Vorstandsassistenz (m/w/d)

Personal Plus; Heidelberg; Vor Ort; EUR 52.000 - 72.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Tarifgebundene Vergütung

37-Stunden-Woche

30 Urlaubstage + gesetzliche Feiertage

Weiterbildungsmöglichkeiten

Unterstützung bei Wohnungssuche

Zusammenfassung

Die Baugenossenschaft Neu Heidelberg eG sucht eine erfahrene Vorstandsassistenz (m/w/d) zur Direktvermittlung. Sie unterstützen die Vorstände im Tagesgeschäft, koordinieren Termine, Sitzungen und das Office-Management in einem vertrauensvollen Umfeld und gestalten Abläufe proaktiv mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Gremiensitzungen, Recherchen, Präsentationen, Personalthemen (Auszubildende, Recruiting, Onboarding) sowie die Pflege der Kommunikation mit Mitgliedern, Partnern und

Qualifikationen

• Strukturiertes, proaktives Organisationstalent und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie sicheres Auftreten im Austausch mit Vorstand, Mitgliedern und Partnern.
• Erfahrung in Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in der Wohnungswirtschaft.
• Schnelle Auffassungsgabe, gutes Zeitmanagement und eigenständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung der Vorstände im Tagesgeschäft und professionelles Office-Management.
• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros inkl. Termin-, Sitzungs- und Reisemanagement.
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie Betreuung der Gremienarbeit.
• Durchführung von Recherchen, Erstellung von Präsentationen und Mitwirkung am Geschäftsbericht.
• Interne und externe Korrespondenz; Ansprechpartner für Personalthemen inkl. Auszubildenden, Recruiting, Onboarding.
• Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Homepagepflege und Netzwerkpflege.
• Organisation von Veranstaltungen, Events und Tagungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare kaufmännische Qualifikation

Tools

MS Office

Digitale Bürokommunikation

Jobbeschreibung

Verantwortung übernehmen. Vertrauen gestalten. Zukunft mitorganisieren.

Guter und bezahlbarer Wohnraum ist wichtiger denn je. Dafür steht die Baugenossenschaft Neu Heidelberg eG seit über 100 Jahren. Mit rund 1.750 Wohnungen bietet das Unternehmen seinen Mitgliedern ein sicheres Zuhause und zählt zu den großen Vermietern in der Region.

Zur Unterstützung und Entlastung der Vorstände suchen wir zur Direktvermittlung eine engagierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, Abläufe zuverlässig koordiniert und an zentraler Stelle das Unternehmen mitgestaltet.

Sie organisieren souverän, kommunizieren sicher und suchen eine Position mit Gestaltungsspielraum? Dann bewerben Sie sich als

Vorstandsassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Vertrauensposition unterstützen Sie die Vorstände im Tagesgeschäft und sorgen für ein professionelles Office-Management. Dazu gehören insbesondere:

• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros inklusive Termin-, Sitzungs- und Reisemanagement
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie Betreuung der Gremienarbeit
• Durchführung von Recherchen, Erstellung von Präsentationen und Mitwirkung am Geschäftsbericht
• Erledigung der internen und externen Korrespondenz
• Ansprechperson für Personalthemen: insbesondere Betreuung der Auszubildenden, Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung sowie Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung; die Abrechnung erfolgt über einen externen Dienstleister
• Öffentlichkeitsarbeit und PR: insbesondere Pflege der Homepage, Veröffentlichung von Artikeln und Nachrichten sowie Unterstützung der Vorstände bei der regionalen und überregionalen Netzwerkpflege
• Organisation von Veranstaltungen, Events und Tagungen
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen, Mitgliedern, Geschäftspartnern und Gremien

Ihr Profil

Sie arbeiten strukturiert, denken mit und verbinden Organisationstalent mit Diskretion, Kommunikationsstärke und einem sicheren Auftreten.

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Berufserfahrung in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz oder in einer ähnlichen Position, idealerweise in der Wohnungswirtschaft
• Ausgeprägte Diskretion sowie vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen, insbesondere in Personalangelegenheiten sowie im Rahmen der Gremienarbeit
• Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Organisationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und moderner Bürokommunikation sowie Affinität zu digitalem Arbeiten
• Sehr gutes Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit und sicheres Auftreten

Das erwartet Sie:

• Eine zentrale Vertrauensposition mit vielseitigen Aufgaben und direktem Kontakt zum Vorstand
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem Unternehmen, das guten und bezahlbaren Wohnraum sichert
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer etablierten und zukunftsstarken Genossenschaft
• Ein kollegiales Betriebsklima mit kurzen Wegen und wertschätzendem Miteinander
• Leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag der Wohnungswirtschaft
• 37-Stunden-Woche
• 30 Urlaubstage sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Unterstützung bei der Wohnungssuche, sofern gewünscht