Leitung Vorstandsbüro (m/w/d) / Assistenz der...

LostInBerlin; Berlin; Vor Ort; EUR 53.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

30 Urlaubstage

JobRad

EGYM Wellpass

Corporate Benefits

Zusammenfassung

LostInBerlin sucht eine Leitung Vorstandsbüro (m/w/d) / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) / Vorstandsassistenz (m/w/d) in unserer Geschäftsstelle Berlin-Karlshorst. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Vorstand, Leitungsebene und Gremien und sorgst für Überblick, Protokolle und termingerechte Vorlagen.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld sowie sicherer Umgang mit MS Office mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung im relevanten Field, idealerweise Betriebswirtschaft oder Immobilienwirtschaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld sowie Erfahrung in Protokollführung und Gremienarbeit.
• Souveränes Auftreten, starke Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift und hohe Diskretion.

Aufgaben

• Schnittstelle zwischen Vorstand, Leitungsebene und Gremien und Sicherstellung der Entscheidungsfähigkeit beider Vorstandsmitglieder.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Präsentationen sowie Protokollführung der Leitungssitzungen.
• Entlastung der Vorstandsmitglieder durch organisatorische Planung, Fristenüberwachung und Koordination mit Abteilungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Analytisches Denken

Prioritäten setzen

Kommunikationsfähigkeit

Eigenständiges Arbeiten

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung bzw. betriebswirtschaftliches/ immobilienwirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Leitung Vorstandsbüro (m/w/d) / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) / Vorstandsassistenz (m/w/d)

Im Vorstandsbüro laufen alle Themen unserer Genossenschaft zusammen - und du bist die Person, die den Überblick behält. Du steuerst die Themen des Vorstands, hältst Beschlüsse und Maßnahmen über alle Abteilungen hinweg nach und bist die Schnittstelle zwischen Vorstand, Leitungsebene und Gremien.

Du führst das Vorstandsbüro und sorgst dafür, dass unsere beiden Vorstandsmitglieder jederzeit entscheidungsfähig sind - mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Du behältst alle laufenden Themen im Blick, priorisierst, treibst Vorgänge eigenständig voran und hältst Beschlüsse, Maßnahmen und Fristen nach.

Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Präsentationen vor und bringst eigene Einschätzungen ein.

Du verantwortest das Protokoll der monatlichen Leitungssitzungen, verfolgst die vereinbarten Maßnahmen nach und stellst die Umsetzung sicher.

Du übernimmst die Zuarbeit zu den Aufsichtsratssitzungen und erstellst die Sitzungsvorlagen.

Du wirkst bei den Vertreterangelegenheiten mit (Vertreterwahlen, Vertreterversammlung) und bist Bindeglied zwischen Vorstand und Abteilungsleitungen.

Du unterstützt und vertrittst die Abteilungsleitung Organisation in ihren Kernthemen: Personalwesen, Arbeitsschutz und betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Grundstücks-, Versicherungs- und Rechtsangelegenheiten., Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung, betriebswirtschaftliches oder immobilienwirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion im Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld sowie Erfahrung in Protokollführung und Gremienarbeit

Kenntnisse im Personalwesen, Arbeitsschutz oder Vertrags- und Versicherungswesen sowie in der Wohnungswirtschaft von Vorteil

Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Organisationstalent, gutes analytisches Denken und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten

Standing, Themen über Abteilungsgrenzen hinweg konsequent nachzuhalten, sowie Geschick im Koordinieren mehrerer Entscheidungsträger

Hohe Diskretion und Loyalität, souveränes Auftreten und starke Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

Unser Vorstandsbüro: die Schlüsselposition,

in der alle Fäden zusammenlaufen.

Wir sind eine Wohnungsbaugenossenschaft mit über 7.500 Mitgliedern und rund 4.000 Wohnungen. Seit 1957 ist unsere Aufgabe dieselbe: sichere und bezahlbare Wohnungen für unsere Mitglieder.

Für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Karlshorst suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Leitung Vorstandsbüro (m/w/d)

Im Vorstandsbüro laufen alle Themen unserer Genossenschaft zusammen - und du bist die Person, die den Überblick behält. Du steuerst die Themen des Vorstands, hältst Beschlüsse und Maßnahmen über alle Abteilungen hinweg nach und bist die Schnittstelle zwischen Vorstand, Leitungsebene und Gremien.

Das bieten wir dir

Eine Schlüsselposition mit direktem Zugang zu beiden Vorstandsmitgliedern und Einblick in sämtliche Unternehmensbereiche

Großen Gestaltungsspielraum, um das Vorstandsbüro und seine Abläufe nach deinen Vorstellungen weiterzuentwickeln

Vergütung nach dem Tarifvertrag der Wohnungswirtschaft, Gehaltsgruppe: IIIa/IV, aktuell rund 53.010,00 bis 64.330,00 EUR brutto im Jahr bei 37 Wochenstunden, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Unbefristeter Arbeitsvertrag, 30 Urlaubstage, zusätzlich am 24.12. und 31.12. arbeitsfrei sowie an deinem Geburtstag ab 12 Uhr frei

Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten (Homeoffice, Gleitzeit, bis zu zwölf Gleittage im Jahr)

Sicherer Arbeitsplatz in einer wirtschaftlich stabilen Genossenschaft, flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

Vielfältige Fort- und Weiterbildungen sowie Gesundheitsangebote wie JobRad, EGYM Wellpass, Büromassagen und Corporate Benefits

Regelmäßige Mitarbeiterevents und ein sinnstiftender Arbeitsplatz in einer gemeinwohlorientierten Genossenschaft

Diese Aufgaben warten auf dich

Du führst das Vorstandsbüro und sorgst dafür, dass unsere beiden Vorstandsmitglieder jederzeit entscheidungsfähig sind - mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Du behältst alle laufenden Themen im Blick, priorisierst, treibst Vorgänge eigenständig voran und hältst Beschlüsse, Maßnahmen und Fristen nach.

Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Auswertungen und Präsentationen vor und bringst eigene Einschätzungen ein.

Du verantwortest das Protokoll der monatlichen Leitungssitzungen, verfolgst die vereinbarten Maßnahmen nach und stellst die Umsetzung sicher.

Du übernimmst die Zuarbeit zu den Aufsichtsratssitzungen und erstellst die Sitzungsvorlagen.

Du wirkst bei den Vertreterangelegenheiten mit (Vertreterwahlen, Vertreterversammlung) und bist Bindeglied zwischen Vorstand und Abteilungsleitungen.

Du unterstützt und vertrittst die Abteilungsleitung Organisation in ihren Kernthemen: Personalwesen, Arbeitsschutz und betriebliches Gesundheitsmanagement sowie Grundstücks-, Versicherungs- und Rechtsangelegenheiten.

Das zeichnet dich aus

Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung, betriebswirtschaftliches oder immobilienwirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion im Vorstands- oder Geschäftsführungsumfeld sowie Erfahrung in Protokollführung und Gremienarbeit

Kenntnisse im Personalwesen, Arbeitsschutz oder Vertrags- und Versicherungswesen sowie in der Wohnungswirtschaft von Vorteil

Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Organisationstalent, gutes analytisches Denken und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und komplexe Sachverhalte verständlich aufzubereiten

Standing, Themen über Abteilungsgrenzen hinweg konsequent nachzuhalten, sowie Geschick im Koordinieren mehrerer Entscheidungsträger

Hohe Diskretion und Loyalität, souveränes Auftreten und starke Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

Interesse geweckt?

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen aller Menschen - unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft.