Vorstandsassistenz (m/w/d)

Albrings Mueller Ag; Lindau (Bodensee); Vor Ort; EUR 65.000 - 85.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice möglich

30 Urlaubstage pro Jahr

Vielseitige Weiterbildungsangebote

JobRad und Zusatzleistungen

Zusammenfassung

albrings + müller sucht eine Vorstandsassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle für den Vorstand und unterstützen strategische Entscheidungen durch strukturierte Zuarbeit und professionelle Kommunikation.

Sie arbeiten eng mit Führungskräften an mehreren Standorten zusammen und koordinieren Termine, Reisen sowie Kontakte. Diskretion, Eigeninitiative und exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Engagierte Unterstützung des Vorstands bei operativen und strategischen Aufgaben.
• Diskretion und vertrauliche Behandlung sensibler Informationen.

Aufgaben

• Zentraler Ansprechpartner des Vorstands und Schnittstelle zu Gremien.
• Koordination von Terminen, Reisen und Empfang externer Ansprechpartner.
• Aufbereitung von Informationen und Erstellung schriftlicher Korrespondenz.
• Unterstützung beim Aufbau und der Vertiefung von Kunden‑ und Partnerbeziehungen.
• Pflege von Kontakten und Daten im ERP/CRM-System Vertec.
• Sorgfältige Dokumentation und proaktive Entlastung des Vorstands.

Kenntnisse

Freundliches Auftreten

Belastbarkeit

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Sorgfältige Arbeitsweise

Deutschkenntnisse verhandlungssicher

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische/organisatorische Ausbildung oder Studium abgeschlossen

Tools

MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Jobbeschreibung

Overview

Unser Unternehmen

Als technisch-wirtschaftlicher Immobilienberater entwickelt albrings + müller das Potenzial verschiedenster Mandate aus der Bau- und Immobilienbranche und maximiert den Erfolg. Durch innovative Lösungsansätze und die Vernetzung der richtigen Akteure und Kompetenzen erschaffen wir neue Möglichkeiten für zukunftsfähige Lebens- und Arbeitswelten. Hierbei sind wir über den gesamten Immobilienlebenszyklus hinweg aktiv – von der Initiierung und Konzeptionierung über den Bau sowie den Betrieb bis hin zu Transaktionen und übergeordnet in der Organisations- und Strategieberatung. Von unseren Standorten in Stuttgart, Lindau und Zürich bearbeiten wir jährlich rund 150 Projekte für über 100 Kunden in der gesamten DACH-Region.

Für unseren Gründer und Vorstand suchen wir am Standort Stuttgart oder Lindau am Bodensee zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorstandsassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Die Position hat das Ziel, den Vorstand in seiner Wirksamkeit, Entscheidungsqualität und Außenwirkung maßgeblich zu unterstützen und zu stärken. Durch strukturierte Zuarbeit, professionelle Kommunikation und proaktive Entlastung stellt die Vorstandsassistenz sicher, dass der Vorstand seine strategischen, operativen und unternehmerischen Aufgaben mit maximalem Fokus und Effizienz erfüllen kann.

Responsibilities

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Vorstand als zentrale Schnittstelle nach innen und außen. Durch proaktive Organisation, Kommunikation und Informationsaufbereitung sorgen Sie für eine nachhaltige operative und strategische Entlastung.

• Zentraler Ansprechpartner des Vorstands
• Schnittstelle zu Gremien und zum multidisziplinären Team an allen Standorten (Lindau, Stuttgart, Zürich)
• Professionelles, freundliches Auftreten als Vorbild für das gesamte Team
• Sicherstellung eines professionellen Auftritts in allen Kontaktpunkten des Vorstands
• Qualitativ hochwertige Kommunikation und schriftliche Korrespondenz
• Zeitmanagement: Interne und externe Terminkoordination mit tagesaktueller Priorisierung sowie zuverlässiger Fristenkontrolle
• Planung und Organisation von Reisen inkl. Buchung und Abrechnung
• Unterstützung der aktiven Netzwerkarbeit des Vorstands: Führung von Akquiseansätzen sowie Kontakt-, Firmen- und Projektdatenpflege im ERP-/CRM-System „Vertec“
• Analyse komplexer Sachverhalte sowie strukturierte Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen
• Selbstständige Recherche zu aktuellen Themen und Entwicklung innovativer Impulse zur Unterstützung des Vorstands
• Unterstützung beim Aufbau und der Vertiefung zentraler Kunden- und Partnerbeziehungen

Qualifications

Unsere Anforderungen

Sie arbeiten gerne eng mit Führungskräften, Kollegen und externen Ansprechpartnern zusammen und behalten auch in einem dynamischen Umfeld mit vielseitigen Aufgaben den Überblick. Eine selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise zeichnet Sie dabei aus.

• Freundliches und offenes Auftreten sowie Belastbarkeit und Gelassenheit
• Loyalität und vertrauensvolle Betreuung sensibler geschäftlicher sowie persönlicher Angelegenheiten des Vorstands
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit
• Sorgfältige und qualitätsbewusste Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Organisationstalent
• Abgeschlossenes kaufmännisches / organisatorisches Studium oder kaufmännische / serviceorientierte Ausbildung
• Berufserfahrung als Assistenz für Führungskräfte, insbesondere Unternehmer
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse

Benefits

Unser Angebot

• Verantwortungsvoller und vielseitiger Aufgabenbereich bei einem Top-Arbeitgeber
• Maximaler Spielraum und vielfältige Entwicklungsperspektiven
• Weitestgehend freie Arbeitsplatzwahl inkl. Homeoffice
• Klarheit: Flache Hierarchien, sehr kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation in familiärem Arbeitsumfeld
• Attraktive und leistungsorientierte Vergütung
• Vielfältige Benefits (z. B. Zusatzversicherungen, Fahrzeugflotte, JobRad, IT, modernstes Arbeitsumfeld in zentralen Lagen)
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 30 Urlaubstagen
• Regelmäßige, hochwertige und abwechslungsreiche Mitarbeiterevents sowie interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote

Ansprechpartner

Steffen Müller