Senior Payroll & Administration Specialist

SmartRental Group; Madrid; Hybrid; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Salario competitivo

Desarrollo profesional y crecimiento

Descuentos en alojamientos y servicios

Job summary

SmartRental Group busca un Senior Payroll Administration Specialist para liderar la nómina internacional en España, Portugal, Reino Unido y Hungría, Grecia y Alemania. Coordinarás con gestorías externas, asegurarás la precisión de nóminas y el cumplimiento normativo en varios países.

Se requiere experiencia con plataformas globales de nómina, como Papaya Global o ADP Celergo, y dominio de herramientas HR como Factorial y A3 Innuva. Inglés alto imprescindible.

Qualifications

• Mínimo 3 años de experiencia en puesto similar.

Responsibilities

• Gestionar íntegramente la nómina coordinando con la gestoría externa para España, Portugal, Reino Unido y Hungría.
• Revisar cálculos, retenciones y cotizaciones antes del cierre.
• Asegurar calendarios mensuales y cumplimiento normativo en distintos países.
• Interlocución con managers y áreas internas para mejorar procesos.
• Arquitectura de procesos, auditorías internas y automatización.

Skills

Payroll management

Vendor management

Global payroll platforms

HR software

Excel

Inglés alto

Tools

Papaya Global

ADP Celergo

Payslip

Factorial

A3 Innuva

Job description

¡Únete a nuestro equipo de SmartRental!

SmartRental Group , es una empresa joven con gran dinamismo, dedicada a la explotación y gestión de inmuebles para el sector turístico y de restauración.

Nuestra visión es ser el líder europeo en el mercado, proporcionando soluciones diversas y adaptadas a todas las necesidades de alojamiento.

Con más de 10 años de experiencia, nuestra actividad se centra en hoteles, apartamentos, Hostels, residencias de estudiantes y residencias de lujo para la tercera edad.

Nuestro portafolio cuenta con marcas como SmartRental Collection, Akeah, Malacuna, Live It, Suio, Evoca y Lemonade, cubriendo diversos mercados verticales en el sector de Living y Hospitality.

El/La Senior Payroll Administration Specialist es responsable de la gestión integral de la administración laboral y nómina, actuando como propietario/a interno/a del proceso y coordinando la correcta ejecución con las gestorías externas. Da servicio a las operaciones de España, Portugal, Reino Unido, Hungría, Grecia y Alemania garantizando la correcta gestión y coordinación de los procesos laborales en cada país. Supervisa el cumplimiento de calendarios, controles y normativa aplicable, colaborando estrechamente con managers y dirección. Además, anticipa incidencias, identifica oportunidades de mejora y promueve el uso de herramientas tecnológicas para optimizar la eficiencia, trazabilidad y escalabilidad de los procesos de People Administration.

¿Cuáles serán tus funciones?

Gestión Integral y Supervisión del Proceso de Nómina

Liderar internamente el proceso completo de nómina, coordinando y supervisando el trabajo de la gestoría externa común para todos los países (España, Portugal, Reino Unido y Hungría).

Garantizar la correcta recopilación, validación y envío de incidencias de nómina dentro de los plazos establecidos.

Revisar y validar los cálculos salariales, variables, retenciones fiscales, cotizaciones y cualquier otro concepto retributivo antes de su cierre definitivo.

Asegurar el cumplimiento de los calendarios mensuales de nómina y de todas las obligaciones laborales y administrativas asociadas en los distintos países.

Actuar como interlocutor principal con la gestoría, realizando seguimiento continuo, exigiendo niveles adecuados de calidad y asegurando la correcta ejecución de los procesos acordados.

Control de Procesos y Mejora Continua

Diseñar, mantener y ejecutar calendarios operativos, checklists y controles internos que garanticen la calidad y consistencia de los procesos en todos los países.

Identificar riesgos, anticipar errores e implementar medidas preventivas que minimicen incidencias operativas.

Realizar revisiones periódicas y auditorías internas para asegurar la calidad de los datos y la correcta ejecución de los procesos.

Analizar oportunidades de automatización, digitalización y optimización mediante herramientas tecnológicas y nuevas funcionalidades de los sistemas existentes.

Impulsar una cultura de mejora continua en los procesos de administración de personal.

