Verwaltungsmitarbeiter:in im Studien- und Prüfungsamt

Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen; Jena; Vor Ort; EUR 38.000 - 62.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

TV-L bis Entgeltgruppe 9a inkl. Jahrs­

30 Tage Erholungsurlaub

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Familienbüro und Kinderbetreuung

Zusammenfassung

Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht eine Verwaltungsmitarbeiterin bzw. einen Verwaltungsmitarbeiter im Studien- und Prüfungsamt der Fakultät für Biowissenschaften. Die Teilzeitstelle umfasst 50 % bzw.

20 Wochenstunden und ist unbefristet zu besetzen. Zu den Aufgaben gehören die eigenständige Bearbeitung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, die Beratung zu Prüfungsordnungen und Studienplänen sowie die Erstellung von Entscheiden und Bescheiden für nationale und internationale

Qualifikationen

• Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte:r oder gleichwertige Erfahrungen.
• Berufserfahrung in Verwaltungsangelegenheiten und Projektverwaltung, idealerweise an Hochschulen.
• Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit, Kommunikationskompetenz und Durchsetzungsvermögen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Gute Anwenderkenntnisse gängiger Office-Programme sowie Bereitschaft, neue Software zu erlernen (z. B. Campus Management System, Jira Service Desk).
• Kenntnisse im Prüfungsrecht sowie Erfahrungen im Umgang mit Studierenden wünschenswert.

Aufgaben

• Administrative Bearbeitung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten im Studien- und Prüfungsamt.
• Bearbeitung von Anträgen und Erstellung von Bescheiden.
• Beratung nationaler und internationaler Studierender zu Prüfungsfragen und Regularien.
• Beratung von Studierenden, Lehrenden und Prüferinnen/ Prüfern zu organisatorischen Fragen.
• Überwachung der Studienkonten von Immatrikulation bis Abschlussdokumente.
• Mitwirkung bei Statistik, Formularen und Webseitenpflege.

Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Kommunikation

Durchsetzungsvermögen

Deutsch- & Englischkenntnisse

Ausbildung

Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte:r

Tools

Campus Management System

Jira Service Desk

Terminvergabesoftware

Jobbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Dekanat der Fakultät für Biowissenschaften ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Verwaltungsmitarbeiter:in im Studien- und Prüfungsamt in Teilzeit (50% / 20 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Im Studiendekanat und im Studien- und Prüfungsamt laufen die vielfältigen Verwaltungsprozesse zu den Studiengängen der Fakultät, wie Studien- und Prüfungskoordination, prüfungsrechtliche Kontrolle der Studienverläufe von Studierenden, Qualitätssicherung, Lehr- und Studiengangentwicklung und Gremienmanagement zusammen. Im Team des Studien- und Prüfungsamts tragen Sie zu einem reibungslosen Ablauf der Studien- und Prüfungsangelegenheiten an der Fakultät für Biowissenschaften bei.

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen eigenverantwortlich die administrative Bearbeitung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten der Fakultät unter Einhaltung der Vorschriften der jeweiligen Ordnungen und Bestimmungen mit dem Schwerpunkt auf dem Staatsexamensstudiengang Pharmazie.
• Sie bearbeiten und entscheiden über studentische Anträge bzw. bereiten Entscheidungsempfehlungen für die zuständigen Gremien vor und erstellen entsprechende Bescheide.
• Sie betreuen und beraten nationale und internationale Studierende zu allen Prüfungsfragen und Regularien in Studienordnungen, Studienplänen und Modulbeschreibungen.
• Sie beraten Studierende, Lehrende und Prüfer/innen zu organisatorischen und formellen Fragen und zum Umgang mit den jeweiligen Verwaltungssystemen der Studiengänge.
• Sie überwachen und bearbeiten die Studienkonten vom Zeitpunkt der Immatrikulation an bis zur Erstellung und Übergabe der Abschlussdokumente. Das Management der Prüfungen und Staatsprüfungen gehört zu Ihrem Aufgabenbereich.
• Sie wirken bei der Erstellung von Statistiken, der Konzipierung von Formularen und der Pflege der Webseite des Studien- und Prüfungsamtes mit.

Ihr Profil

• Sie haben eine Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte:r erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über gleichwertige Erfahrungen und Kenntnisse.
• Sie verfügen über nachgewiesene Berufserfahrung und über vertiefte Kenntnisse in Verwaltungsangelegenheiten und der Projektverwaltung, idealerweise im Bereich von Strukturen und Verfahren an Hochschulen bzw. Universitäten.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise aus.
• Sie bringen Teamfähigkeit und die Fähigkeit zu Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen, Beratungskompetenz und Durchsetzungsvermögen in die Arbeit ein.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie haben fundierte Anwenderkenntnisse einschlägiger Office-Programme und bringen die Bereitschaft zum Umgang mit neuer Software mit, z. B. Campus Management System, Jira Service Desk oder Terminvergabesoftware.
• Kenntnisse im Bereich Prüfungsrecht sowie Erfahrungen im Umgang mit Studierenden sind wünschenswert.

Unser Angebot

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
• Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens.
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder).
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr, zuzüglich zwei arbeitsfreie Tage am 24. und 31.12.

Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitstelle im Umfang von 50 % (20 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen