Verwaltungsmitarbeiter*in Schulbüro

Diakonie Schleswig-Holstein; Hamburg; Hybrid; EUR 34,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Kirchlicher Tarifvertrag (KTD)

Urlaubs- und Weihnachtsgeld (86% desBr

Betriebliche Altersvorsorge (EZVK)

VL (vermögenswirksame Leistungen)

HVV-Ticketzuschuss

Kunst- und Kulturtickets/Wellness

Job summary

Diakonie Schleswig-Holstein sucht eine Verwaltungsmitarbeiterin bzw. einen Verwaltungsmitarbeiter als Vertretung (m/w/d) für das Schulbüro an den Hamburger Standorten Ottensen und Groß Flottbek. Sie arbeiten fünf Tage pro Woche in der Schulverwaltung und sind erste Anlaufstelle für Eltern, Pädagog*innen und Kinder.

Zu Ihren Aufgaben gehören u. a. die Bearbeitung der Schulanmeldungen, Unterstützung der Schulleitungen, Pflege der Schülerdaten und die Kassenführung.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbaren Qualifikation
• Fundierte MS Office-Kenntnisse
• Freundliches und sicheres Auftreten gegenüber verschiedenen Personen
• Engagement und Organisationsgeschick
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
• Bereitschaft, Kollegium zu unterstützen und herausfordernden Situationen ruhig zu begegnen

Responsibilities

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Abwicklung der Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen
• Aktualisierung der Schülerdatenbänke und Datenpflege in bestehenden Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik
• Unterstützung bei Planung & Terminkoordination von schulinternen Veranstaltungen
• Telefon, Postein- und -ausgang, sowie Verwaltung der offiziellen E-Mail-Korrespondenz
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung der Anträge für Schulgeldermäßigung
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Dependancen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Skills

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Organisationsgeschick

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung oder vergleichbar

Tools

MS Office

Job description

Arbeitsort Bei der Osterkirche 17, 22765 Hamburg

Eintrittsdatum sofort

Seit mehr als 150 Jahren ist die Geschichte der Bugenhagenschulen von Bildungsgerechtigkeit geprägt. Unsere fünf Schulen sind staatlich anerkannte, gemeinnützige Grund- und Stadtteilschulen mit gymnasialer Oberstufe in Trägerschaft der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Bis heute arbeiten wir inklusiv, reformpädagogisch und evangelisch. Damit jedes Kind optimale Entwicklungs- und Bildungschancen erhält, setzen wir auf individuelle Förderung und gemeinsamen Unterricht für Kinder mit und ohne Behinderung.

Für unsere Hamburger Standorte in Ottensen und Groß Flottbek suchen wir ab sofort eine*n Verwaltungsmitarbeiter *in als Vertretung (m/w/d) für das Schulbüro

Als Verwaltungsmitarbeiter*in arbeiten Sie an fünf Tagen in der Woche in der Schulverwaltung unserer Schulstandorte in Hamburg Ottensen und Groß Flottbek. Sie sind die erste Anlaufstelle für Eltern, Pädagog*innen und Kinder. Sie sind im Schulbüro zuständig für die Erledigung verschiedener komplexer Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Schulorganisation.

Aufgaben im Überblick

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Abwicklung der Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen
• Aktualisierung der Schülerdatenbänke und Datenpflege in bestehenden Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik
• Unterstützung bei der Planung & Terminkoordination von schulinternen Veranstaltungen
• Telefon, Postein- und -ausgang, sowie Verwaltung der offiziellen E-Mail-Korrespondenz
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung der Anträge für die Schulgeldermäßigung
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Dependancen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Wir suchen

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder entsprechenden Kenntnissen, die in einer anderen vergleichbaren Qualifikation erworben wurden
• Fundierten Kenntnissen im Bereich der gängigen MS Office-Programme
• Ein freundliches und sicheres Auftreten gegenüber den verschiedenen Personen mit ihren unterschiedlichen Anliegen
• Engagement und Organisationsgeschick
• Die Fähigkeit selbstständig zu arbeiten
• Die Bereitschaft unser Kollegium zu unterstützen und stehen herausfordernden Situationen gelassen gegenüber.
• Ein interessantes und vielseitiges Arbeitsfeld
• Ein sich regelmäßig austauschendes Verwaltungs-Team bestehend aus den Verwaltungsmitarbeitenden aller Standorte derBugenhagenschulen
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit der Möglichkeit der Mitgestaltung
• Eine lebendige Schule, die sich fortlaufend weiterentwickelt
• Transparente Vergütung: Wir bezahlen einheitlich nach dem Kirchlichen Tarifvertrag der Diakonie (KTD).Die Eingruppierung als Verwaltungsangestellte*r erfolgt in E6
• Sonderzahlungen: Urlaubs- und Weihnachtsgeld in Höhe von insgesamt 86% des Bruttomonatsgehaltes
• Weitere Zusatzleistungen wie z. B. eine betriebliche Altersvorsorge (EZVK), vermögenswirksame Leistungen sowie einen Zuschuss zum HVV-Profi-Ticket, regelmäßig kostenlose oder vergünstigte Tickets für die Kunst- und Kulturszene sowie Sport- und Wellnessangebote für eineabwechslungsreiche Freizeitgestaltung

Weitere Informationen

Wenn Ihnen Gestaltungsspielraum, Chancengerechtigkeit und ein integratives Umfeld wichtig sind und Sie einen inklusiven Schulalltag mitgestalten wollen, freuen wir uns ab sofort auf Ihre Bewerbung.

Vergütung: nach KTD

Arbeitsbeginn: ab sofort oder nach Absprache

Befristung: vorerst bis 31.10.2026 (Vertretung)

Arbeitszeit: Teilzeit oder nach Absprache

Sonstiges:

Ihre Ansprechpartnerin für weitere Fragen:

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Das Leitbild unserer Stiftung spiegelt unser christliches Selbstverständnis wider und bildet die Grundlage Ihres Handelns.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.