Verwaltungsmitarbeiter*in Schulbüro

CareFlex Personaldienstleistungen GmbH; Hamburg; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

HVV-Zuschuss

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Job summary

Die Bugenhagenschulen Hamburg suchen eine Verwaltungsmitarbeiterin/ einen Verwaltungsmitarbeiter zur Vertretung in den Schulbueros der Standorte Ottensen und Groß Flottbek. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Eltern, Pädagog*innen und Kinder und erledigen organisatorische Aufgaben der Schulverwaltung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Anmeldungen, Datenpflege, Statistik und die Abwicklung von Zahlungsmeldungen. Wir bieten eine faire Vergütung nach KTD, eine Teilzeitstelle und ein offenes, integrierendes

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Qualifikation.
• -Fundierte MS-Office-Kenntnisse.
• -Freundliches, sicheres Auftreten gegenüber Eltern, Pädagog/innen und Kindern.
• -Engagement und Organisationsgeschick.
• -Selbstständige Arbeitsweise und Bereitschaft zur Teamunterstützung.

Responsibilities

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung.
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen.
• Aktualisierung von Schülerdatenbanken und Excel-Listen.
• Jährliche Schülerstatistik erstellen.
• Planung und Koordination schulischer Veranstaltungen.
• Telefon, Posteingang/ausgang und offizielle E-Mail-Korrespondenz.
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung.
• Anträge zur Schulgeldermäßigung bearbeiten.
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu Dependance.
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen.

Skills

Organisationsgeschick

Freundliches Auftreten

Selbstständiges Arbeiten

Engagement

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Seit mehr als 150 Jahren ist die Geschichte der Bugenhagenschulen von Bildungsgerechtigkeit geprägt. Unsere fünf Schulen sind staatlich anerkannte, gemeinnützige Grund- und Stadtteilschulen mit gymnasialer Oberstufe in Trägerschaft der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Bis heute arbeiten wir inklusiv, reformpädagogisch und evangelisch. Damit jedes Kind optimale Entwicklungs- und Bildungschancen erhält, setzen wir auf individuelle Förderung und gemeinsamen Unterricht für Kinder mit und ohne Behinderung.

Für unsere Hamburger Standorte in Ottensen und Groß Flottbek suchen wir ab sofort eine*n Verwaltungsmitarbeiter *in als Vertretung (m/w/d) für das Schulbüro

Als Verwaltungsmitarbeiter*in arbeiten Sie an fünf Tagen in der Woche in der Schulverwaltung unserer Schulstandorte in Hamburg Ottensen und Groß Flottbek. Sie sind die erste Anlaufstelle für Eltern, Pädagog*innen und Kinder. Sie sind im Schulbüro zuständig für die Erledigung verschiedener komplexer Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Schulorganisation.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Abwicklung der Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen
• Aktualisierung der Schülerdatenbänke und Datenpflege in bestehenden Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik
• Unterstützung bei der Planung & Terminkoordination von schulinternen Veranstaltungen
• Telefon, Postein- und -ausgang, sowie Verwaltung der offiziellen E-Mail-Korrespondenz
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung der Anträge für die Schulgeldermäßigung
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Dependancen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Sie bringen mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder entsprechenden Kenntnissen, die in einer anderen vergleichbaren Qualifikation erworben wurden
• Fundierten Kenntnissen im Bereich der gängigen MS Office-Programme
• Ein freundliches und sicheres Auftreten gegenüber den verschiedenen Personen mit ihren unterschiedlichen Anliegen
• Engagement und Organisationsgeschick
• Die Fähigkeit selbstständig zu arbeiten
• Die Bereitschaft unser Kollegium zu unterstützen und stehen herausfordernden Situationen gelassen gegenüber.

Unsere Bugi-Benefits:

• Ein interessantes und vielseitiges Arbeitsfeld
• Ein sich regelmäßig austauschendes Verwaltungs-Team bestehend aus den Verwaltungsmitarbeitenden aller Standorte derBugenhagenschulen
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit der Möglichkeit der Mitgestaltung
• Eine lebendige Schule, die sich fortlaufend weiterentwickelt
• Transparente Vergütung: Wir bezahlen einheitlich nach dem Kirchlichen Tarifvertrag der Diakonie (KTD).Die Eingruppierung als Verwaltungsangestellte*r erfolgt in E6
• Sonderzahlungen: Urlaubs- und Weihnachtsgeld in Höhe von insgesamt 86% des Bruttomonatsgehaltes
• Weitere Zusatzleistungen wie z. B. eine betriebliche Altersvorsorge (EZVK), vermögenswirksame Leistungen sowie einen Zuschuss zum HVV-Profi-Ticket, regelmäßig kostenlose oder vergünstigte Tickets für die Kunst- und Kulturszene sowie Sport- und Wellnessangebote für eineabwechslungsreiche Freizeitgestaltung

Wenn Ihnen Gestaltungsspielraum, Chancengerechtigkeit und ein integratives Umfeld wichtig sind und Sie einen inklusiven Schulalltag mitgestalten wollen, freuen wir uns ab sofort auf Ihre Bewerbung.

Vergütung: nach KTD

Arbeitsbeginn: ab sofort oder nach Absprache

Befristung: vorerst bis 31.10.2026 (Vertretung)

Arbeitszeit: Teilzeit oder nach Absprache

Sonstiges

Ihre Ansprechpartnerin für weitere Fragen:

• Sintija Jensen
• Schulleitung
• [phone]