Office Manager (m/w/d)

Little Bird Group

Freiburg im Breisgau

On-site

EUR 42,000 - 62,000

Full time

8 days ago

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Benefits offered by this job

Unbefristeten Arbeitsvertrag

Mobiles Arbeiten

Moderne Arbeitsmittel

Individuelle Weiterbildungs- und Ent…

Betriebliche Altersvorsorge

Zuschuss zu Sport- und Gesundheitsaus…

Modernes Büro mit sehr guter Verkehrsl

Deutschlandticket bzw. Mobilitätszusch

Job summary

Little Bird Group in Freiburg sucht eine engagierte Office Managerin/einen Office Manager, die/der den Standort organisatorisch reibungslos führt. Du koordinierst Büroorganisation, Verwaltung und Finanzprozesse, betreust externe Partner und unterstützt das Team im Tagesgeschäft.

Du bringst kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent sowie Erfahrung in Buchhaltung und Vertragsmanagement mit. Mobiles Arbeiten wird geboten, dazu vielfältige Weiterbildungsangebote und Benefits.

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Erfahrung im Office Management und in der kaufmännischen Administration.
Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung; idealerweise DATEV oder ähnliches.
Zusammenarbeit mit Steuerberatungen; Vorbereitung von Abschlüssen von Vorteil.
Organisationstalent, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise.
Sicherer Umgang mit Verträgen, Lieferanten und administrativen Prozessen.
Empathie, Kommunikationsstärke und Freude am Zusammenbringen von Menschen.
Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität.

Responsibilities

Verantwortung für den organisatorischen Betrieb unseres Standorts Freiburg.
Koordination Büroorganisation, Hausverwaltung, Lieferanten und Dienstleister.
Unterstützung der Finanzprozesse durch vorbereitende Buchhaltung.
Vertrags- und Dienstleistermanagement; Versicherungen und Verwaltung.
Planung von Reisen, Meetings und Veranstaltungen; Abläufe optimieren.
Erste Ansprechperson vor Ort; Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Zuverlässige Arbeitsweise

Vertrags- und Lieferantenwissen

Empathie & Kommunikationsstärke

Diskretion & Verantwortungsbewusstsein

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Job description

Wir schwärmen aus: für die Zukunft der frühen Bildung

Die Little Bird Group vereint vier etablierte Softwareunternehmen: LITTLE BIRD, InstiKom mit KIKOM, Stay Informed und Kita-Planer. Gemeinsam entwickeln wir digitale Lösungen, die Kommunen, Träger, Einrichtungen und Familien von der Platzsuche und -vergabe über die Verwaltung bis zur täglichen Kommunikation und Organisation begleiten. Rund 30.000 Einrichtungen und mehr als eine Million App-Nutzer vertrauen bereits auf unsere Lösungen für Kindertagespflege, Krippe, Kita, Hort und Grundschule.

Über KIKOM

Die InstiKom GmbH entwickelt mit dem Produkt KIKOM eine digitale Gesamtlösung für Kitas und die schulische Nachmittagsbetreuung. KIKOM verbindet Träger, Leitungen, pädagogische Teams und Familien und erleichtert die tägliche Kommunikation, Organisation und Dokumentation – sicher, einfach und praxisnah. Mit flexibel kombinierbaren Bausteinen unterstützt KIKOM Einrichtungen genau dort, wo im Alltag Entlastung gebraucht wird. Als Teil der Little Bird Group entwickeln wir unsere Lösung kontinuierlich weiter – für moderne Abläufe und mehr Zeit für die Kinder.

Office Manager (m/w/d)

Du wirst Teil des KIKOM Teams und arbeitest – je nach Aufgabenbereich – auch mit KollegInnen aus der gesamten Unternehmensgruppe zusammen. Für unseren Standort in Freiburg suchen wir eine Persönlichkeit, die Organisationstalent mit Empathie verbindet. Als Office Manager (m/w/d) sorgst Du dafür, dass unser Büro organisatorisch reibungslos funktioniert, kaufmännische Prozesse zuverlässig laufen und unser Standort ein Ort ist, an dem Menschen gerne zusammenarbeiten.

Deine Mission

Du bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftsführung und externe Partner. Mit Deiner strukturierten Arbeitsweise, Deinem kaufmännischen Verständnis und Deinem Gespür für Menschen schaffst Du verlässliche Strukturen und trägst aktiv zu einer positiven Bürokultur bei.

Das erwartet Dich

Standortmanagement & Büroorganisation

Du verantwortest den organisatorischen Betrieb unseres Standorts Freiburg. Dabei koordinierst Du die Büroorganisation, arbeitest mit Hausverwaltung, Lieferanten und Dienstleistern zusammen und sorgst dafür, dass der Büroalltag zuverlässig und effizient funktioniert.

Finance & vorbereitende Buchhaltung

Du unterstützt unsere Finanzprozesse durch eine sorgfältige vorbereitende Buchhaltung. Dazu gehören die Erfassung und Organisation von Belegen, die Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung einschließlich der Prüfung und Abstimmung relevanter Geschäftsvorfälle sowie die Vorbereitung aller Unterlagen für unser Steuerbüro. Außerdem wirkst Du bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen mit.

Vertrags- & Dienstleistermanagement

Du verwaltest Verträge, koordinierst externe Dienstleister und Lieferanten und kümmerst Dich um organisatorische Themen wie Versicherungen, Hausverwaltung sowie weitere administrative Aufgaben rund um den Standort.

Organisation & Koordination

Du planst und organisierst Dienstreisen, Meetings und Veranstaltungen, entwickelst interne Abläufe weiter und erkennst Optimierungspotenziale. Mit Deinem Organisationstalent sorgst Du dafür, dass Prozesse effizient und zuverlässig funktionieren.

Menschen & Standortkultur

Du bist erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden vor Ort und hast ein offenes Ohr für ihre Anliegen. Du unterstützt neue Kolleg:innen beim Onboarding, förderst den persönlichen Austausch im Team und schaffst Gelegenheiten, bei denen Menschen gerne zusammenkommen. Mit Deinem Feingefühl trägst Du zu einer offenen, wertschätzenden und lebendigen Bürokultur bei.

Das bringst Du idealerweise mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der kaufmännischen Administration oder einer vergleichbaren Position.

Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung sowie idealerweise im Umgang mit DATEV oder vergleichbaren Buchhaltungssystemen.

Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatungen sowie bei der Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen ist von Vorteil.

Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.

Sicherer Umgang mit Verträgen, Lieferanten und administrativen Prozessen.

Empathie, Kommunikationsstärke und Freude daran, Menschen zusammenzubringen.

Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität.

So arbeiten wir

Diese Rolle lebt von persönlichem Austausch. Du bist nah an den Menschen und dort, wo Deine Unterstützung gebraucht wird. Gleichzeitig genießt Du viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.