Verwaltungskraft (w/m/d) am Empfang

LebensWelt interkult. Jugendhilfe gGmbH; Berlin; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club - Firmenfitness

Job summary

Arbeitsagentur in Berlin-Reinickendorf sucht eine Verwaltungskraft (w/m/d) für den Empfang. Zu Ihren Aufgaben zählen der Empfang, die Weiterleitung von Dokumenten, Terminvereinbarungen, Ablage, Telefon, Postbearbeitung und Schriftverkehr. Sie unterstützen zudem Listenführung, Sitzungsorganisation und Materialbestellungen.

Eine abgeschlossene Ausbildung im Office-Management bzw. Verwaltungsfachkräfte wird erwartet. Sie arbeiten strukturiert, flexibel und gehen sicher mit MS Office um.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Office-Management oder Verwaltungsbereich.
• Freundliches Auftreten, sicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Erste Berufserfahrung in einem ähnlichen Umfeld.

Responsibilities

• Empfang des Tresens, Besucher*innen begrüßen und durchleiten.
• Dokumente weiterleiten, Termine koordinieren, Ablage erledigen.
• Telefonannahme, -weiterleitung und Schriftverkehr.
• Posteingang/ -ausgang bearbeiten, Listen führen.
• Sitzungen vorbereiten, Räume belegen und Materialien bereitstellen.
• Zuarbeiten für Buchhaltung, Materialbestellungen.
• Interkulturelle Teamarbeit unterstützen.

Skills

Freundliches Auftreten

MS Office

Deutschkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

MS Office

Job description

Über die Position

Zur Verstärkung unseres Teams in unserer Geschäftsstelle in Reinickendorf suchen wir ab sofort eine Verwaltungskraft (w/m/d) für den Empfang.

Deine Aufgaben

• Besetzung des Empfangstresens, Begrüßung der Besucher*innen
• Weiterleitung von Dokumenten, Terminvereinbarungen, Ablage, Aktenführung etc.
• Telefonannahme und -weiterleitung
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Schriftverkehr
• Führen verschiedener Listen (Mitarbeitendenliste, Sitzungspläne etc.)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Ausstattung von Räumen mit Material und Verpflegung)
• Organisation der Raumbelegung
• Materialbestellungen
• Zuarbeiten für die Buchhaltung

Das bringst Du mit

• abgeschlossene Ausbildung aus dem Bereich Office-Management wie bspw. Kaufleute für Büromanagement oder Verwaltungsfachkräfte
• freundliches und offenes Auftreten
• erste Berufserfahrung in einem ähnlichen Arbeitsumfeld
• routinierten Umgang mit Microsoft Office
• schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientiertes Denken
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• selbstständiges und qualitätsbewusstes Arbeiten
• strukturierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität und Belastbarkeit
• Spaß an der Arbeit in einem interkulturellen Team, Kommunikationskompetenz

Das macht uns aus

• strukturierte Einarbeitung
• interne Angebote zur Fort- und Weiterbildung
• regelmäßige Teamsitzungen und Teamberatung
• Zusammenarbeit in einem interkulturellen Team
• gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flache Organisationsstrukturen und wertschätzende Gesprächskultur
• betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zum BGV-Firmenticket
• 30 Tage Urlaub
• Firmenfitness mit Urban Sports Club
• Möglichkeit zur Teilnahme an Teamreisen sowie Teamevents
• Getränke und Snacks an allen Standorten

So erreichst Du uns

Wir freuen uns auf offene Personen mit Lust an der Arbeit im interkulturellen Bereich. Fragen zu den offenen Stellen beantworten dir Michael Santos Braz und Olga Giancaterino (030 61 62 56 01). Weitere Informationen zu unserem Träger findest du unter www.lebenswelt.de.