Adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies (F/H)

Rectorat de Paris; Paris; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Le Rectorat de Paris recherche un adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies (F/H) pour assurer le bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et l’entretien des locaux Sorbonne et annexes. Vous coordonnez les interventions des équipes courrier, standard et entretien sous la responsabilité du chef de bureau.

Vous pilotez les activités logistiques, établissez les besoins en nettoyage et suivez les prestations externalisées, avec traçabilité des

Responsibilities

• Animer et encadrer une équipe de 5 agents courriers et standard et 2 techniciennes de surface
• Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l’aide de fiches de procédure et d’indicateurs
• Établir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers des charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres
• Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements…)
• Communiquer les anomalies de nettoyage et proposer une révision de la répartition des prestations
• Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets
• Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance
• Tenir le planning de réservation des véhicules et suivre la gestion
• Assurer l’interface de la gestion des stocks et l’inventaire des matériels d’entretien et des cérémonies
• Appliquer et faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité des personnels
• Suppléer le chef de bureau pendant son absence et encadrer l’ensemble des personnels

Job description

L’adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies en charge des services généraux (F/H) veille au bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et à l’entretien de l’ensemble immobilier Sorbonne et de ses annexes. Il coordonne, sous la responsabilité du chef de bureau, les interventions pour les équipes rattachées : courrier, standard et agents d’entretien de la Chancellerie.

Activités principales

• Animer et encadrer une équipe de 5 agents aux bureaux du courrier et du standard et 2 techniciennes de surface
• Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l’aide de fiches de procédure et d’indicateurs
• Etablir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers de charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres
• Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements…)
• Communiquer toutes anomalies de nettoyage des locaux affectés aux établissements affectataires en Sorbonne auprès des homologues concernés et proposer un réexamen de la répartition des prestations si nécessaire
• Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets : collecte sélective, réduction et valorisation selon le protocole défini au PAE
• Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance fixés sur les domaines d’activité
• Tenir le planning de réservation des véhicules, veiller aux respects des procédures définies et au suivi de gestion
• Assurer l’interface de la gestion des stocks liée aux interventions et la gestion de l’inventaire des matériels d’entretien et des cérémonies
• Appliquer et faire appliquer les règles d’hygiène et de sécurité des personnels rattachés selon leurs spécificités,
• Suppléer le chef de bureau pendant son absence dans ses activités de coordination des services et de l’atelier rattachés et participer à l’encadrement de l’ensemble des personnels

Activités secondaires

• Préparer les besoins matériels, en personnels et équipements audiovisuels des cérémonies, veiller au bon déroulement de la prestation, en cas d’absence du chargé des cérémonies