Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales Madrid

TotalEnergies; Madrid; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Zusammenfassung

TotalEnergies (GRP) busca un/a responsable administrativo/a en Madrid para apoyar a la Dirección, gestionar agendas y coordinar comités, reuniones y viajes, así como atender visitas institucionales.

Entre las funciones se incluyen gestionar gastos, pedidos, documentación y trazabilidad de servicios generales, asegurar el cumplimiento de PRL y colaborar en proyectos y mejoras de procesos.

Qualifikationen

• FormaciónSecretariado y/o experiencia similar en puesto análogo.
• Inglés y francés nivel alto (hablado y escrito)
• Experiencia en funciones administrativas y apoyo a Dirección.

Aufgaben

• Apoyo a Dirección: coordinar comités y reuniones, gestionar agendas y desplazamientos.
• Gestión de gastos, pedidos, documentación y trazabilidad de servicios generales.
• Atención de llamadas y comunicaciones corporativas; organización de viajes y actos.
• Colaborar en proyectos y mejoras de procesos, cumplimiento de PRL y normas internas.

Kenntnisse

Ofimática avanzada

Gestión de agendas

Proactividad

Trabajo en equipo

Ausbildung

Formación secretariado

Inglés alto

Francés alto

Experiencia similar

Tools

SAP Logístico

SAP Finanzas

Jobbeschreibung

Contexte et environnement

TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España. Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

Activités

• Apoyo a Dirección:
• Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
• Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
• Organizar y coordinar viajes profesionales
• Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
• Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
• Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.
• Seguimiento y coordinación de servicios generales
• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
• Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
• Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
• Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
• Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.
• Gestión administrativa y soporte transversal
• Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
• Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
• Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
• Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
• Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
• Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
• Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.
• Participación en proyectos y mejora continua
• Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
• Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
• Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Formación Académica y/o Años de Experiencia

• Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.
• Inglés nivel alto (hablado y escrito).
• Francés nivel alto de francés.
• Experiencia realizando funciones similares a las descritas.
• Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).

Competencias Técnicas y Comportamentales

• Usuario avanzado de Ofimática
• Perfil operativo
• Habilidades de comunicación
• Habilidades de relación
• Proactividad
• Flexibilidad y adaptación
• Capacidad resolutiva
• Disponibilidad para viajar
• Gestión de Servicios Generales
• Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero
• Gestión de agendas
• Trabajo en equipo

TotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.