Verwaltungsleitung (w/m/d)

Max-Planck-Institut für Kernphysik; Baden-Württemberg; On-site; EUR 90,000 - 130,000; Full time

Job summary

Das Max-Planck-Institut für Kernphysik in Heidelberg sucht eine erfahrene Verwaltungsleitung (w/m/d). Sie übernehmen die Leitung der Allgemeinen Verwaltung einschließlich Personal, Finanzen und Beschaffung sowie der technischen Infrastruktur.

Sie beraten Direktorinnen und Abteilungen bei zentralen Entscheidungen und sichern die Compliance in allen Verwaltungsbereichen. Zu Ihren Aufgaben gehört zudem die Vertretung der Institutsinteressen gegenüber Dritten und der MPG‑Zentralverwaltung sowie die

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium im oben genannten Bereich.
• Mehrjährige Führungserfahrung im Verwaltungsumfeld, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld.
• Erfahrung in Compliance, öffentlichen Verwaltungsstrukturen und Projektsteuerung.

Responsibilities

• Leitung der Allgemeinen Verwaltung (Personal, Finanzen, Beschaffung) sowie technischer Infrastrukturbereiche.
• Beratung der Direktorinnen und wissenschaftlichen Abteilungen bei administrativen Entscheidungen.
• Sicherstellung der Compliance in Verwaltung, Finanzen, Personal und Beschaffung und Vertretung gegenüber Dritten.

Skills

Führungserfahrung

Verwaltungsmanagement

Compliance

Digitale Transformation

Teamwork

Education

Betriebswirtschaftslehre (BWL)

Rechtswissenschaften

Ingenieur-/Naturwissenschaften

Tools

SAP

Microsoft Office

Job description

Das Max-Planck-Institut für Kernphysik in Heidelberg ist eines von 85 Forschungsinstituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. Als innovative und international ausgerichtete Forschungseinrichtung betreiben wir mit ca. 400 Mitarbeitenden experimentelle und theoretische Grundlagenforschung auf den Gebieten der Astroteilchenphysik und der Quantendynamik.

Verwaltungsleitung (w/m/d)

Wegen baldigem Renteneintritt unseres Verwaltungsleiters suchen wir eine.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

• Leitung der Allgemeinen Verwaltung (Personal, Finanzen, Beschaffung) sowie der technischen Infrastrukturbereiche (Betriebstechnik, Werkstätten), einschließlich Planung, Organisation und Optimierung aller Verwaltungsprozesse
• Beratung und Unterstützung der Direktor:innen und wissenschaftlichen Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Grundsatzentscheidungen
• Sicherstellung der Compliance mit gesetzlichen, zuwendungsrechtlichen und MPG-internen Vorgaben in Verwaltung, Finanzen, Personal und Beschaffung
• Vertretung der Institutsinteressen gegenüber Dritten und der MPG‑Zentralverwaltung sowie enge Abstimmung mit dem Forschungskoordinator zu den wissenschaftsnahen Infrastrukturbereichen (IT, Öffentlichkeitsarbeit, Bibliothek etc.)

Was Sie mitbringen:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium der Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften, Ingenieur‑/Naturwissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation im Forschungsmanagement, verbunden mit ausgewiesener Erfahrung in administrativen und rechtlichen Belangen des öffentlichen Dienstes oder eines öffentlich finanzierten Forschungsinstituts
• Mehrjährige Führungserfahrung mit hoher fachlicher, sozialer und kommunikativer Kompetenz, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld, sowie Freude an vertrauensvoller Zusammenarbeit auf allen Ebenen
• Hohe Affinität zur Entwicklung und zum Betrieb technischer Einrichtungen
• Ausgeprägtes analytisches und lösungsorientiertes Denken, Organisationstalent, Entscheidungsfreude sowie eine selbstständige und engagierte Arbeitsweise
• Strategische Kompetenz zur Gestaltung der digitalen Transformation und zur verantwortungsvollen Nutzung von Künstlicher Intelligenz für eine zukunftsfähige Verwaltung und Institutsentwicklung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie exzellente Kenntnisse einschlägiger Softwareanwendungen (z. B. SAP, Microsoft Office)

Das bieten wir:

• eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsfreiraum an einem weltweit erfolgreichen wissenschaftlichen Institut mit attraktivem Campus und internationalem Umfeld
• Interaktion mit hochqualifizierten und engagierten Menschen unterschiedlicher Arbeits- und Erfahrungsbereiche in einer dynamischen Umgebung
• Vergütung nach TVöD (Bund), einschließlich zusätzlicher Altersversorgung (VBL)
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und eine betriebliche Gesundheitsförderung
• Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit sowie bei Wiedereinstieg nach Elternzeit

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Wir fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Auf dem Gelände des MPIK befindet sich ein zweisprachiger Kindergarten mit Krippe.

Prof. Dr. Klaus Blaum Geschäftsführender Direktor am MPI für Kernphysik

Max-Planck-Institut für Kernphysik Saupfercheckweg 1 69117 Heidelberg www.mpi-hd.mpg.de.

bis 06.12.2026