Gestión de Sistemas y Herramientas de RRHH

Administrar y mantener actualizados los sistemas de gestión de personas utilizados por la compañía (Factorial, A3 Innuva o herramientas equivalentes).

Garantizar la calidad, integridad y trazabilidad de los datos de empleados.

Supervisar las integraciones existentes entre plataformas y coordinar las acciones necesarias para su correcto funcionamiento.

Generar informes, métricas y análisis relacionados con nómina, administración laboral y gestión de personal.

Actuar como usuario avanzado de herramientas de People Management, identificando oportunidades para maximizar su utilización y eficiencia.

Administración Laboral y Gestión de Personal

Gestionar los procesos de alta, baja, modificaciones contractuales y cambios de condiciones laborales en los distintos países.

Coordinar la documentación laboral necesaria con empleados, managers y gestoría.

Mantener actualizadas las bases de datos de personal y asegurar la correcta gestión documental.

Administrar programas de beneficios, retribución flexible, seguros de salud y otros beneficios corporativos.

Relación con Managers y Stakeholders Internos

Dar soporte y asesoramiento operativo a managers y responsables de área en materia de administración laboral y procesos de personal.

Gestionar solicitudes y resolver incidencias relacionadas con nómina, contratación y administración de empleados.

Coordinarse con diferentes áreas de la compañía para garantizar la correcta ejecución de los procesos y el cumplimiento de plazos.

Cumplimiento Normativo

Garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, fiscal y de Seguridad Social vigente en los distintos países de operación.

Coordinar la implementación de cambios normativos junto con la gestoría y las áreas internas afectadas.

Asegurar la correcta aplicación de políticas internas y procedimientos corporativos.

Atención al Empleado

Resolver consultas relacionadas con nómina, beneficios, contratos, incidencias laborales y administración de personal.

Garantizar una experiencia de empleado eficiente, transparente y orientada al servicio.

¿Qué buscamos?

• Experiencia de mínimo 3 años de experiencia en puesto similar
• Experiencia previa en la gestión y supervisión de nómina en colaboración con una gestoría externa.
• Experiencia con plataformas globales de gestión de nómina, como Papaya Global, ADP Celergo, Payslip o soluciones internacionales equivalentes.
• Conocimientos avanzados en software de RRHH, como Factorial y A3 Innuva (deseable), Excel (formulación y tablas dinámicas).
• Experiencia previa en empresas del sector Hospitality o Retail, con estructuras operativas dinámicas y diversidad de perfiles profesionales.
• Fuertes habilidades en comunicación para interactuar eficazmente con la gestoría y los empleados.
• Conocimientos sólidos de legislación laboral, gestión de nóminas, Seguridad Social, IRPF y aplicación de convenios colectivos.
• Nivel de Inglés alto (otros idiomas es un plus).
• Se valorará positivamente estar en posesión de certificado de discapacidad reconocido, en el marco de nuestro compromiso con la igualdad de oportunidades.

¿Qué competencias valoramos especialmente?

• Autogestión y autonomía: capacidad para organizarse, priorizar responsabilidades y tomar decisiones con criterio.
• Confianza e integridad: responsabilidad en la gestión de información sensible.
• Compromiso: implicación, responsabilidad y orientación a resultados.
• Trabajo en equipo: capacidad para colaborar con diferentes áreas y construir relaciones de confianza.
• Pensamiento analítico: habilidad para interpretar información, identificar oportunidades de mejora y aportar soluciones.
• Proactividad: iniciativa para anticipar necesidades, resolver incidencias e impulsar mejoras en los procesos.

¿Qué ofrecemos?

• Salario competitivo.
• Posibilidad de desarrollo profesional y crecimiento dentro de una empresa en expansión.
• Descuentos en nuestros alojamientos, restaurantes y eventos. Además también contamos con descuentos en múltiples sectores gracias a la plataforma de Corporate Benefits.
• Plan de retribución flexible para ticket restaurante, guardería transporte a través de Pluxee.
• Acceso al plan Wellhub (antes Gympass), para cuidar tu bienestar físico y mental con múltiples opciones de actividad.
• Seguro médico a través de plan de retribución flexible.
• Julio, Agosto y Navidad con jornada intensiva con rotas si la operativa lo permite.
• 23 días de vacaciones.
• Contrato indefinido.