Auxiliar administrativo

W Hunt España; Madrid; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

W Hunt España busca un/a Office Manager para coordinar la gestión administrativa de la oficina en Madrid. El rol abarca control de documentos, compras, proveedores y facturación, asegurando el cumplimiento de procedimientos internos y la eficiencia operativa.

Se valora experiencia en coordinación de compras, manejo de Excel y herramientas ofimáticas, con capacidad de organización y autonomía. Oferta en una firma en crecimiento con ambiente dinámico.

Qualifications

• Experiencia previa en posiciones de Office Manager o Administración.
• Gestión de compras, proveedores y facturación.
• Control documental y apoyo logístico del equipo.

Responsibilities

• Coordinar y gestionar tareas administrativas generales de la oficina.
• Gestionar documentación, archivos, contratos y bases de datos internas.
• Organizar reuniones, viajes y agendas del equipo.
• Supervisar servicios generales y necesidades de la oficina.
• Gestionar facturas, proveedores y procesos de compra.
• Colaborar con el departamento financiero para conciliaciones.

Skills

Office management

Administración

Coordinación de proveedores

Excel

Herramientas ofimáticas

Tools

Excel

Office suite

Job description

Descripción de la compañía

Fondo de inversión inmobiliario con actividad en diferentes segmentos del mercado inmobiliario y una estrategia orientada a la inversión, desarrollo y gestión de activos. La compañía se encuentra en una fase de crecimiento y expansión, con un equipo dinámico y una actividad creciente en distintas áreas del negocio.

Buscamos incorporar un/a Office Manager - Adminstración para asumir la coordinación y gestión administrativa de la oficina. La posición tendrá un componente administrativo relevante, con especial atención a la gestión de compras, proveedores, facturación y control documental.

Responsabilidades principales

Gestión administrativa y soporte interno

• Coordinar y gestionar las tareas administrativas generales de la oficina.
• Gestionar documentación, archivos, contratos y bases de datos internas.
• Organizar reuniones, viajes, agendas y otras necesidades logísticas del equipo.
• Supervisar el correcto funcionamiento de los servicios generales y necesidades de la oficina.

Compras y gestión de proveedores

• Recibir, revisar y gestionar facturas de proveedores.
• Coordinar los procesos administrativos vinculados a compras y contratación de servicios.
• Gestionar altas de proveedores, solicitudes de presupuestos y seguimiento de pedidos.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores y las condiciones comerciales acordadas.
• Solicitar, recopilar y comparar presupuestos, dando soporte al proceso de selección de proveedores.
• Realizar el seguimiento de entregas, servicios contratados e incidencias.
• Coordinarse con el equipo de compras para asegurar el cumplimiento de los procedimientos internos.

Facturación y control administrativo

• Realizar el seguimiento de facturas pendientes, vencimientos y pagos.
• Comprobar que la facturación se corresponde con los servicios y pedidos realizados.
• Mantener un control actualizado de gastos administrativos y compras.
• Preparar documentación para su validación por el departamento financiero.
• Dar soporte en tareas de conciliación y control documental.

Requisitos del puesto (H/M/D)

• Experiencia en posiciones de Office Manager, Administración o funciones similares.
• Experiencia demostrable en gestión administrativa, coordinación de proveedores y control de facturación.
• Experiencia en gestión de compras, presupuestos y seguimiento de proveedores.
• Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas.

Competencias personales

• Capacidad de organización y planificación.
• Alto nivel de autonomía y sentido de la responsabilidad.
• Capacidad para gestionar varias tareas y prioridades simultáneamente.
• Discreción y capacidad para manejar información confidencial.
• Actitud proactiva y orientación al servicio interno.