Verwaltungsreferent*in (m/w/d) für das Zukunftswerk Köln

Kolping-Bildungswerk Köln gGmbH; Köln; On-site; EUR 46,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

31 Tage Jahresurlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Jobticket (Deutschlandticket)

Wellpass/Firmenfitness

Fort- und Weiterbildung

Jubiläumszuwendungen

Job summary

Kolping-Bildungswerk Köln gGmbH sucht eine/n Verwaltungsreferent/in (m/w/d) in Vollzeit für Köln. Sie verantworten Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur, arbeiten eng mit der Zukunftswerksleitung zusammen und sorgen für Compliance, Prozessqualität und interne Zusammenarbeit.

Starttermin ab sofort; 39 Stunden pro Woche; attraktive Vergütung und Benefits warten. Standort ist Köln; Bewerbungen willkommen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements.
• Sehr gutes Zahlenverständnis.
• Erste Erfahrungen im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil.
• Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen.
• Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement.
• Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung.
• Starke Kommunikationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise.
• Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point).
• Erste Kenntnisse in Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.

Responsibilities

• Unterstützung bei Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. regelmäßigen Reporting.
• Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
• Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie Belegweiterleitung.
• Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter Kassenabgaben.
• Teilnahme an Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen.
• Pflege der Personalakten, Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. sensibler Personalaktenverarbeitung.
• Koordination von Dienstleistern/Maklern; IT-Beschaffung; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen.
• Dokumentation in Arbeitssicherheit/Datenschutz; QM-Dokumentation; Leitungskonferenz-Organisation.

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Aufgaben

Mit Leidenschaft und Verantwortung unsere Zukunft gestalten!

Dein Impact für unser Zukunftswerk Köln

Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick - und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Starttermin: ab sofort

Arbeitsort: Köln

Arbeitszeitmodell: Vollzeit mit 39 Stunden in der Woche

Vertragsdetails

Was sind deine Aufgaben?

• Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. Mitwirkung an regelmäßigen Reporting
• Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung
• Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten
• Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben
• Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen
• Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte
• Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen
• Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/ Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz

Qualifikationen

Womit punktest du bei uns?

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements
• Sehr gutes Zahlenverständnis
• Erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil
• Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen
• Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement
• Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung
• Starke Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point)
• Erste Kenntnisse in den Bereichen Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

Benefits

Das bieten wir dir!

• Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
• 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tagen-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an Rosenmontag
• Betriebliche Altersvorsorge
• Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Deutschlandticket als Jobticket
• Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad
• Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Über uns

Das Kolping-Bildungswerk Köln ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen - unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.