Werkstudent/in (m/w/d) | Personal Assistant & Office Management | Heidelberg

VAYS Ventures GmbH; Heidelberg; Hybrid; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Werkstudent 15–20h

Faire Vergütung

Remote + Vor Ort

Unternehmensblick

Junge Kultur

Wachstumsmöglichkeiten

Zusammenfassung

VAYS Ventures GmbH sucht eine(n) Werkstudenten zur Unterstützung im Office Management und in der persönlichen Assistenz. Du arbeitest flexibel zwischen Remote und vor Ort in Heidelberg, übernimmst Aufgaben von Terminkoordination bis Behördenvorbereitung und trägst so zu einem reibungslosen Unternehmensalltag bei.

Du bist eingeschriebener Student, bringst idealerweise betriebswirtschaftlichen Hintergrund mit, bist organisiert, zuverlässig und zeigst Eigeninitiative.

Qualifikationen

• Eingeschriebener Student an einer Universität oder Hochschule.
• Wohnsitz in Heidelberg, Präsenz vor Ort erforderlich.
• Strukturiert, gewissenhaft und zuverlässig.
• Eigeninitiative und Handlungsbereitschaft.
• Sicher am Computer, MS Office.
• Führerschein.
• Erfahrung in Assistenz/Office Management wünschenswert.
• Diskretion ist gegeben.

Aufgaben

• Terminkoordination, Meetingvorbereitung und -nachbereitung.
• E-Mail- und Schriftverkehr vorbereiten, Antworten entwerfen.
• Dokumente für Behörden, Versicherungen und sonstige Stellen zusammenstellen und einreichen.
• Ablage und dokumentenmanagement.
• Recherche und ad-hoc ToDos täglich.
• Behördengänge vor Ort in Heidelberg.
• Unterstützung im Familienalltag.

Kenntnisse

Eigeninitiative

Strukturierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Computerkenntnisse

Ausbildung

Student/in eingeschrieben an Uni/Hochschule

Tools

MS Office

Claude

Jobbeschreibung

VAYS ist ein modernes, wachsendes Transport- und Logistikunternehmen mit über 120 Mitarbeitenden aus Heidelberg.

Unser Alltag ist unternehmerisch durch und durch: Berufliches und Privates laufen bei uns fließend ineinander. Wir sind viel unterwegs, haben Familie - und brauchen jemanden, der im Hintergrund dafür sorgt, dass alles läuft.

Aufgaben

Du entlastest uns - strukturiert, verlässlich, mit echtem Eigenantrieb. Dein Aufgabenspektrum reicht von klassischem Office Management und persönlicher Assistenz bis zu Behördengängen, Familiensupport und täglichen Besorgungen. Kein Auftrag ist zu groß, keiner zu klein - dein Einsatz verschafft uns Zeit für das Wesentliche.

• Terminkoordination, Meetingvorbereitung und -nachbereitung
• E-Mail- und Schriftverkehr vorbereiten, Antworten entwerfen
• Dokumente für Behörden, Versicherungen und sonstige Stellen zusammenstellen und einreichen
• Ablage und strukturiertes Dokumentenmanagement
• Recherchen und ad-hoc ToDos, die sich täglich ergeben
• Behördengänge und Erledigungen vor Ort in Heidelberg
• Unterstützung im Familienalltag

Qualifikation

• Eingeschriebener Student (m/w/d) an einer Universität oder Hochschule
• Kaufmännischer oder betriebswirtschaftlicher Hintergrund wünschenswert
• Wohnsitz in Heidelberg und Umgebung (Präsenz vor Ort ist Teil der Rolle)
• Strukturiert, gewissenhaft und verlässlich — du bringst jede Aufgabe zu Ende
• Eigeninitiative: du erkennst, was gebraucht wird, und handelst
• Sicher am Computer (z.B. MS Office, Claude)
• Führerschein
• Erste Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer ähnlichen Rolle wünschenswert
• Diskret von Natur aus — du bekommst Einblick in unser berufliches wie privates Leben

Mindset: Du bist unkompliziert, anpackend und verlässlich. Kein Auftrag ist zu trivial — was zählt, ist, dass er einen echten Unterschied macht. Du weißt, wie man strukturiert, priorisiert und Dinge zu Ende bringt.

Benefits

Stunden: Werkstudentenstelle mit 15–20 Stunden pro Woche, flexibel planbar

Verdienstmöglichkeit: Faire Vergütung, abhängig von Erfahrung und Umfang

Arbeitsweise: Ein Mix aus Remote und vor Ort (Heidelberg)

Einblick: Du siehst, wie ein echtes Unternehmen funktioniert

Atmosphäre: Jung, zielorientiert, unternehmerisch. Nahbar und ehrlich. Echte Verantwortung, kein Micromanagement.

Wachstum: Wenn du gut bist, wachsen die Aufgaben mit dir.

Schreib uns kurz:

Wer du bist und was du gerade machst

Warum genau du die richtige Person für diese Rolle bist

Ab wann und wie du zeitlich verfügbar bist