, rédigez des courriers et dossiers, et assurez l’intérim du chef de bureau. Discrétion et sens de l’organisation exigés, avec contact quotidien avec les élus et les services internes.

Qualifications

• Forte capacité d’adaptation dans l’exercice des missions polyvalentes.
• Capacité rédactionnelle élevée et esprit de synthèse.
• Connaissance de l’administration et rigueur organisationnelle.

Responsabilités

• Félicitations et mise à jour du RNE et des fiches élus en vue des VO.
• Gestion des données de référence (communes, bureaux de votes, inscrits).
• Gestion des candidatures sur le progiciel SIE2 et organisation des cérémonies.
• Rédaction des courriers protocolaires et préparation du dossier VO.
• Intérim du chef de bureau et répartition des tâches.
• Préparation des dossiers et organisation des visites officielles.

Connaissances

Adaptation

Rédaction

Synthèse

Connaissance de l’administration

Rigueur

Organisation

Discrétion professionnelle

Outils

SIE2

DECOS

Description du poste

Missions en lien avec les élus

• Félicitations aux nouveaux élus.
• Mise à jour du RNE (répertoire national des élus)
• Mise à jour des fiches élus en vue des VO

Remontées des résultats des élections sur le territoire

• Préparation et organisation des soirées électorales en lien avec le BCI et le bureau des élections.
• Gestion des données de références (communes, bureaux de votes, inscrits etc.)
• Gestion des candidatures sur le progiciel SIE2

Organisation des tests sur le progiciel EIREL (activation des comptes, prises en main etc.)

• Analyse politique des résultats électoraux (en lien avec le chef de bureau sur le progiciel SIE2)

Distinctions honorifiques

• Préparation et rédaction des mémoires de propositions de distinctions honorifiques
• Maîtrise de l’application DECOS ainsi que du tableau interne de recensement des distinctions.
• Veille active des nominations sur des Ordres Nationaux

Protocole et cérémonies

• Maîtriser le guide du protocole (en lien avec le chef du bureau)
• Rédaction des courriers protocolaires, de réponses aux élus, parlementaires, lettres de félicitations, condoléances etc. en s’appuyant sur les directives du ministère de l’Intérieur.
• Participer aux réunions d’organisations des cérémonies annuelles en lien avec le DMD, l’OnaC-VG, les mairies etc.
• Organisation de séquences protocolaires en vue des actions terrains du corps préfectoral en rédigeant le dossier de séquence.
• Mailing aux mairies pour les pavoisements et allocutions nationales

Management

• Assurer l’intérim du chef de bureau en son absence
• Répartition des tâches conjointement avec le chef de bureau lors des VO

Visite Officielle (en lien avec le chef de bureau)

• Rédaction et préparation du dossier VO
• Préparation des fiches
• Rédaction du déroulé des séquences minutées.

Emploi-type: Administration générale / ADM006A

Personnes à contacter:

• chef du bureau de la représentation de l'Etat: M. Alexandre POINSIGNON
• Tél: [phone]
• Directeur de cabinet - M. Priscillien PITTET
• Tél: [phone]
• Chef du Bureau des Ressources Humaine - Mme Brigitte SAIVE Tél: [phone]

Compétences attendues

• Forte capacité d’adaptation dans l’exercice des missions polyvalentes
• Forte capacité rédactionnelle
• Esprit de synthèse
• Connaissance de l’administration
• Rigueur et capacité d’organisation fortement requises
• Obligation de discrétion professionnelle

Présentation de Préfecture des Vosges

Préfecture des Vosges