Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Konrad-Adenauer-Stiftung; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Fortbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Job summary

Die Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. sucht am Standort Berlin eine sachbearbeiterische Mutterschutzvertretung mit Schwerpunkt Fachadministration des VIBESA-Systems und CRM.

Sie betreuen Vorgangs- und Dokumentenabläufe, unterstützen Bewerberportale sowie Stipendiatinnen und -stipendiaten, verwalten Nutzerkonten und analysieren Sollprozesse zur Systemweiterentwicklung. Sie bringen eine IT-nahe Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung mit und arbeiten sorgfältig,

Qualifications

• Qualifizierte Berufsausbildung im IT- oder IT-nahem Bereich oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und einschlägige langjährige Berufserfahrung

Responsibilities

• Fachadministration VIBESA (Vorgangsbearbeitungs- und Informationssystem für Bewerberinnen und Bewerber, Stipendiatinnen und Stipendiaten sowie Alumnae und Alumni)
• Benutzerbetreuung und Fachadministration im Bereich Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement
• Benutzerbetreuung und Fachadministration des Portals für Bewerberinnen und Bewerber sowie Stipendiatinnen und Stipendiaten
• Adress- und Benutzerverwaltung im Bereich CRM
• Erstellung von Sollprozessanalysen und Fachkonzepten für die Weiterentwicklung des Systemverbunds
• Durchführung von Fachtests und Clienttests einschließlich der Qualitätssicherung des Produktivbetriebs
• Erstellung, Überprüfung und Kontrolle der Change Requests
• Vorbereitung und Durchführung von Grundlagenschulungen und ad hoc erforderlichen Einzelschulungen für alle Systeme
• Erste Prüfung von Datenschutzanfragen, Durchführung von Löschungen und Sperrungen

Skills

Datenbanken

Windows 11

MS Office

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Eigenständige Arbeitsweise

Education

IT-nahe Berufsausbildung bzw. kaufmännische Ausbildung

Tools

CRM

Vorgangsbearbeitung

Job description

Die Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. ist weltweit mit etwa 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Bereichen politische Bildung, Beratung, entwicklungspolitische Zusammenarbeit sowie Forschung und Begabtenförderung tätig.

Die Hauptabteilung Begabtenförderung und Kultur, Bereich VIBESA, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Standort Berlin einen Sachbearbeiter (m/w/d) (Mutterschutzvertretung).

Folgende Aufgaben Erwarten Sie

Fachadministration VIBESA (Vorgangsbearbeitungs- und Informationssystem für Bewerberinnen und Bewerber, Stipendiatinnen und Stipendiaten sowie Alumnae und Alumni)

• Benutzerbetreuung und Fachadministration im Bereich Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement
• Benutzerbetreuung und Fachadministration des Portals für Bewerberinnen und Bewerber sowie Stipendiatinnen und Stipendiaten
• Adress- und Benutzerverwaltung im Bereich CRM
• Erstellung von Sollprozessanalysen und Fachkonzepten für die Weiterentwicklung des Systemverbunds
• Durchführung von Fachtests und Clienttests einschließlich der Qualitätssicherung des Produktivbetriebs
• Erstellung, Überprüfung und Kontrolle der Change Requests
• Vorbereitung und Durchführung von Grundlagenschulungen und ad hoc erforderlichen Einzelschulungen für alle Systeme
• Erste Prüfung von Datenschutzanfragen, Durchführung von Löschungen und Sperrungen

Diese Qualifikationen Bringen Sie Mit

• qualifizierte Berufsausbildung im IT- oder IT-nahem Bereich oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und einschlägige langjährige Berufserfahrung
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken sind wünschenswert
• ausgeprägte Bereitschaft zur Einarbeitung in die organisatorischen und technischen Anforderungen der in der Konrad-Adenauer-Stiftung und ihrer Begabtenförderung eingesetzten IT-Systemlandschaft
• analytisch-didaktische Fähigkeiten und Erfahrung in der Erstellung von IST-Analysen und Erarbeitung von Sollkonzeptionen
• sehr gute Kenntnisse von Windows 11 und MS Office-Programmen
• aufgeschlossenes und verbindliches Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie einen kooperativen Arbeitsstil und eine selbständige Arbeitsweise

Wir Bieten Ihnen

• eine befristete Vollzeittätigkeit im Umfang von 39 Std./Woche für die Dauer der Mutterschutzvertretung mit der Option auf Verlängerung für die anschließende Elternzeit
• eine Vergütung nach TVöD-Bund bis Entgeltgruppe 9a, Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBLU) ab dem 2. Jahr der Betriebszugehörigkeit
• Zuschuss zum Jobticket
• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsfreiräumen für eigenverantwortliches Handeln
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie: geregelte Arbeitszeiten mit einem flexiblen Arbeitsbeginn und -ende, Möglichkeit des mobilen Arbeitens, Freizeitausgleich
• Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins mit guter Verkehrsanbindung

Wir setzen auf Chancengleichheit und ein familienfreundliches Umfeld. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Qualifikation besonders beachtet.

Bitte beachten Sie, dass für eine Einstellung die Vorlage eines einfachen Führungszeugnisses erforderlich ist.

bis zum: 03.11.2026