Verwaltungsreferent*in (m/w/d) für das Zukunftswerk Köln

Kbw Koeln; Köln; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

31 Tage Jahresurlaub (5-Tage-Woche)

Betriebliche Altersvorsorge

Deutschlandticket als Jobticket

Wellpass & Jobrad

Jährliche Sonderzuwendung

Fort- und Weiterbildung

Zuschuss zu vermögenswirksamen Leisten

Job summary

Personio in Köln sucht eine engagierte Verwaltungsreferentin/Verwaltungsreferent (m/w/d), die Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur koordiniert und gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit optimiert. Start sofort – Vollzeit (39 Std./Woche) – Arbeitsort Köln.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, gutes Zahlenverständnis sowie Kenntnisse in Controlling, Reporting und Buchhaltung mit und verfügst über sichere

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. mehrjährige relevante Erfahrung im Verwaltungsmanagement.
• Sehr gutes Zahlenverständnis und Erfahrung in Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung wünschenswert.
• Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen und Fristen-/Terminmanagement sind erforderlich.
• Vertrautheit mit Datenschutz/Datensicherheit und Arbeitsschutz, sorgfältige Nachverfolgung.
• Starke Kommunikationsfähigkeit sowie eigenständige, strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Mitwirkung bei Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecasts und Kalkulationen.
• Erfassung von Soll-Ist-Daten, Abweichungsanalysen und Reporting, Abstimmung mit Controlling.
• Prüfung von Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung und fristgerechte Weiterleitungen.
• Führung Barkasse, Belegsammlung, Kassenabgaben und Abrechnungsunterlagen.
• Stepnova-Reporting, Ausschreibungen, Vertragsdatenpflege und Personalabteilung unterstützen.
• Vertragsverwaltung, IT-Beschaffung, Beauftragung externer Dienstleister, Projektdienstkoordination.
• Durchführung von Arbeitssicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, QM-Dokumentation.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Zahlenverständnis

Controlling

Berichtswesen

Buchhaltungsprozesse

Fristen- und Terminmanagement

Datenschutz/Datensicherheit

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

MS Office (Excel, Word, PowerPoint)

Offene Ganztagsschule / Inklusionsbegl

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Aufgaben

Mit Leidenschaft und Verantwortung unsere Zukunft gestalten!
Dein Impact für unser Zukunftswerk Köln
Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Starttermin: ab sofort
Arbeitsort: Köln
Arbeitszeitmodell: Vollzeit mit 39 Stunden in der Woche

Vertragsdetails

Was sind deine Aufgaben?

• Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. Mitwirkung an regelmäßigen Reporting
• Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung
• Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten
• Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben
• Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen
• Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte
• Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen
• Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/ Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz

Wir bitten um einen Nachweis bei entsprechenden Qualifikationen. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“.

Qualifikationen

Womit punktest du bei uns?

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildungund/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements
• Sehr gutes Zahlenverständnis
• Erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil
• Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen
• Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement
• Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung
• Starke Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point)
• Erste Kenntnisse in den Bereichen Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

Benefits

Das bieten wir dir!

• Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
• 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tagen-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an Rosenmontag
• Betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Deutschlandticket als Jobticket
• Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad
• Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.