Executive Assistant

DLA Piper; Madrid; Presencial; EUR 32.000 - 46.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

La oficina de Madrid de DLA Piper busca un/a Executive Assistant para brindar soporte administrativo y organizativo de excelencia a socios y abogados. Se responsabilizará de agendas, viajes, documentación legal, facturación y desarrollo de negocio, trabajando en equipo y manteniendo alta atención al detalle.

Se requiere 2-3 años de experiencia en puestos similares en servicios profesionales, dominio de MS Office y fluidez en inglés y español.

Formación

• 2-3 años de experiencia previa como Legal Executive Assistant o puestos administrativos similares en entornos de servicios profesionales.
• Excelentes capacidades organizativas y atención al detalle.
• Nivel alto de inglés y español.
• Manejo avanzado de Microsoft Office.
• Habilidades de trabajo en equipo y orientación al cliente.

Responsabilidades

• Gestión de agendas, reuniones, llamadas, correspondencia y viajes.
• Elaboración y formato de documentación legal, informes y presentaciones.
• Gestión y archivo de documentación física y digital.
• Apoyo administrativo a abogados y equipos legales.
• Apertura y cierre de clientes y asuntos, verificación de conflictos y AML.
• Seguimiento de gastos y control de horas.
• Apoyo en la facturación, gestión de fondos de clientes y seguimiento de cobros.
• Elaboración de informes relacionados con facturación y cuentas pendientes.
• Colaboración con marketing en propuestas y organización de eventos.
• Mantenimiento de información de clientes y directorios legales.

Conocimientos

Organización

Atención al detalle

Trabajo en equipo

Inglés y Español

Microsoft Office avanzado

Herramientas

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Descripción del empleo

TBC
En la oficina de Madrid de DLA Piper buscamos un/a Executive Assistant que quiera unirse a nuestro equipo y ofrecer soporte administrativo y organizativo de excelencia a nuestros socios y abogados.

Principales Responsabilidades

Soporte administrativo

• Gestión de agendas, reuniones, llamadas, correspondencia y viajes.
• Elaboración y formato de documentación legal, informes y presentaciones.
• Gestión y archivo de documentación física y digital.
• Apoyo administrativo a abogados y equipos legales.

Soporte financiero y de facturación

• Apertura y cierre de clientes y asuntos, verificaciones de conflictos y cumplimiento AML
• Seguimiento de gastos y control de horas
• Apoyo en la facturación, gestión de fondos de clientes y seguimiento de cobros
• Elaboración de informes relacionados con facturación y cuentas pendientes

Soporte a Marketing y Desarrollo de Negocio

• Colaboración con el departamento de marketing en la elaboración de propuestas comerciales y organización de eventos.
• Mantenimiento de información de clientes, experiencias y directorios legales.

Perfil Buscado

• 2-3 años de experiencia previa como Legal Executive Assistant o posiciones administrativas similares en entornos de servicios profesionales.
• Excelentes capacidades organizativas y atención al detalle.
• Nivel alto de inglés y español.
• Manejo avanzado de Microsoft Office.
• Habilidades de trabajo en equipo y orientación al cliente.

Buscamos una persona proactiva, organizada, resolutiva y capaz de desenvolverse en un entorno dinámico, con interés en desarrollar su carrera profesional dentro de un despacho internacional de primer nivel.
¡Te esperamos!

We are currently seeking a Executive Assistant to join our team at DLA Piper's Madrid office, providing high-quality administrative and organizational support to our partners and lawyers.

Key Responsibilities

Administrative Support

• Manage calendars, meetings, calls, correspondence, and travel arrangements.
• Prepare, format, and produce legal documents, reports, and presentations.
• Maintain accurate digital and physical filing systems.
• Provide administrative support to lawyers and the wider legal team.

Finance & Billing Support

• Support client and matter opening and closing processes, including conflict checks and AML compliance procedures.
• Assist with expense processing and time-recording reviews.
• Support billing activities, client fund administration, and payment follow-up.
• Prepare reports relating to billing, payments, and outstanding receivables.

Marketing & Business Development Support

• Collaboration with the Marketing department in the preparation of business proposals and the organisation of events.
• Maintenance of client information, deal credentials, and legal directory submissions.

Skills & Qualifications

• 2-3 years of previous experience as a Legal Executive Assistant or in a similar professional services environment.
• Strong organizational skills and excellent attention to detail.
• Excellent written and verbal communication skills in both English and Spanish.
• Advanced proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Strong teamwork skills and the ability to collaborate effectively across multiple departments.

What are we looking for?

We are seeking a proactive, highly organized, and detail-oriented professional with strong problem-solving abilities and a client-focused mindset. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, demonstrate excellent prioritization skills, and be committed to delivering high-quality work while continuously seeking opportunities for improvement.
This is an excellent opportunity for a motivated individual looking to develop their career within a leading international law firm.

Te informamos que en DLA Piper estamos firmemente comprometidos con la igualdad de oportunidades, con la diversidad e inclusión, contando con una estrategia a nivel local e internacional para la promoción y consolidación de estos valores. Este compromiso marca nuestro plan de actuación en los programas de captación, promoción y desarrollo de talento.