Office Operations Coordinator

Premium Pouch Global; Helsinki; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Premium Pouch on nopeasti kasvava suomalainen nikotiinipussiyritys, joka hallinnoi omia Greatest- ja Puff&Pouch-brändejään. Etsimme kokenutta Office Operations Coordinatoria liittymään pääkaupunkiseudulla.

Rooli tarjoaa paljon itsenäisyyttä, vastuunottoa ja suoraa tukea johdolle, sekä tiivistä yhteistyötä eri tiimien kanssa. Vastuullasi on talouden ja dokumentaation koordinointi, kumppani- ja kaupallinen tuki sekä toimisto- ja operatiivisen toiminnan hallinta.

Qualifications

• Vahvat organisointi- ja koordinointitaidot sekä käytännön ote.
• Sujuva käyttökokemus Office-työkaluista (Excel/Word) ja Google Workspace.
• Canva-taito ja AI-työkalujen hyödyntäminen arjessa.
• Sujuva suomi ja englanti sekä ruotsi/espanja/saksa etuna.

Responsibilities

• Talouden ja dokumentaation tehtävät: proforma-laskut, vienti-/tuontidokumentit, raportointi.
• Partneri- ja kaupallinen tuki: materiaalit kumppaneille, tapahtumien logistiikka, näytteiden lähetys.
• Toimisto & operatiivinen tuki: matkajärjestelyt, toimiston hallinto, sisäiset kokoukset ja onboarding-toimet.

Skills

Organisaatio- ja koordinointitaidot

Office-sovellukset (Microsoft Office /

Tools

Canva

Microsoft Office / Google Workspace

Job description

Office Operations Coordinator – Premium Pouch

Premium Pouch on nopeasti kasvava, maailmanlaajuisesti toimiva nikotiinipussiyritys, joka myy ja hallinnoi omia Greatest- ja Puff&Pouch-brändejään.

Liiketoimintamme kasvaessa etsimme kokenutta ja oma-aloitteista Office Operations Coordinatoria liittymään tiimiimme pääkaupunkiseudulla. Tässä roolissa olet keskeinen tuki johdolle ja teet tiivistä yhteistyötä eri tiimien kanssa. Koordinoit laajaa kirjoa operatiivisia ja hallinnollisia tehtäviä, jotka pitävät liiketoiminnan pyörimässä joka päivä. Rooli tarjoaa paljon itsenäisyyttä ja vastuuta, ja sopii henkilölle, joka nauttii rakenteen luomisesta, nopeasta ongelmanratkaisusta ja kasvavan yrityksen tukemisesta käytännönläheisesti.

Vastuualueesi

Talous & dokumentaatio

• Proformalaskujen sekä tulli- ja muiden vienti-/tuontidokumenttien valmistelu ja lähetys
• Yksinkertaisten sisäisten raporttien kokoaminen
• Sopimusten ja perusdokumentaation arkistointi

Kumppani- ja kaupallinen tuki

• Esitteiden ja materiaalien teko kumppaneille
• Messu- ja tapahtumalogistiikan koordinointi
• Näytteiden ja materiaalien lähetysten järjestäminen kumppaneille ja asiakkaille
• Päivittäinen yhteydenpito toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin

Toimisto & operatiivinen tuki

• Lento-, hotelli- ja autonvuokrausvarausten koordinointi johdolle ja myyntitiimille
• Toimiston hallinnon ja toimittajasopimusten koordinointi
• Sisäisten palavereiden, matkajärjestelyjen, tarjoilujen ja muiden käytännön toimistoasioiden järjestäminen
• Uusien työntekijöiden käytännön järjestelyt (kulkukortit, laitteet, tunnukset) ja tiimipäivien järjestely
• Jatkuva hallinnollisten rutiinien ja toimintatapojen kehittäminen

Sinä olet

Omatoiminen ja luotettava ammattilainen, joka nauttii vastuun ottamisesta ja asioiden eteenpäin viemisestä. Ymmärrät miksi jotain tehdään, et vain suorita mekaanisesti, vaan löydät järkevimmän ja nopeimman tavan hoitaa asia. Hallitset useita prioriteetteja yhtä aikaa ilman että sinua tarvitsee muistuttaa mikä on tärkeää, ja olet luotettava pienissäkin yksityiskohdissa. Viihdyt nopeasti muuttuvassa kasvuympäristössä ja pystyt tarvittaessa toimimaan nopeasti paineen alla.

