Personal Assistant to Chief Executive Officer

Catenon; Palma; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Catenon busca incorporar un/a Personal Assistant del CEO para proporcionar apoyo ejecutivo y administrativo de alto nivel al CEO de una empresa con presencia internacional y sede en Palma de Mallorca.

La persona seleccionada gestionará la agenda, organizará viajes y coordinará comunicaciones con la alta dirección, manteniendo la confidencialidad y la eficiencia operativa en un entorno corporativo.

Qualifications

• Experiencia demostrable como Personal Assistant o Ejecutivo a nivel CEO.
• Gestión de agendas complejas y coordinación con dirección.
• Organización de viajes nacionales e internacionales y logística de reuniones.

Responsibilities

• Gestionar y optimizar la agenda del CEO y coordinar reuniones y compromisos.
• Organizar viajes y logística de reuniones corporativas y oficiales.
• Redactar, revisar y preparar documentos e informes ejecutivos.
• Mantener confidencialidad y gestionar comunicaciones del CEO.
• Coordinar con la alta dirección y otros interlocutores estratégicos.

Skills

Gestión de agendas

Apoyo directo a CEO

Organización de viajes

Redacción de documentos

Confidencialidad

Education

Formación en Administración y Dirección de Empresas

Turismo / Gestión Hotelera

Tools

Office Suite

Job description

Buscamos incorporar un/a Personal Assistant del CEO para proporcionar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel al CEO de una prestigiosa empresa con presencia internacional y sede corporativa en Palma de Mallorca.

La persona seleccionada será un apoyo clave y de máxima confianza para el CEO, garantizando una gestión eficiente de su agenda, compromisos profesionales, viajes y comunicaciones, así como la coordinación de asuntos prioritarios con los distintos miembros del Comité de Dirección y otros interlocutores estratégicos.

Funciones:

Gestión de agenda y soporte ejecutivo

• Gestionar y optimizar la agenda del CEO, coordinando reuniones, citas, compromisos profesionales y prioridades diarias.
• Organizar reuniones con miembros del Comité de Dirección, responsables de área, propietarios, accionistas, inversores y otros interlocutores estratégicos.
• Preparar agendas, documentación, presentaciones e informes necesarios para reuniones ejecutivas.
• Realizar el seguimiento de acuerdos, tareas pendientes y compromisos adquiridos.
• Anticiparse a las necesidades del CEO, identificando posibles conflictos de agenda y proponiendo soluciones de manera proactiva.

Organización de viajes y logística

• Planificar y coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, traslados, itinerarios y reservas.
• Gestionar cambios de última hora, imprevistos y necesidades logísticas con agilidad y eficacia.
• Coordinar los desplazamientos y la logística asociados a reuniones corporativas, visitas a hoteles, eventos y encuentros institucionales.
• Garantizar que todos los detalles se gestionen con el máximo nivel de calidad, comodidad y discreción.

Gestión administrativa y del despacho del CEO

• Supervisar el funcionamiento diario de la oficina del CEO, asegurando una organización eficiente y estructurada.
• Gestionar correspondencia, comunicaciones, llamadas y correo electrónico, priorizando los asuntos según su importancia y urgencia.
• Redactar, revisar y preparar documentos, informes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.
• Coordinar la gestión de gastos, facturas, documentación y procesos administrativos vinculados a la actividad del CEO.
• Mantener un sistema de archivo organizado y seguro, garantizando la confidencialidad de la información.

Coordinación con la alta dirección y otros interlocutores

• Actuar como punto de contacto entre el CEO y los distintos departamentos corporativos, directores de hotel y equipos de dirección.
• Mantener una comunicación fluida y profesional con accionistas, propietarios, socios estratégicos y colaboradores externos.
• Facilitar la coordinación entre las diferentes áreas de la organización y asegurar el seguimiento de asuntos prioritarios.
• Gestionar las comunicaciones con diplomacia, criterio y una excelente capacidad de interlocución.

Confidencialidad y gestión de información sensible

• Gestionar información corporativa, financiera, estratégica y personal con absoluta discreción.
• Garantizar la custodia y el tratamiento seguro de documentos y comunicaciones confidenciales.
• Actuar con criterio, madurez profesional y máxima responsabilidad ante situaciones delicadas.
• Mantener una estricta confidencialidad sobre las actividades, decisiones y relaciones profesionales del CEO.

Soporte en proyectos estratégicos y necesidades específicas

• Colaborar en la preparación y coordinación de proyectos especiales e iniciativas ejecutivas.
• Apoyar la organización de reuniones del Consejo de Administración, encuentros de alta dirección, eventos corporativos y visitas institucionales.
• Realizar búsquedas de información y preparar documentación de apoyo para la toma de decisiones.
• Atender solicitudes específicas del CEO y resolver necesidades puntuales con rapidez, autonomía y orientación a resultados.
• Cuando así se acuerde, prestar apoyo en determinadas gestiones personales vinculadas a la organización y disponibilidad del CEO.

Perfil requerido

Experiencia y formación

• Experiencia demostrable como Personal Assistant, Executive Assistant o Asistente de Dirección de alto nivel, prestando soporte directo a un CEO, presidente, director general o miembro de la alta dirección.
• Experiencia en gestión de agendas complejas, organización de viajes y coordinación con interlocutores de alto nivel.
• Formación superior en Administración y Dirección de Empresas, Turismo, Gestión Hotelera, Asistencia a la Dirección o disciplinas relacionadas, valorándose positivamente la formación complementaria.
• Español e inglés fluidos, tanto oralmente como por escrito.
• Se valorará el conocimiento de otros idiomas, especialmente alemán y francés.