Team- und Projektassistenz

Friedrich-Schiller-Universität Jena; Jena; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

TV-L Bezahlung bis EG 6

Fort- und Weiterbildungsprogramm

Familienfreundliches Arbeitsumfeld

Hochschulsport und Gesundheitsförderun

Zusammenfassung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht eine Team- und Projektassistenz in Teilzeit (50 % / 20 Wochenstunden) als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung bis voraussichtlich 31.08.2027. Sie verwalten Budgets, prüfen Rechnungen und koordinieren Termine sowie interne/externe Schnittstellen.

Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Unterstützung von Veranstaltungen, die Organisation von Unterkünften, Reisekostenabrechnungen und Catering sowie die Pflege von Abteilungsdaten und E‑Mail-Verteilern.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel
• SAP-Kenntnisse vorteilhaft
• Selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Aufgaben

• Verwaltung der Finanzmittel im Exzellenzcluster Balance of the Microverse
• Bearbeitung von Rechnungen inkl. Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement mit internen und externen Partnern
• Organisation von Veranstaltungen, Buchung von Unterkünften, Reisekostenabrechnungen und Catering
• Organisation von Mitgliederdaten und E‑Mail-Verteilern
• Terminplanung und -koordination

Kenntnisse

MS Office

Excel

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch/Englisch (stilsicher)

Ausbildung

Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Fähigkeiten

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Stellenausschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Im Exzellenzcluster Balance of the Microverse ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Team- und Projektassistenz in Teilzeit (50 % / 20 Wochenstunden) und befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung, voraussichtlich bis zum 31.08.2027, zu besetzen. Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der operativen Budgetverwaltung, wo Sie die Rechnungen, Mittelabrufe und DFG‑Verwendungsnachweise zuverlässig abwickeln, und damit eine transparente Mittelverwendung sichern. Weiterhin unterstützen Sie die Organisation von Veranstaltungen und die operativen Abläufe in der Cluster‑Geschäftsstelle.

Ihre Aufgaben:

• Verwaltung der Finanzmittel im Exzellenzcluster Balance of the Microverse
• Bearbeitung von Rechnungen inkl. Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement für interne und externe Partner (Verwaltung, Fakultäten und Förderinstitutionen)
• Organisatorische Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, insbesondere Buchung von Unterkünften für Gäste, Reisekostenabrechnungen sowie Koordination von Catering und weiteren logistischen Abläufen
• Organisation von Mitgliederdaten und E‑Mail‑Verteilern
• Terminplanung und -koordination

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, kaufmännischen Bereich oder vergleichbarem Bereich oder über gleichwertige Fähigkeiten durch mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS‑Office-Anwendungen mit, insbesondere fortgeschrittene Excel‑Kenntnisse
• Erfahrung in der Anwendung von SAP sind vorteilhaft
• Sie verfügen über eine selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit werden erwartet
• Sie sprechen und schreiben stilsicher sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV‑L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Mitarbeit in einem engagierten Team sowie abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum
• Ein umfassendes Fort‑ und Weiterbildungsprogramm
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul‑Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 14.08.2026 über unser Onlineformular.