Menestyäksesi tässä roolissa sinulla on todennäköisesti

• Vahvat organisointi- ja koordinointitaidot sekä käytännönläheinen ote
• Sujuva Microsoft Office / Google Workspace -osaaminen, erityisesti Excel ja Word/Docs
• Canvan käyttötaito
• Kyky hyödyntää tekoälytyökaluja työn tehostamiseen
• Sujuva suomi ja englanti, sekä kirjallisesti ja suullisesti – ruotsi, espanja tai saksa on plussaa

Mitä tarjoamme

Mahdollisuuden ottaa aidosti vastuuta nopeasti kasvavassa yrityksessä, jossa työsi merkitys näkyy heti. Lisäksi saat vakituisen roolin, joka on rakennettu sille, joka haluaa kasvaa yrityksen mukana, ei lyhytaikaiselle harjoittelijalle.

Sinulla on mahdollisuus

• Ottaa vastuu laajasta ja monipuolisesta roolista
• Työskennellä tiiviisti johdon kanssa nopeatempoisessa kasvuympäristössä
• Vaikuttaa siihen, miten hallinnollisia ja operatiivisia prosesseja rakennetaan yrityksen kasvaessa

Tietoa meistä

Työpaikka: Pääkaupunkiseutu

Aloitus: Sopimuksen mukaan, mahdollisimman pian

Sopimustyyppi: Vakituinen, kokoaikainen (8h/pv)

Lisätietoja roolista tai prosessista: Aleksi Rönkkö, [phone]

Office Operations Coordinator – Premium Pouch

Premium Pouch is a fast-growing, Finnish nicotine pouch company that sells and manages its own Greatest and Puff&Pouch brands.

As our business continues to grow, we are looking for an experienced and proactive Office Operations Coordinator to join our team in the Helsinki Finland. In this role, you will be a key support to management and work closely with colleagues across the business. You will coordinate a broad range of operational and administrative activities that keep the business running smoothly every day. This position offers a high degree of independence and responsibility, and is well suited to someone who enjoys creating structure, solving problems quickly, and supporting a growing business in a practical, hands-on way.

Your Responsibilities

Finance & Documentation

• Prepare and send proforma invoices, customs and other export/import documentation
• Put together internal reports
• Maintain contract archives and basic documentation

Partner & Commercial Support

• Prepare materials and presentations for partners
• Coordinate logistics for trade shows and events
• Arrange shipment of samples and materials to partners and customers
• Handle day-to-day communication with suppliers and partners

Office & Operations

• Coordinate flight, hotel and car rental bookings for management and the sales team
• Coordinate office administration and supplier agreements
• Organise internal meetings, travel arrangements, catering and other practical office activities
• Handle practical arrangements for new employees (access cards, equipment, credentials) and help organise team days
• Continuously look for ways to improve administrative routines and ways of working

About You

You are a self-starting, dependable professional who enjoys taking ownership and figuring things out. You think about why something is done, not just how, and you find the fastest, most sensible way to get it done. You manage several priorities at once without needing to be told what's important, and you're reliable down to the small details. You thrive in a fast-changing, high-growth environment and can move quickly when the pressure is on.

To Succeed In This Role, You Likely Have

• Strong organisational and coordination skills, with a hands-on, get-it-done attitude
• Confident use of Microsoft Office / Google Workspace, especially Excel and Word/Docs
• Working knowledge of Canva
• Comfort using AI tools to work faster and smarter
• Professional fluency in Finnish and English, written and spoken. Swedish, Spanish or German is an advantage

What We Offer

The chance to take real ownership in a fast-growing company where your work matters from day one — and a permanent role built for someone who wants to grow with the business, not a short-term placement.

You Will Have The Opportunity To

• Take ownership of a broad and varied role
• Work closely with management in a fast-paced, high-growth environment
• Shape how administrative and operational processes are built as we scale

About Us

Workplace: Helsinki metropolitan area

Start date: By agreement, as soon as possible

Contract type: Permanent, full-time (8h/day)

For further questions regarding the role or the process, please contact: Aleksi Rönkkö, [phone]