Executive Assistant & General Services con inglés y francés con discapacidad

Fundación Adecco; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 42.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Fundación Adecco busca un/a Técnico/a de Apoyo a Dirección y Servicios Generales para una multinacional del sector energético. El/a candidato/a apoyará a Dirección, gestionará agendas, viajes y gastos, y coordinará comunicaciones y visitas institucionales.

También se encargará de supervisar servicios generales, velar por políticas internas, coordinar proveedores y mantener documentación actualizada. Se exige formación en secretariado o administración, al menos 3 años de experiencia, y dominio

Formación

• Formación en Secretariado, Administración, Gestión Empresarial o similar, o experiencia profesional equivalente.
• Mínimo 3 años de experiencia realizando funciones similares.
• Inglés alto, hablado y escrito.
• Francés alto, hablado y escrito.
• Usuario avanzado de Microsoft Office.
• Experiencia en gestión de agendas, reuniones y viajes.
• Experiencia en Servicios Generales, Office Management, Facilities o coordinación de proveedores/as.

Responsabilidades

• Apoyo a Dirección: coordinar comités y reuniones, gestionar agendas y desplazamientos, organizar viajes, atender comunicaciones y visitas institucionales, gestionar gastos y documentación.
• Servicios Generales: seguimiento de servicios, cumplir políticas, resolver incidencias con proveedores y áreas internas, registrar instalaciones y requisitos legales, mantener documentación de servicios.
• Soporte administrativo y transversal: atención de llamadas, reservas de transporte y alojamiento, organización de eventos, elaboración de informes, clasificación/archivo de documentos, gestionar gestiones de salud laboral.

Conocimientos

Inglés alto

Francés alto

MS Office

Gestión de agendas/reuniones

Gestión de proveedores

Viajes

Secretariado/Administración

Office Management

Educación

Formación en Secretariado/Administración o similar

Descripción del empleo

Desde Fundación Adecco estamos buscando un/a Técnico/a de Apoyo a Dirección y Servicios Generales para incorporarse a una compañía multinacional de referencia del sector energético, con una sólida presencia en España y un entorno de trabajo internacional. La posición se integra dentro del área de People & Country Services y combina funciones de apoyo a Dirección, gestión de Servicios Generales y soporte administrativo transversal. Buscamos un perfil organizado, operativo y resolutivo, con capacidad para coordinar diferentes interlocutores y desenvolverse en un entorno corporativo internacional.

¿Cuáles serán tus funciones?

• Apoyo a Dirección:
  • Coordinar la organización de comités y reuniones de Dirección.
  • Gestionar agendas, reuniones, compromisos y desplazamientos.
  • Organizar y coordinar viajes profesionales.
  • Actuar como punto de apoyo y filtro de las comunicaciones dirigidas a Dirección.
  • Recibir y atender visitas institucionales y corporativas.
  • Gestionar gastos, pedidos, documentación y otras tareas administrativas vinculadas a la actividad directiva.
• Servicios Generales:
  • Realizar el seguimiento y coordinación de los servicios generales de las oficinas.
  • Velar por el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.
  • Gestionar y resolver incidencias relacionadas con instalaciones y servicios, coordinando con proveedores y áreas internas.
  • Realizar el seguimiento de vehículos, instalaciones e inmuebles, especialmente en materia de requisitos legales y PRL.
  • Mantener actualizada la documentación y registros asociados a los servicios.
• Soporte administrativo y transversal:
  • Atención de llamadas y comunicaciones corporativas.
  • Gestión de reservas de transporte y alojamiento para empleados/as.
  • Colaboración en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas.
  • Elaboración de informes y documentación de soporte.
  • Gestión, clasificación y archivo de documentación.
  • Coordinación de determinadas gestiones relacionadas con la salud laboral.

Sobre la compañía: Formarás parte de un grupo energético internacional con una importante implantación en España, que desarrolla su actividad en diferentes áreas del sector energético y cuenta con proyectos vinculados a la transición energética y las energías renovables. Se trata de un entorno internacional, corporativo y dinámico, donde tendrás una posición transversal y contacto con diferentes áreas de la organización. #TCD

Se requiere:

¿Qué buscamos?

• Formación en Secretariado, Administración, Gestión Empresarial o similar, o experiencia profesional equivalente.
• Mínimo 3 años de experiencia realizando funciones similares.
• Inglés alto, hablado y escrito.
• Francés alto, hablado y escrito.
• Usuario avanzado de Microsoft Office.
• Experiencia en gestión de agendas, reuniones y viajes.
• Experiencia en Servicios Generales, Office Management, Facilities o coordinación de proveedores/as.