Verwaltungsfachangestellte:/r (w/m/d)

Senator für Kinder & Bildung; Deutschland; On-site; EUR 20,000 - 31,000; Part time

Job summary

Der Senator für Kinder und Bildung sucht zum 01.01.2027 zwei Verwaltungsbeschäftigte (w/m/d) an Berufsschulen in Bremen. Die Stelle umfasst Schülerschafts- und Lehrerschaftsverwaltungsaufgaben, Dateneingaben in Untis und Unterstützung der Schulverwaltung im Selbstbewirtschaftungsrahmen.

Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene Berufsausbildung in genannten Bereichen, gute PC-Kenntnisse (Word/Excel) und sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung in den genannten Bereichen.
• Gute PC-Kenntnisse und sichere Nutzung von Word und Excel.

Responsibilities

• Angelegenheiten der Schülerschaftverwaltung: An- und Abmeldungen, Datenbankpflege, Zeugnisse, Bescheinigungen.
• Bearbeitung von Krankmeldungen der Lehrerschaft, Pflege der Stammdaten.
• Dateneingaben für Unterrichtsausfallstatistik in Untis.
• Mitarbeit bei Beschaffungen der Schule im Rahmen der Selbstbewirtschaftung.
• Inventar- und Medienverwaltung, Mahnverfahren bei Lernbüchern.
• Unterstützung der Schulleitung im Schulmanagement und Organisation von Sitzungen.
• Bearbeitung von Anfragen, Post- und Bankangelegenheiten.
• Bereitstellung von Informationsmaterial und Arbeitsunterlagen.
• Weitergabe von Informationen an Schüler:innen, Eltern, Lehrkräfte und Behörden.

Skills

Planerisches Geschick

Organisatorisches Geschick

Belastbarkeit

Zuverlässigkeit

Selbständigkeit

Flexibilität

Freundlicher Umgang

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kauffrau/-mann für Büromanagement

Industriekaufmann/-frau

Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement

Kauffrau/-mann für Spedition und Logistikdienstleistung

Bankkauffrau/-mann

Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r

Tools

Word

Excel

SAP

Job description

Beim Senator für Kinder und Bildung sind zum 01.01.2027 zwei Stellen einer/eines Verwaltungsbeschäftigten an Schulen (w/m/d)

Entgeltgruppe 6 TV-L - wie folgt zu besetzen.

Mit 21 Wochenstunden (zzgl. Ferienregelung) ist ein Einsatz an der Allgemeine Berufsschule (an den Standorten Valckenburghstr. und Theodor-Billroth-Str.) vorgesehen (Kennziffer 351).

Der Arbeitsplatz umfasst insbesondere die folgenden Aufgaben:

• Angelegenheiten der Schülerschaftverwaltung (u. a. An- und Abmeldungen, Datenbankpflege, Bremen-Pass, Ausgabe von Zeugnissen, Ausfertigung und Ausgabe von Bescheinigungen, ggfls. Aufgaben im Zusammenhang mit dem Ganztagsbetrieb)
• Angelegenheiten der Lehrerschaftverwaltung (u. a. Bearbeitung von Krankmeldungen, Pflege der Lehrerschaftstammdaten)
• Dateneingaben für die Unterrichtsausfallstatistik in das Softwareprogramm Untis
• Mitarbeit bei Beschaffungen der Schule im Rahmen der Selbstbewirtschaftung (u. a. Durchführung der Bestellungen, Preisvergleiche, Einkäufe und Reklamationen, Annahme und Weiterleitung von Warenlieferungen)
• Angelegenheiten der Inventar- und Medienverwaltung (u. a. Archivierung / Inventarisierung, Unterstützung bei der Ausgabe und Annahme von Lernbüchern, Durchführung von Mahnverfahren für nicht abgegebene Lernbücher)
• Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten der Schule im Rahmen der Selbstbewirtschaftung, Unterstützung der schulinternen Revision
• Unterstützung der Schulleitung beim Schulmanagement (u. a. bei der Organisation und Durchführung von Sitzungen und Gesprächen, Organisation von Prüfungen, Bearbeitung von Schadensfällen, Organisation schulärztlicher Untersuchungen und des Schulanfangs)
• Bearbeitung von Anfragen, Post- und Bankangelegenheiten
• Bereitstellung und Verteilung von Informationsmaterial, Erstellung von Arbeitsunterlagen für die Verwaltung
• Weitergabe von Informationen an Schüler:innen, Eltern, Lehrkräfte, Behörden und Dritte

Vorausgesetzt werden:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als: Verwaltungsfachangestellte:/r (w/m/d), Kauffrau/- mann für Büromanagement (w/m/d), Industriekauffrau/-mann (w/m/d), Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement (w/m/d), Kauffrau/-mann für Spedition und Logistikdienstleistung (w/m/d), Bankkauffrau/-mann (w/m/d) bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r (w/m/d).
• Gute PC-Kenntnisse und eine sichere Nutzung der Programme Word und Excel
• Fehlerfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Wünschenswert sind

• Erfahrungen und Kompetenzen im Umgang mit Schüler:innen sowie Menschen mit Migrations- und Inklusionshintergrund
• Praktische Erfahrung in der Sekretariatsarbeit
• Kenntnisse des Haushalts- und Kassenrechts
• Grundkenntnisse in SAP sind von Vorteil

Erwartet werden:

• Planerisches und organisatorisches Geschick
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Selbständigkeit und Flexibilität
• Freundlicher Umgang mit Schüler:innen und den Personen aus allen Bereichen innerhalb und außerhalb der Schule

Schwerbehinderten Menschen wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben.

Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.

Der Erholungsurlaub ist in der Regel während der Schulferien, nach Abstimmung mit den in den im Sekretariat beschäftigten Personen und der Schulleitung zu nehmen.