Secretario/a Administrativo/a de Despacho

LUZA Group; Madrid; Presencial; EUR 19.000 - 22.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Formación continua

Descripción de la vacante

LUZA Group busca incorporar un/a Secretario/a Administrativo/a de Despacho para un despacho de abogados en Madrid. Se requiere perfil organizado, proactivo y orientado al servicio, con experiencia en secretariado, administración o recepción, y manejo de Microsoft Office.

La posición es polivalente y transversal, con funciones de secretariado, administración, recepción y gestión de prefacturación, además de cubrir puntualmente otras necesidades del equipo.

Formación

• Formación en Administración, Secretariado o gestión administrativa.
• Experiencia previa en secretariado, administración o recepción.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office.
• Capacidad para trabajar con herramientas y plataformas de gestión.
• Persona organizada, metódica y con atención al detalle.
• Buenas habilidades de comunicación y trato profesional.
• Actitud colaborativa, proactiva y orientada al servicio.
• Capacidad para trabajar en equipo y gestionar varias tareas simultáneamente.
• Flexibilidad y polivalencia para asumir diferentes funciones según las necesidades del despacho.

Responsabilidades

• Secretariado y soporte administrativo al equipo de abogados, dando apoyo en las necesidades del día a día.
• Gestión y organización de documentación física y digital.
• Organización de agendas, reservas de salas y apoyo en la coordinación de reuniones.
• Atención y preparación de salas para reuniones internas y visitas de clientes.
• Gestión y desvío de llamadas telefónicas.
• Recepción y atención de visitas cuando sea necesario.
• Apoyo en la gestión de mensajería, paquetería y correspondencia.
• Preparación de documentación y material de apoyo para reuniones y eventos.
• Apoyo en la gestión de prefacturación, incluyendo alta/actualización de clientes y expedientes.
• Gestión y actualización de bases de datos y herramientas internas.
• Colaboración con los distintos departamentos administrativos del despacho.
• Apoyo y sustitución puntual de otras posiciones de soporte.
• Apoyo general en otras tareas administrativas necesarias para garantizar el funcionamiento del despacho.

Conocimientos

Organización

Proactividad

Resolución

Atención al detalle

Comunicación profesional

Trabajo en equipo

Orientación al servicio

Inglés (nivel básico)

Microsoft Office

Educación

Formación en Administración/Secretariado

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Desde LUZA Group buscamos incorporar un/a Secretario/a Administrativo/a de Despacho para un importante despacho de abogados.

Buscamos una persona organizada, proactiva, resolutiva y con orientación al servicio, que dé apoyo a los distintos departamentos administrativos del despacho y, especialmente, al equipo de abogados y secretariado en las tareas del día a día.

Se trata de una posición polivalente y transversal, en la que la persona incorporada colaborará con diferentes áreas del despacho, prestando apoyo en funciones de secretariado, administración, recepción y gestión de prefacturación, así como cubriendo puntualmente otras necesidades del equipo.

¿Cuáles serán tus funciones?

• Secretariado y soporte administrativo al equipo de abogados, dando apoyo en la gestión de sus necesidades del día a día.
• Gestión y organización de documentación física y digital.
• Organización de agendas, reservas de salas y apoyo en la coordinación de reuniones.
• Atención y preparación de salas para reuniones internas y visitas de clientes.
• Gestión y desvío de llamadas telefónicas.
• Recepción y atención de visitas cuando sea necesario.
• Apoyo en la gestión de mensajería, paquetería y correspondencia.
• Preparación de documentación y material de soporte para reuniones y eventos.
• Apoyo en la gestión de prefacturación, incluyendo:
  • Alta y actualización de clientes, asuntos y expedientes en la herramienta de gestión.
  • Introducción y actualización de datos.
  • Subida y gestión de documentación en la herramienta.
  • Revisión de información y documentación necesaria para la prefacturación.
  • Apoyo en el seguimiento de los procesos administrativos vinculados a la facturación.
• Gestión y actualización de bases de datos y herramientas internas.
• Colaboración con los distintos departamentos administrativos del despacho.
• Apoyo y sustitución puntual de otras posiciones de soporte, especialmente en situaciones de ausencia, vacaciones o picos de trabajo, incluyendo recepción y administración.
• Apoyo general en otras tareas administrativas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del despacho.

Requisitos

• Valorable formación en Administración, Secretariado, Gestión Administrativa o similar.
• Experiencia previa en puestos de secretariado, administración o recepción.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office.
• Capacidad para trabajar con herramientas y plataformas de gestión.
• Persona organizada, metódica y con atención al detalle.
• Buenas habilidades de comunicación y trato profesional.
• Actitud colaborativa, proactiva y orientada al servicio.
• Capacidad para trabajar en equipo y gestionar varias tareas simultáneamente.
• Flexibilidad y polivalencia para asumir diferentes funciones según las necesidades del despacho.

Valoraremos

• Experiencia previa en despachos de abogados, despachos profesionales, asesorías o entornos corporativos.
• Experiencia realizando secretariado para abogados o profesionales.
• Experiencia en prefacturación, facturación o gestión administrativa de expedientes.
• Experiencia con herramientas de gestión de despachos.
• Nivel de inglés para atención telefónica y recepción de visitas.

¿Qué ofrecemos?

• Incorporación a un despacho consolidado y de reconocido prestigio.
• Entorno profesional, dinámico y colaborativo.
• Posición estable y con una visión transversal del funcionamiento del despacho.
• Posibilidad de aprendizaje y desarrollo dentro del área administrativa y de secretariado.
• Formación continua.
• Salario: 19.000 € brutos anuales.

¡Estamos deseando conocerte!