Verwaltungsmitarbeiter*in im Schulbüro

Evangelische Stiftung Alsterdorf; Hamburg; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge (EZVK)

HVV-Profi-Ticket Zuschuss

Kunst- und Kulturszene Tickets

Sport- und Wellnessangebote

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Job summary

Evangelische Stiftung Alsterdorf sucht am Standort Hamburg-Alsterdorf eine Verwaltungsmitarbeiterin bzw. einen Verwaltungsmitarbeiter im Schulbüro.

Sie arbeiten fünf Tage pro Woche in der Schulverwaltung und sind Ansprechpartner für Eltern, Pädagog*innen und Kinder. Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Schul-Anmeldungen, Unterstützung der Schulleitung, Datenpflege, Kassenführung und Vertragsabwicklung der FSJler*innen.

Qualifications

• Eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Kenntnisse.
• Fundierte Kenntnisse in MS Office (Excel, Word, Outlook) und sicherer Umgang mit digitalen Verwaltungsprozessen.
• Freundliches, höfliches Auftreten gegenüber Eltern, Pädagog*innen und Kindern.

Responsibilities

• Bearbeitung von Schul-Anmeldungen und Aufnahmeprozessen inklusive Vertragserstellung.
• Unterstützung der Schulleitung in administrativen Vorgängen
• Pflege von Schülerdatenbanken und Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik erstellen
• Terminkoordination und Vertragsabwicklung der hausinternen FSJler*innen
• Korrespondenz per Telefon, Post und E-Mail
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Anträge für Schulgeldermäßigung bearbeiten
• Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Dependance-Stellen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Skills

MS Office

Selbstständiges Arbeiten

Belastbarkeit

Organisationsvermögen

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Job description

Ihr Arbeitsumfeld:

Seit mehr als 150 Jahren ist die Geschichte der Bugenhagenschulen von Bildungsgerechtigkeit geprägt. Unsere fünf Schulen sind staatlich anerkannte, gemeinnützige Grund- und Stadtteilschulen mit gymnasialer Oberstufe in Trägerschaft der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Bis heute arbeiten wir inklusiv, reformpädagogisch und evangelisch. Damit jedes Kind optimale Entwicklungs- und Bildungschancen erhält, setzen wir auf individuelle Förderung und gemeinsamen Unterricht für Kinder mit und ohne Behinderung.

Für unseren Hamburger Standort in Alsterdorf suchen wir ab sofort eine*n

Verwaltungsmitarbeiter *in (m/w/d) im Schulbüro

Als Verwaltungsmitarbeiter*in arbeiten Sie an fünf Tagen in der Woche in der Schulverwaltung unseres Schulstandortes in Hamburg-Alsterdorf. Sie ergänzen das bestehende Team und sind meist die erste Anlaufstelle für Eltern, Pädagog*innen und Kinder. Sie sind im Schulbüro zuständig für die Erledigung verschiedener komplexer Aufgaben im Zusammenhang mit unserer Schulorganisation.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Bearbeitung der Schulanmeldungen und Abwicklung der Aufnahmeprozesse mit Vertragserstellung
• Unterstützung der Schulleitungen in administrativen Vorgängen
• Aktualisierung der Schülerdatenbänke und Datenpflege in bestehenden Excel-Listen
• Jährliche Schülerstatistik
• Terminkoordination und Vertragsabwicklung der hausinternen FSJler*innen
• Telefon, Postein- und -ausgang, sowie Verwaltung der offiziellen E-Mail-Korrespondenz
• Kassenführung und Rechnungsbearbeitung
• Bearbeitung der Anträge für die Schulgeldermäßigung
• Interne Schnittstelle zur Buchhaltung und zu den Dependancen
• Externe Schnittstelle zu staatlichen Bildungseinrichtungen

Sie bringen mit:

• Eine/n Mitarbeiter*in mit abgeschlossener Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder entsprechenden Kenntnissen, die in einer andern vergleichbaren Qualifikation erworben wurden
• Eine/n Mitarbeiter*in mit fundierten Kenntnissen im Bereich der gängigen MS Office-Programme
• Eine/n Mitarbeiter*in mit freundlichem und sicherem Auftreten gegenüber den verschiedenen Personen mit ihren unterschiedlichen Anliegen
• Eine/n Mitarbeiter*in mit Engagement und Organisationsgeschick
• Eine/n Mitarbeiter*in, der/die gewohnt ist, selbstständig zu arbeiten
• Eine/n Mitarbeiter*in, der/die belastbar und konfliktfähig ist

Unsere Bugi-Benefits:

• Ein interessantes und vielseitiges Arbeitsfeld
• Ein sich regelmäßig austauschendes Verwaltungs-Team bestehend aus den Verwaltungsmitarbeitenden aller Standorte derBugenhagenschulen
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit der Möglichkeit der Mitgestaltung
• Eine lebendige Schule, die sich fortlaufend weiterentwickelt
• Transparente Vergütung: Wir bezahlen einheitlich nach dem Kirchlichen Tarifvertrag der Diakonie (KTD). Durch dieses Tarifsystem kommt es ganz automatisch zu regelmäßigen Gehaltssteigerungen. Die Eingruppierung als Verwaltungsangestellte*r erfolgt in E6
• Sonderzahlungen: Urlaubs- und Weihnachtsgeld in Höhe von insgesamt 86% des Bruttomonatsgehaltes
• Weitere Zusatzleistungen wie z. B. eine betriebliche Altersvorsorge (EZVK), vermögenswirksame Leistungen sowie einen Zuschuss zum HVV-Profi-Ticket, regelmäßig kostenlose oder vergünstigte Tickets für die Kunst- und Kulturszene sowie Sport- und Wellnessangebote für eineabwechslungsreiche Freizeitgestaltung

Vergütung: nach KTD

Arbeitsbeginn: ab sofort oder nach Absprache

Befristung: unbefristet

Arbeitszeit: Vollzeit oder nach Absprache

Sonstiges:

Ihre Ansprechpartnerin für weitere Fragen:Mirjam JochensStandortleitung Bugenhagenschulen AlsterdorfTel. 040 50 77 33 28

Ein Blick hinter die Kulissen gefällig?
Mehr über die Arbeitswelt der Bugenhagenschulen erfahren Sie auf unserer Karriereseite www.wir-mit-dir.hamburg oder Sie kontaktieren ganz einfach unsere Kollegin Frauke Schmitz unter [e-mail].