Office Manager

Cipla; Madrid; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Cipla busca un Office Manager para liderar funciones administrativas en España. Coordinará compras, instalaciones, RR. HH., cumplimiento normativo y soporte a ventas, garantizando procesos eficientes y cumplimiento legal.

Se requiere nivel alto de inglés y Excel a nivel medio; se valorará experiencia en gestión documental, firmas digitales y control de activos. Puesto presencial en Madrid con jornada completa.

Qualifications

• Nivel intermedio de Excel.
• Nivel alto de inglés.

Responsibilities

• Gestionar adquisición de material de oficina y compras diarias.
• Administrar contratos de alquiler y arrendamiento.
• Apoyar en RR. HH.: contratos, vacaciones, bajas, incorporación y desvinculación.
• Soporte a cumplimiento de normativas de EHS.
• Coordinar la vigilancia de la salud laboral.
• Implementar y mantener políticas y procedimientos internos.
• Gestionar subvenciones FUNDAE para formación.
• Obtener y gestionar firmas digitales.
• Organizar y coordinar reuniones.
• Registrar facturas en CIMMRA.
• Procesar y pagar facturas en plazo.
• Gestionar contratos en coordinación con Legal.
• Gestionar la flota de vehículos.
• Administrar activos IT.
• Gestionar servicios de telefonía móvil e Internet.
• Supervisar el plan de compensación y beneficios flexibles.
• Coordinar soporte informático.
• Revisar y preparar contratos con clientes y proveedores.
• Atender llamadas y correos de clientes.
• Gestionar incidencias de pedidos.
• Introducir pedidos de hospitales y mayoristas.
• Garantizar envíos a la logística para entrega puntual.

Skills

Excel

Inglés

Job description

Propósito del Puesto

Proporcionar liderazgo administrativo proactivo para el negocio de España, garantizando el flujo eficiente de los pedidos y la gestión y control efectivos de las tareas administrativas, contribuyendo así al funcionamiento óptimo del negocio en España

Responsabilidades Principales

Administración y Gestión de Instalaciones

• Gestionar la adquisición de material de oficina y otras compras necesarias para las operaciones diarias
• Administrar contratos de alquiler y arrendamiento
• Brindar apoyo en Recursos Humanos: contratos laborales, vacaciones, bajas médicas, procesos de incorporación y desvinculación, gestión documental y control de activos
• Dar soporte al cumplimiento de las normativas de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS)
• Coordinar los requisitos relacionados con la vigilancia de la salud laboral
• Implementar y mantener políticas y procedimientos internos
• Gestionar la administración de FUNDAE (subvenciones para formación)
• Obtener y gestionar el uso de firmas digitales
• Organizar y coordinar reuniones

Gestión de Proveedores y Suministradores

• Registrar las facturas de proveedores en el portal CIMMRA
• Garantizar que las facturas se procesen y paguen dentro de los plazos establecidos
• Gestionar contratos en coordinación con el departamento Legal

Soporte a Ventas

• Gestionar la flota de vehículos de la empresa.
• Administrar los activos informáticos (IT)
• Gestionar los servicios de telefonía móvil e internet
• Supervisar el plan de compensación y la plataforma de beneficios flexibles
• Coordinar el soporte informático
• Revisar y preparar contratos con clientes y proveedores

Apoyo como Back-Up de Atención al Cliente

• Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos de clientes
• Gestionar incidencias relacionadas con los pedidos de clientes
• Introducir diariamente los pedidos de hospitales y mayoristas
• Garantizar que los pedidos se envíen a la agencia logística para su entrega puntual

Competencias y Conocimientos

Formación Académica

• Nivel intermedio de Excel.
• Nivel alto de inglés.

Experiencia Relevante

• Entre 3 y 4 años de experiencia como Office Manager