Sachbearbeiter:in Vergabeverfahren

Friedrich-Schiller Universität Jena Land Thüringen; Jena; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten teilweise möglich

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

30 Tage Erholungsurlaub

Zusammenfassung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena sucht eine:n Sachbearbeiter:in Vergabeverfahren in Teilzeit (87,5 %) zur Unterstützung des Dezernats Bau und Liegenschaften. Sie bearbeiten Vergabeverfahren für Bau- und Planungsleistungen auf nationaler und europäischer Ebene und beraten Fachabteilungen in Vergabeangelegenheiten.

Sie arbeiten eigeninitiativ, strukturiert und teamorientiert, verfügen idealerweise über Erfahrung im Vergaberecht und mit AVA-Software sowie SAP und DTVP.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Verwaltungs-/kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung im Vergaberecht wünschenswert.
• Gute Kenntnisse im nationalen und europaweiten Vergaberecht sowie in VHB sind von Vorteil.

Aufgaben

• Vorbereitung, Durchführung sowie Koordinierung und Abwicklung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren für Bau- und Planungsleistungen.
• Sicherstellen der Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben in Abstimmung mit Projektleitern.
• Beratung von Fachabteilungen und Abstimmung mit Planungsbüros und Bietern.
• Erstellung, Prüfung und Versand der Vergabeunterlagen sowie Eingabe in Vergabeplattform und SAP.
• Eigenständige Steuerung des gesamten Vergabeprozesses über Vergabeplattform und Kommunikation mit Bietenden.
• Prüfung von Angeboten/Teilnahmeanträgen und ggf. Nachforderung von Unterlagen.
• Erstellung von Informations- und Auftragsschreiben; Dokumentation des Verfahrens.
• Mitwirkung bei Qualitätssicherung und Weiterentwicklung interner Standards.

Kenntnisse

Vergaberecht (VOB/A, UVgO, VgV, GWB,Th

Projektkoordination

Kommunikation

Eigeninitiative

Ausbildung

Hochschulstudium oder vergleichbare Verwaltungs-/kaufmännische Ausbildung

Tools

AVA-Software

SAP

DTVP

Jobbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Dezernat Bau und Liegenschaften ist zum 12.10.2026 eine Stelle als Sachbearbeiter:in Vergabeverfahren in Teilzeit (87,5 % / 35 Wochenstunden) zweckbefristet bis zum 30.09.2027 zu besetzen.

Das Dezernat 4 – Bau und Liegenschaften umfasst die Abteilungen Baumanagement I und II, Technik und Liegenschaften/Service mit rund 160 Mitarbeitenden. Wir führen Bauprojekte durch und erbringen in den rund 130 von der Universität genutzten Immobilien Dienstleistungen in allen Bereichen des Facility Managements.

Das Sachgebiet Vergabestelle für Bau- und Bauplanungsleistungen ist zuständig für Beschaffungen im Zusammenhang mit Baumaßnahmen. Es werden Vergabeverfahren für Bau- und Bauplanungsleistungen im nationalen und europaweiten Bereich durchgeführt.

Ihre Aufgaben:

• Sie sind zuständig für die Vorbereitung, Durchführung sowie Koordinierung und Abwicklung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren für Bau- und Planungsleistungen.
• In Abstimmung mit den verantwortlichen Projektleitern stellen Sie die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben sicher.
• Dabei beraten und unterstützen Sie die Fachabteilungen und stimmen sich mit den Planungsbüros und Bietern in Vergabeangelegenheiten ab.
• Zudem erstellen, prüfen und versenden Sie die Vergabeunterlagen und stellen diese in die Vergabeplattform sowie im SAP ein.
• Sie steuern den gesamten Vergabeprozess eigenständig über Vergabeplattform, u.a. auch zur Kommunikation mit Bietenden.
• Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die formale und inhaltliche Prüfung der Angebote/Teilnahmeanträge (ggf. Nachforderung von Unterlagen, Aufklärung von Angebotsinhalten).
• Sie fertigen und versenden Informations- und Auftragsschreiben.
• Weiterhin dokumentieren Sie das Vergabeverfahren und erstellen Vergabevermerke, insbesondere durch Verwendung der Formulare des Vergabehandbuchs (VHB).
• Sie wirken bei der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer internen Verfahrensstandards mit.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium, vorzugsweise im verwaltungswissenschaftlichen, wirtschaftlichen sowie (bau-)technischen Bereich oder verfügen alternativ über eine vergleichbare abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Berufsausbildung mit entsprechender Berufserfahrung und /oder Weiterbildungen.
• Sie haben möglichst eine mehrjährige Erfahrung in der Anwendung des Vergaberechts.
• Sie haben möglichst fundierte Kenntnisse im nationalen und europaweiten Vergaberecht (VOB/A, UVgO, VgV, GWB, ThürVgG) sowie in der Anwendung des Vergabe- und Vertragshandbuches für Baumaßnahmen des Bundes (VHB).
• Idealerweise haben Sie Erfahrung im Umgang mit der E-Vergabeplattform DTVP und mit AVA-Software und dem SAP-System.
• Sie arbeiten eigeninitiativ, strukturiert und gründlich.
• Außerdem verfügen Sie über eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit. Ihr Verantwortungsbewusstsein zeichnet Sie aus.

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 10 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
• Spannende, abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens mit Gestaltungsspielraum.
• Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten ist teilweise möglich.
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder).
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot.
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage an 24. und 31.12.
• Die Einstellung erfolgt zweckbefristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung. Bei Bedarf und Eignung kann nach dem Ende der Vertretung die Möglichkeit einer unbefristeten Weiterbeschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden) geprüft werden.
• Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (35 Wochenstunden).
• Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen