PREF 35/CAB - Chef du bureau de la représentation de l'État (H/F)

Préfecture d'Ille-Et-Vilaine; Rennes; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture d'Ille-et-Vilaine recherche un chef de bureau pour diriger le pôle et assurer l’encadrement des agents, sous l’autorité du chef de cabinet et de son adjoint.

Le poste exige adaptabilité, polyvalence et forte capacité rédactionnelle et organisationnelle, avec disponibilité pour déplacements éventuels en dehors des heures ouvrables; vous coordonnerez les affaires politiques, le protocole et les affaires institutionnelles.

Qualifications

• Connaissances juridiques pratiques.
• Informatique et bureautique maîtrisées.
• Bonne connaissance de l’environnement professionnel.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les affaires politiques et institutionnelles du cabinet.
• Gérer les voyages officiels et la documentation institutionnelle.
• Assurer le traitement et le suivi des courriers et des réponses aux interventions.
• Mettre en œuvre les moyens garantissant fiabilité, qualité et délais de traitement.

Connaissances

Connaissances juridiques

Informatique/bureautique

Environnement professionnel

Description du poste

Fondements juridiques: Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter: Maud Allanic, Cheffe de Cabinet: [e-mail]

Activités principales

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet et de son adjoint, le ou la cheffe du bureau de la représentation de l’Etat.

1. Organise et coordonne le fonctionnement des affaires politiques et institutionnelles :

• En matière de voyages officiels : organisation matérielle des visites officielles dans le département en appui de la cheffe de cabinet.
• En matière d’affaires institutionnelles et politiques : tenue à jour de la documentation institutionnelle propre au service du cabinet : dossier territorial, coordonnées et biographies des élus, annuaire du cabinet, gestion de la procédure de délivrance des cartes d’élus (maires et adjoints), administrateur RNE, traitement des démissions d’élus (maires et adjoints), veille politique et élaboration de notes d’analyse politique, rédaction des discours à destination du corps préfectoral.
• En matière électorale, en lien avec le bureau de la citoyenneté : gestion des aspects politiques des élections, organisation des journées et des soirées électorales.
• En matière de courrier réservé et d’interventions : analyse, traitement et suivi des courriers relevant de son périmètre, coordination et élaboration des réponses aux interventions (parlementaires, élus, particuliers et institutionnels) en coordination avec les services intéressés (internes et externes).
• En matière de laïcité et valeurs de la république : correspondant culte et laïcité, coordination et suivi des actions menées en matière de respect de la laïcité et des valeurs républicaines dans le département, contribution au dialogue avec les cultes, organisation matérielle des rencontres territoriales de l’islam et des assises départementales de lutte contre les actes antireligieux.
• En matière d’archives : traitement des demandes d’accès aux archives avant l’expiration des délais légaux.

Organise et coordonne le fonctionnement et l’activité Protocole, chancellerie et distinctions honorifiques (…)

• En matière de protocole : coordination des actes préparatoires à la définition du calendrier annuel des cérémonies départementales en lien avec la ville de Rennes, l’ONACVG et l’OGZDS Ouest de calendrier des cérémonies départementales, gestion, pour chaque cérémonie départementale, des actions relevant du Service du cabinet (…)
• En matière de chancellerie et distinctions honorifiques : (…)

Met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle.

Participe à l’astreinte tournante communication.

Assure l’encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Au regard du dimensionnement du bureau la fonction nécessite adaptabilité, polyvalence ainsi qu’une forte capacité rédactionnelle et organisationnelle.

Disponibilité et adaptabilité (déplacements officiels possibles en dehors des heures ouvrables).

Profil recherché

Connaissances techniques

• Avoir des compétences juridiques : niveau pratique.
• Requis.
• Avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis.
• Connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise – requis.
• Savoir s'organiser : niveau maîtrise.
• Requis.
• Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise.
• Requis.
• Savoir rédiger : niveau expert.
• Requis.
• Savoir analyser : niveau maîtrise – requis.

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis.
• Savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis.
• Savoir communiquer : niveau maîtrise.
• Requis.

Présentation de Préfecture d'Ille-Et-Vilaine

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